本站原创[摘 要 ]我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一.通过对下面几个问题,介绍几个Word和Excel应用小技巧（以2003版为例）,帮大家能轻松解决工作学习中的实际应用问题,领略一下关于Word、Excel的别样风情.
[主题词]实战小技巧解决大问题
中国分类号：G642
Word和Excel是我们最常用的应用软件,有些功能并不为我们熟知,我们大多数人都不知不觉地遵循了“28原则”,这就是说“往往只有20%的人熟练掌握了80%的各项功能,而80%的人只知道和了解20%”.我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一.通过对下面几个问题,介绍几个Word和Excel应用小技巧（以2003版为例）,帮大家能轻松解决工作学习中的实际应用问题,领略一下关于Word、Excel的别样风情.
一、“修订”与“批注”功能相结合实现电子作业批改
网络教学是信息技术与课程整合的主要方向,基于互联网资源的自主学习、网络协作学习是网络教学的主要形式,网络教学的特点之一就是学习资源、作业、学习成果数字化,随之带来的问题是如何方便地对电子作业进行批改和写评语.教师们对电子作业的批改还不是很适应,通常的做法是对电子作业直接进行修改,在作业的最后以不同的格式写一个评语,然后再发回给学生.但是这样做破坏了作业的本来面目,学生也不容易清楚地看到老师对那些内容作了批改,使学生感到电子作业的批改反而没纸质作业的批改来得直观.那么是否有比较方便、比纸质作业批改更直观的方法批改电子作业呢?其实Word就提供了这样的功能,用“修订”功能可以方便地对电子作业进行批改,用“批注”功能可以对作业中的任一部分内容写评语,两者相结合可以方便地实现电子作业的批改,效果比纸质作业的批改更加直观,而且还保持学生作业的原貌,学生可以有选择地接受或拒绝老师所作的修改.
电子作业批改的过程很简单,首先启动“修订”功能：选择“工具”→“修订”,或者在状态栏中双击“修订”标记,使该标记激活,文档就进入了修订状态；进入修订状态后,对文档进行编辑操作,会以修订标记来显示；如果要对作业的某一部分写评语,只要选中这部分内容,选择“插入”→“批注”,然后写评语内容.
学生收到批改过的作业,能直观地看到老师的批改情况和评语.如果学生觉得老师的批改有道理,只需在修改的内容上右击,出现快捷菜单,在快捷菜单中选择接受修订（当然也能拒绝修订）；如果学生觉得对老师的批改不理解,想与老师进一步讨论交流,也可以利用“修订”和“批注”进行修改,再发给老师,让老师再次批改,这样实现了一个作业多次批改,提高了学生作业的质量.如果要接受所有修订或拒绝所有修订可通过“审阅”工具栏操作,“审阅”工具栏在启动“修订”功能时自动显示在常用工具栏下方.
二、用“阅读版式”视图简化多媒体教学
教学环节信息技术的引入后,要求对教学内容进行教学设计,大部分老师用Word编写；然后再将教学设计中“教学过程”部分制作成PPT演示文稿或其他形式的课件,用于课堂多媒体教学.但课件制作增加了老师的工作量,能不能直接将Word用于多媒体教学.Word的“阅读版式”视图,具有较好的演示功能,可以代替PowerPoint演示文稿直接用于多媒体教学,提高了工作效率.
三、函数功能精确进行数字四舍五入
Excel提供了大量的函数,使得许多复杂问题变的简单.例如经常遇到的四舍五入问题,大多数人都会使用“格式栏”里的“增加小数位数”和“减少小数位数”来处理,虽然处理的数据看起来已经四舍五入了,但实际数据未发生变化,当进行数据运算时就会发生数据不一致性.但是如果使用函数处理四舍五入问题,就不会发生此类情况,方法如下：例如需要四舍五入的数据在A列,选择A1数据右边的空白单元格B1,选择“插入函数”中的“ROUND”函数,在“函数参数”界面中number中输入“A1”,num_digits中输入四舍五入的位数,点击确定,B1中会出现A1四舍五入后的数据.也可以直接在B1单元格中输入“等于ROUND（A1,1）”,B1中会出现A1保留一位小数后的数据.将鼠标移到B1单元格的右下角的小黑方块上,这时鼠标就会变成一个黑色十字形,按住鼠标左键向下拖动,拖到A列数据结束,B列数据就为A列四舍五入后的数据,剪切B列数据,选中A列数据,点击右键选择“选择性粘贴”中的“数值”,点击“确定”,A列中的数据就会变成实实在在四舍五入后的数据,经的起数据运算的检验.例如：等于ROUND（2.15,1）将2.15四舍五入到一个小数位,结果为2.2；等于ROUND（-1.475,2）将-1.475四舍五入到两小数位结果为-1.48）；等于ROUND（21.5,-1）将21.5四舍五入到小数点左侧一位结果为20.
四、快速批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行,一般做法是将空行一一找出,然后删除.如果工作表的行数很多,这样做就非常不方便.我们可以利用“自动筛选”功能,把空行全部找到,然后一次性删除.做法：先在表中插入新的一个空行,然后按下Ctrl+A键,选择整个工作表,用鼠标单击“数据”菜单,选择“筛选”项中的“自动筛选”命令.这时在每一列的顶部,都出现一个下拉列表框,在下拉列表框中选择“空白”,直到页面内已看不到数据为止.在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑”菜单,选择“删除行”命令,然后按“确定”按钮.这时所有的空行都已被删去,再单击“数据”菜单,选取“筛选”项中的“自动筛选”命令,工作表中的数据就全恢复了.
五、火速打印会议人员姓名台签
先取得与会者姓名,输人到一列多行的表格中,每个姓名一行.选中这一列后按下
[参考文献]
《Excel图表实战技巧精粹》人民邮电出版社2008年8月
《Word实战技巧精粹》人民邮电出版社2008年8月