本站原创摘 要:电子邮件在国际商务中的广泛应用决定了其写作方式必须遵循礼貌原则,以此达到友好的合作关系.本文以利奇的礼貌原则为基础,探讨了礼貌原则的几个方面在电子邮件写作中的应用和影响,从而为促进商务合作提供便利.
关 键 词:BEC电子邮件礼貌原则5C原则
作者简介:刘琛(1982-),女(汉族),湖北人,湖北大学外语学院本科生,助教,主要从事大学英语及商务英语应用教学与研究.
【中图分类号】H315【文献标识码】A【文章编号】1002-2139(2009)-17-0051-02
一、礼貌原则概述
20世纪80年代,英国语言学家利奇在格莱斯“合作原则”的基础上,从修辞学,语体学的角度出发,提出了著名的“礼貌原则”,其中包括:A.得体准则(TactMaxim):尽量少让别人吃亏,尽量多使别人得益,B.慷慨准则(GenerosityMaxim):尽量少使自己得益,尽量多让自己吃亏,C.赞誉准则(ApprobationMaxim):尽量少贬低别人,尽量多赞誉别人,D.谦逊准则(ModestyMaxim):尽量少赞誉自己,尽量多贬低自己,E.同情准则(SympathyMaxim):尽量减少双方的反感,尽量增加双方的同情,F.一致准则(AgreementMaxim):尽量减少双方的分歧,尽量增加双方的一致.
二、BEC电子邮件写作中必须遵循的礼貌原则
(一)BEC电子邮件的基本规则
常见的BEC电子邮件包括:①写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址.②标题.③称呼、开头、正文、结尾句.④礼貌结束语.⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、、传真等.其中邮件主题应体现邮件主旨,要引人注目、意思明确,最好为名词或动名词短语,称呼礼貌得体,符合商务英语写作习惯,如不知对方姓名只知头衔,可用Dear+Title作为称呼,如只知对方姓名不知性别,可用Dear+全名,如邮件为一封通函,则用DearAll作为邮件称呼,正文应结构清楚,便于阅读,如正文内容较长,可使用小标题、小段落,或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然.
(二)BEC电子邮件写作应遵循的五C原则和礼貌原则
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BEC电子邮件的正文写作应该遵循五C原则,即Correctness(准确原则)、Conciseness(简洁原则)、Completeness(完整原则)、Clarity(清楚原则)和Courtesy(礼貌原则).具体有以下几点:
1.善用礼貌语言
在商务英语书信交际中,经常使用的尊称语、亲呢语、祝贺语和委婉语等都体现了礼貌原则.礼貌语言的使用,不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感,同时还可以委婉的提出进一步的要求,这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用.
如:a)Wecannotofferyoumorethan500casesthisyear.今年我们的供货量不会超过500箱.b)Wearesorrytoinformyouthatmorethan500casesarenotaiablethisyear.我们非常抱歉今年的供货量不会超过500箱.
很明显,b句比a句更礼貌,b句比较含蓄,采用了弱化了否定的意思,使语气显得不那么强硬、绝对,a句则比较直接生硬,不够礼貌,容易引起对方的不悦甚至反感,影响了业务的顺利进行,也有碍于建立互信友好的贸易伙伴关系.
另外,还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉.如:
a.IfitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofOurregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.
b.Ifitwerenotforthelargerorderswereceiveformalnumberofourregularcustomer,wecouldnothequotedforsuppliesevenatthatprice.(返还盘)要不是我们接到许多老客户的大量订单,我们尚不能给这些货物报如此低的.
b句与a句相比,由于动词采用了虚拟语气的形式,使商务洽谈双方的语气大为和缓,大大减轻了对方面子受损的程度.这种为了给对方留出更多面子采用的礼貌策略有利干业务的开展和贸易关系的确立.
2.遵循Youattitude原则
所谓Youattitude就是将自己置于对方的立场上,充分考虑对方的需求、利益、愿望,切实做到以客户为中心,多为客户利益着想,尽量让对方受益,少考虑自己的损失,充分体现了礼貌原则的“策略准则”.在商务英语书信中需切记,我们写信时需从对方的角度来看问题,站在对方的立场上,考虑对方的处境.采用You-attitude写电子邮件,则体现了礼貌原则,要求人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your.以突出Youattitude.例如:
(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems,pleasedon’thesiratetotelIus.如果贵方对任何产品感兴趣,请告知我方.
(2)Tomeetyourrequirement,wearewilingtomakesomeconcessionstoofferextra2%discounttoourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan100items.为满足贵方要求,如果贵方每次购写不少于100件的话,我方愿意做出一些让步,再让价2%.从以上例子我们不难看出,不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊,最打动人的词就是“you”和“your”,这项原则尤其适合传递喜讯和推销类型的电子邮件.
3.同情原则
在国际商务中,公司之间需要互相关心和理解.尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时应向对方表达同情及亲切之意,并表示一定的理解和美好的祝福,这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式即充分体现了“同情原则”.“Afriendinneedisafriendindeed.”
这句话同样适用于商业伙伴之间.当合作方遭遇挫折时,一封表示深切慰问的邮件不仅彰显了礼貌,也让人感激.例如:Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthionthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy,weareregretforyourloss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到,我们对贵公司所遭受的损失深表同情.)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函,信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心,也体现了礼貌原则.
4.一致原则
在BEC电子邮件的写作中,合作双方在某些事务上会有分歧,如写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求,这时该如何在邮件中适当的表达自己的意思,是特别需要注意的礼节.例如:Wesincerelyremendyoutoacceptourproposalastheinternationalpricechangerequently,andweareafraidweshallbeunabletoofferyousuchdiscountifyoufailtoletusheyourconfirmationimmediately.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为国际波动频繁.如果贵方不立即确定订单,我们恐怕将无法满足贵方需要.)在此句中,如果把remend该为advise的话,就会不妥.因为advise会给客户一种居高临下的感觉,好象非接受我方建议不可,这就有失礼貌,反而产生分歧.
又如:Accordingtoourrecords,youhenotyetsettledyouraccountforthegoodssuppliedtoyouon10thDecemberthisyear.(根据我方记录,贵方尚未对我方今年12月10日向贵方提供的货物全部付款.)作者用Accordingtoourrecords这个间接模糊限制语来缓和对方未付款的事实是非常恰当的用语.因为当双方观点不能统一时,理解并尊重对方的观点是我们首先要做的事,在此基础的上邮件才会受到对方的认可和积极快速的回馈.
三、结束语
在国际商务交往中,电子邮件不仅是用来沟通的媒介.更是建立友谊、吸引客户的手段.它的特点和功能决定了其必须注重礼貌原则,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响.因此,在日常的商务活动中.我们应注意BEC电子邮件的礼貌原则的运用,这样才能更好促进商务合作的顺利进行.总之,我们应遵循邮件的5C原则:信息准确、简明扼要、内容完整、清楚无误、礼貌周到的原则.