商务英语函电的文体特征

摘 要：商务英语函电是一种在商务环境下,利用函电与具有不同文化背景的客户进行交流的跨文化行为.它是开展对外商务活动的基础和重要工具,是最常用也最有效的通讯手段之一.本文从语篇特征、语法特征和词汇特征三个方面,对商务英语函电的文体特征进行分析.

关 键 词 ：商务英语函电；语篇特征；语法特征；词汇特征

作者简介：郑赛赛（1983-）,女,江西南昌市人,硕士,南昌工程学院外国语学院教师,研究方向：外国语言学及应用语言学；王佳（1987-）,女,陕西咸阳人,硕士,南昌工程学院外国语学院教师,研究方向：外国语言学及应用语言学.

[中图分类号]：H31 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2013）-36--01

商务英语函电是商务交流的主要途径之一,是以英语为载体和以外贸知识为背景而进行的函电往来.顾名思义,商务英语函电是在外贸领域工作的人们彼此进行沟通交流的语言与方式,主要应用于电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式.它是发出者与接受者之间编码和解码的过程.只要能顺利编码和解码,函电交流过程就能顺利进行.本文从语篇特征、语法特征和词汇特征等三个方面,对商务英语函电的文体特征进行分析.

一、语篇特征

商务英语函电与一般文体有很大的区别,一般文体面对的读者群体是十分广泛的,而函电只涉及特定场合,只与特定的相关人员有关,所以无论简单还是复杂的商务函电,它都有其特定的商务目的,其语言表达、格式要求都有其特殊性.商务英语函电的语篇结构有以下几个特点：

第一,格式规范.商务英语函电的书写格式主要有三种,既传统的缩行式、现代的平头式和改良平头式.改良平头式是缩行式和平头式的混合,被广泛用于国际贸易当中；第二,语言精练、逻辑性强.商务英语函电语言表达简练,逻辑性强,主要因为这种文体对于语言的使用上有一定的规定和要求；第三,商务英语函电的写作思路清晰、结构严谨.商务函电的语篇分为两个部分, 第一部分是函电的格式,第二部分是正文的语篇结构,它的语篇结构又分为三段,第一段主要是简要概述之前通信的内容；第二段则具体回答前次通信中提出的问题以及具体理由的陈述；第三段最后提出问题、要求或期待.综上所述,商务语言函电的语篇结构比较严谨,写信思路也很清晰.如一封回答报价的函电应包括以下几个方面：①对询盘表示感谢②包括、折扣和支付条件信息,标明包装方式与交货日期③期望接受报价.

二、语法特征

商务英语函电的语法特点也不同于一般文体,主要体现为是句子结构复杂,一般有多个从句.一般的文体多采用简单句或并列句,而由于商务英语函电经常出现在比较正式的商务场合,因此会采用带有多个从句的复杂句.复杂句式可以准确的表达商务洽谈者的意图,并且强调突出主要表达的信息,使该文体结构严谨、思路清晰、逻辑性强.

商务英语函电的语法特点同样体现在,语句层次复杂,大多采用复合句、并列句及被动句式.而这些从句又是由形容词短语、分词短语、不定式短语、独立主格结构及各类从句附缀在中心句前后, 作伴随状语；此类商务英语文体的语言表达简洁、结构紧凑.

三、词汇特征

(一)用词精炼

该类文体在商务洽谈等活动中,内容针对性较强,所以选词得体且简洁,措词直截了当,内容条理清楚,语言言简意赅,避免啰嗦.如把“endorse on the back of this check （背书）”说成“endorse this check”,把“please don’t hesitate to tell us”说成“please tell us”,把“e to a decision”说成“decide”.

(二)语言精准

这是由于该类文体在特定场合其特殊性决定的.此类文体颇为正式,对语言的精确性要求极高.因此应避免使用容易产生歧义的多义词,而选用意义较为单一的书面语词汇.如： as for/in respect to/regarding替代about,acquaint替代be familiar with等.

(三)专业术语和缩略语较多

商务英语函电内容基本是商务方面的,且内容简明扼要,自然会出现大量专术语和缩略语,而专业术语和缩略语的使用使语言表达更加言简意赅,既提高了阅读者的阅读效率,也节省了时间.如：beneficiary （受益人）、validity （有效期）、establishment （开证）、TPND （Theft pilferage and Non-Delivery偷窃提货不着险）、FAQ （fair Average Quality良好平均品质）等等.

(四)同义词或近义词的此项重复

英语当中的词汇十分丰富,且许多词汇的意义包罗万象.为避免产生歧义,常常采用同义词与同义词或近义词与近义词的连用,以确保其准确性.如：losses and damages （损失）、terms and conditions （条款）、liability and obligation （责任）等.

四、结语

商务英语函电的广泛使用已经成为了现今进出口贸易发展的主流趋势.商务英语函电作为对外贸易的载体,在对外贸易中为交易双方的沟通交流筑起桥梁,准确而具体的传递双方相关的商务信息,同时也为降低外贸企业的交易成本、开拓新的市场和客户、促进贸易全球化起到了很大的作用.因此,在新时期,我们只有深入掌握其文体特征,充分地发挥商务英语函电在进出口贸易中的作用,才能真正地实现企业在最低成本的运作中实现最优的资源配置,真正地与客户进行便捷快速真实的沟通,实现二者利益的双赢.