外贸英语函电的文体风格

摘 要：外贸英语函电在对外商务交流中至关重要.商务活动从业者要想有效地达到交易目的维护自己的商业利益,必须掌握函电的文体风格.其中包括：格式规范、逻辑合理；礼貌得体、讲究谋略；语言正式,简洁明了.

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外贸英语函电作为一种特殊用途的应用文体,是国际商务活动中书面磋商的主要手段.要想准确有效地撰写英语函电,达到传递信息促成交易的目的,商务人员必须掌握函电独特的文体风格.笔者从格式、语气和措辞用语三方面探讨了外贸英语函电的文体风格.

一、文体理论基础

Halliday(1976)的系统功能文体学模式指出,语域是由多种与语言相联系的情景特征构成的,决定语言特征的情景因素归纳为三种：即语场(Field),语旨(Tenor),语式(Mode).语域指使用特有的一种语言（如科技英语,商务英语）的社会文化群体.由于使用目的和场合的不同而产生了语域的变异.而语域变异的标记是语言材料,表现在词汇、语法方面,它们随着语域的变化而变化.由此推知,商务英语是商务文化群体中所特有的一种英语,是现代英语的一种功能变体,是国际商务工作者之间长期交际的结果.它的特殊性不仅表现在目的和意义上,而且表现在用词、写句和篇章结构上.

二、外贸英语函电的文体风格

(一)格式规范逻辑合理

在对外贸易中,外贸英语函电具有明确的商务目的和既定的读者,是具有法律效力的文件.如果贸易双方发生纠纷,此前交换的信函就成为处理争端的依据.因此,讲究布局谋篇严谨规范,行文逻辑清晰合理.

1．格式规范

外贸函电的写作格式较为严格,分为齐头式、缩行式、混合式,其中最流行的是混合式.一封完整的函电应由信头、封内地址、称呼、正文、结尾客套语、署名、收信人行、内容主题行、附件、抄送、责任人（分别代表写信人和打字人）、附言12个部分构成.每一部分都有其固定的位置.

2．逻辑合理

信的正文一般采用三段式结构,包括开头、主体、结尾三个部分,每一部分各司其职,缺一不可.开头可能包括一个主题行,或提及上一封信,或概括这封信的内容,讲究开门见山、意图明确；主体解释并给出其它相关信息,使意义更明确,每一层新意思都要另起一段；结尾一般表达感激、期望,或提出要求.整封信函思维逻辑合理、语篇意义连贯.

例如,一封对未按期交货的投诉信应遵循以下程式：首段要提及供应商的承诺；第二段要说明对方没有履行诺言；第三段要申述违约对你造成的损失；第四段提出索赔,最后一段希望理赔.

(二)礼貌得体讲究谋略

外贸交流有一个鲜明特色,即竞争中有合作,合作中有竞争.鉴于此,外贸函电必然要求礼貌得体、讲究谋略.

1．礼貌得体

对方立场（YouAttitude）是外贸函电一贯推崇的交流原则.高明的交流方式是站在对方立场考虑对方需求,以礼貌客气求合作,尊重对方进而得到对方尊重,为进一步交流打下基石.如：IncaseyouareinterestedinarepresentativeintheeastcoastoftheUnitedStates,webelievewecandoasubstantialjobforyou.检测如你方有意在美国东海岸寻求写作技巧人,我们相信能为你方提供大量的业务.同时写信时要处处揣摩措辞用语,避免消极否定的语气.

2．讲究谋略

当贸易中出现分歧时,讲究谋略,委婉含蓄,迂回表达.如：Wewillmakefurthereffortstotrytofindapromise,soastosettletheclaimasquicklyaspossible.我们将进一步努力设法找到折中办法,以尽快理赔.“进一步”、“设法”都非承诺,“尽快”也不是明确的时间.但能够恰当处理问题,并给自己留有余地,是自己处于进可攻退可守的主动地位.又如：Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.我们最好把此事留待以后进一步探讨.表面肯定,实则否定,但表达非常婉转,考虑对方感情的接受程度,不破坏双方业务关系.

(三)语言正式简洁明了

1．语言正式

商务英语函电实质就是一个完整的书面谈判过程,语言正式,不求虚饰,而且用词写句、拼写标点都有严格的规范.另外商务术语、缩略语繁多,如LetterbyGuarantee（银行保函）,standbycredit（备用信用证）,FOB（离岸价）,CIF（到岸价）等.

2．简洁明了

商函十分讲究实效,一般一信一件事,一段一个意思.正文每段文字不能过长,每句话要直接简练,每个词都简短易懂.在无损于礼貌的前提下,直截了当地陈述信息,节省读者的阅读时间.避免使用陈腐词语（如attachedpleasefind）、拖沓的短语（如inviewofthefactthat）、可有可无的话语（如Itisagoodplan）.

三、结语

商务英语文体研究还是一个新兴领域,但却是个蓬勃发展的领域.在日益深化的商务活动中,掌握外贸英语函电独特的文体风格必将成为商务从业人士重要的交际能力.