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1. 高校灰色文献资源的内容和管理现状分析

文献是“记录有信息和知识的一切有形载体”.具体地讲,是将知识、信息用文字、符号、图像、音频等记录在一定的物质载体的结合体[1].目前,学术界把文献大致分为三类:将公开发行的文献确定为白色文献,将不公开发行的保密文献确定为黑色文献,将介于白黑之间的既不公开发行也不是秘密文献的称为灰色文献(Grey literature)[2].

高等院校内部拥有大量的灰色文献.但是长期以来,灰色文献资源所拥有的情报价值和对教学、科研的促进作用常被忽视,致使灰色文献资源大量流失.根据《科学引文索引SCI》的论述显示,灰色文献的数量已占社会文献总量的20%,在高校已经成为继期刊、图书之后的第三种重要文献情报资源,某些专业对它的需求程度甚至超过了前两者,在教学、科研中正在发挥着越来越重要的作用.作为高校文献信息中心的图书馆,理应也有能力对高校灰色文献进行深度开发和利用.针对高校的特点应着重加强以下几方面灰色文献资源的建设:

① 内部刊物高校出版的内部杂志.其价值是读者可以从中了解教学动态、研究方向、研究成果、课题进展等.

② 会议资料主要指各种研讨会、报告会、学术讲座等会前、会中、会后产生的一系列论文、报告、记录等资料.会议文献一般是作者根据自己教学科研成果的原创,能颇具时效性的反映学科专业的动态进展和发展态势,是教学科研人员需要的重要参考资料.

③ 教学、科研资料教学资料包括教学资料和成果.如自编教材、讲义、学科专业建设资料、精品课程资料、优秀教案课件、教学教案、演讲稿、教学大纲、教学日历、教学方法研究、教学评估、考试试题及答案等;科研资料包括课题立项报告、结题报告、科研成果汇编、成果鉴定以及专利申请文件等.这些文献虽然仅限于内部流通,却能最好地

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;反映一个学校的历史沿革的教学信息资源.科技报告是研究课题进展情况的实际记录与研究成果的系统总结.科技报告多属尖端学科的重大课题,内容专深具体,资料准确可靠,情报价值极高;有些科技报告还附有大量的数据、图表和原始记录等资料,是非常重要的情报资源.

④ 学位论文学位论文大部分都没有公开发表,是高校最主要的灰色文献之一.学位论文是学位申请者在导师指导下所作的科研总结,选题多为本学科本专业所需要解决的理论前沿问题和应用方面的课题,有着选题广泛,内容丰富,观点独特,思想新颖,见解独到的特点,加之有着大量的图表数据,而且经专家评审后通过,因而颇具学术价值.

⑤ 学生参加的各种竞赛方案、社会实践活动及其相关资料等.

以上五种类型的文献构成了高校灰色文献的主体,对其进行建设有利于加强学术信息交流,形成高校各自情报文献特色.

但是,由于灰色文献都由非正式出版单位印制,大都没有统一固定的格式,不少文献出版标识不全,无法反映文献的整体特征,不便于书目控制,所以一般没有编制目录,不作书目报道.用户很难对它进行检索查阅,而且绝大多数灰色文献采用印刷型文献作为载体保存在各教学单位,基本采用人工管理和手工检索的方式,利用十分困难.

2. 高校灰色文献数字化建设的步骤、方法和策略

根据高校灰色文献的内容、类型、特点和管理现状,要实现灰色文献的有效开发利用,首先必须全面实现灰色文献的信息化.而实现信息化的关键是对灰色文献进行数字化建设,采取“统一检索平台,分级管理文献”的模式.图书馆与院系资料室携手共建灰色文献信息数据库,搭建统一检索平台;图书馆和院系资料室分别管理 不同类型的灰色文献,建立多元检索途径,方便用户通过多种检索渠道获得有关情报信息.

2.1 界定 入库的标准灰色文献的数字化建设必须讲求效益,讲究 价值和科技含量.一般来说,经学校教务处、科研处立项或评定的灰色文献都应当纳入数字化建设的范围.

整个基本流程如下:

2.2 制定灰色文献资源建设规划主要包括制定采集制度(如呈缴本制度,文摘报道制度等),规定整理加工报道的方法.规定灰色文献的采集范围、采集方式、保管方法及保管年限等;通过协调、征集、复制、登记等手段,把分散的灰色文献集中起来进行科学管理,化无序为有序,提供给用户利用.在管理过程中,首先要对灰色文献进行筛选,把思想性好、科学价值大、实用性高的文献保留下来,以提高灰色文献的利用价值.


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2.3 对灰色文献资源进行数字化建设

2.3.1 纸质灰色文献利用图书集成管理系统纳入专设的书目数据库对于纸质形式灰色文献,如论著、教材、论文汇编、会议资料汇编等,按照普通图书处理.以汇文系统为例,完成采集后,在采访验收模块中“赠送与交换库”验收,根据学科按照《中图法》进行分类,标引主题词,按《中国文献编目规则》进行著录和标引.以灰色文献篇名、责任者、 单位或 个人为基础著录.同时,定期进行专题书目通报,吸引更多的读者来利用灰色文献;其次,深入加工、积极编制二、三次文献.例如对灰色文献的重点篇章进行索引、文摘、简讯等加工,也可以加工成内容提要、综述等,让灰色文献中的新观点、新方法、新技术和新经验能够得到及时通报,以提高利用率.对各种内部刊物也可以采取比照期刊的方法进行著录;最后,进行典藏并储存于图书馆或院系资料室流通利用.


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2.3.2 利用“数字化学位论文集成管理系统”管理学位论文“数字化学位论文集成管理系统”内置强大的中文搜索引擎,可高效的进行论文信息检索(文献内、外部特征检索或院系、指导教师方式检索)和方便的论文全文浏览.支持DublinCore 字段检索功能和跨库检索,可以十分方便的对学位论文全文数据库和其它数据库进行联检.从而实现本科生大规模网上提交论文、院系安排专人审阅和验收、教务处建档入库备份并按密级发布、图书馆根据论文发布范围开展网上检索与利用、文献传递等多方位交流与服务,形成了院系、教务处、图书馆三个层面管理和利用的科学运行模式,可实现对学位论文这种最丰富、可持续性强灰色文献资源的便捷、高效管理和利用的目的[3].

2.3.3 教学资源的数字化建设对于精品教案、精品课件、光盘或其他流媒体文件等教学资源的数字化建设,主要以院系网站发布为主.图书馆协助院系将这些教学资源按照国家图书馆或CALIS 的电子资源的著录方法编目,或在进行纸质灰色文献编目同时标引856 字段,建立多种检索方式,拓宽检索范围,以方便读者通过多种检索渠道获得有相关价值的情报信息.

2.3.4 及时纳新剔旧,增强灰色文献资源时效性最后,因为灰色文献有其时效强,更新快的特殊性,要求图书馆工作者除了做好日常的分类、排架、目录组织、数据库维护等工作外,要注意及时纳新剔旧,使馆藏灰色文献具有较高的质量,更好地满足读者的要求.

3. 灰色文献资源对教学管理和科研的评价与反馈功能

勿庸置疑,对高校灰色文献资源进行数字化建设方便了读者检索利用,发挥了其科技情报价值.同时它也是一种教学与科研成果的展示,在教学、科研方面具有重要的评价与反馈功能.

3.1 评价作用因为高校灰色文献具有时效性、独有性的情报价值,学校管理层有关教学建设的决策,可在分析利用灰色文献的基础上做出客观的评价.例如:科技报告,研究报告,会议材料,专题调查报告及本、硕学位论文等,都含有一定数量的评价性信息.通过这些评价性信息,决策者可开阔视野,了解事物的客观真实情况,对制定决策和预测结果具有借鉴作用.

另外,对校园灰色资源进行数字化建设,可以有效地对教学工作进行评价.如利用“学士学位数字化论文数据库”,可以很方便的分析研究历年各院系学生提交的学位论文,利用分类号、关 键 词 进行归纳分析,可以看出各院系近年来教学内容演进,学科发展变化;从对论文的选题偏好比率分析各院系的师资构成,师资的学科均衡状况.例如对某系学位论文动态分析,发现信息技术类论文选题呈逐年急剧下降趋势,即可提出要加大计算机信息技术专业教师的引进力度的建议;在分析外语系的学位论文中,发现中图分类法I106.4 和H315.9所占的比例过大,建议注意专业教学多样性、加强双语教学、面向就业市场有针对性开展研究等等.

此外,学校管理层也可以通过查阅灰色文献数据库的相关文献,从而了解各院系教学情况、科研的活跃度、师资结构、培养学生水平等.

3.2 反馈作用灰色文献报道迅速,出版周期短,发行渠道简单,它提供的信息常常走在其他形式文献的前面,能及时反映当前最敏感领域里的最新动态.各种学术研究和预测资料,含有大量的有价值的情报,是学校搜集相关学科信息的主要来源之一.院系可以通过灰色文献资源信息反馈,了解本院系的教学情况,往届生在用人单位的反映,与行业、地区和兄弟院校各项工作进行纵向、横向比较,及时调整以便工作中处于主动地位.

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4. 结 语

对高校灰色文献进行信息数字化建设,是提高灰色文献利用率的最有效手段,有利于情报信息服务促进高校教学与科研的发展.

(作者单位:成都信息工程学院图书馆)

参考文献:

[1]朱建亮.文献信息学引论[M].书目文献出版社.1992 年.

[2]花田岳美.日本ゆずけゐ《灰色文献》の现况[J].情报の科学と技术,1991,(2).

[3]黄 波等.学士学位论文数字化集成管理研究与实践[J].商场现代化,2005(21): 109-110.

参考文献:

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