试建筑工程档案管理问题

摘 要：在建筑工程建设过程中,高效的建筑工程档案管理,利于对工程建设的整体情况进行真实、及时地反映,对于建筑工程的质量监控、改建与扩建以及基础维修等都具有重要的积极意义.深入研究建筑工程档案管理中的问题,并采取有效的对策优化建筑工程档案管理工作,对于促进建筑工程建设的顺利开展意义重大.

关 键 词：建筑工程；档案管理；工程档案

建筑工程档案是记载建筑工程立项、施工、维修以及扩建等建设活动的重要文件,主要包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件以及监理文件等内容.由于建筑工程的档案具有类型复杂,种类繁多、系统连续性、真实性以及全面实用性等特点,因此加强建筑工程档案管理尤为重要.

一、建筑工程档案管理的问题分析

(一)管理人才匮乏,制度缺失

数字化时代下,对建筑工程档案管理人员的综合素质提出了更高的要求.但在当前的管理实际中,多数档案管理人员不能跟上时代的变化需求,掌握电子档案管理知识的高素质技术人才严重紧缺,手工操作的管理方式,降低了档案管理效率.同时,在档案管理中,或一人多职的现象突出,档案管理人员专业知识缺乏,怎么写作水平不高.另外,在当前的建筑工程档案管理中,多数建筑工程单位未加强对档案法规及其管理制度的学习,档案管理制度缺失,造成档案管理中的随意性较大.加之建筑工程涉及多个单位部门,各部门在档案管理中各自为政,缺乏沟通,管理整体性缺乏.

(二)管理意识薄弱,技术设备落后

由于建筑工程档案管理不能够直接产生经济效益,因此在工程建设中,档案管理未得到应有的重视,导致建筑工程档案管理存在着敷衍性质,专职档案管理机构缺乏,无法实现建筑工程档案管理的有序化、系统化.同时,在工程建设中,建设资金多投入到工程生产环节之中,对档案管理的投入不够,不仅导致了专业工程档案管理人才的流失,同时还导致档案管理中技术设备（如扫描仪、数码相机以及计算机等）严重缺乏.

(三)归档缺乏完整性,档案质量不达标

据统计,在当前的建筑工程档案管理中,由于归档不及时、缺乏规范性等,归档的完整性严重不足,归档档案的完整率低于80%,档案“回补”现象突出,虚检测填写等不良现象大量存在,档案的真实性与同步性都遭到了严重的削弱,档案价值不高.此外,在建筑工程档案管理中,档案管理质量不容乐观.一方面,档案内容质量不达标,内容不完整、不规范、错漏以及遗失现象严重；另一方面,档案案卷质量偏低,封面、装订以及编写等方面都缺乏规范性,漏编或缺页的现象非常普遍.

二、优化建筑工程档案管理工作的对策思考

1.档案管理队伍建设

一方面,建设工程单位要充分认识到档案管理的作用,建立有效的人才引进机制,加强管理经验丰富的高素质技术人才的引进,提升档案管理队伍的综合素质.另一方面,要积极加强档案管理人员的业务培训.在培训过程中,不仅要加强对档案管理人员的管理知识以及电子档案管理知识等业务知识的培训,同时还要积极加强档案管理人员的怎么写作意识、责任意识、相关法律知识的培训.另外,还要建立有效的激励机制,提高档案管理人员的工作积极性,从而打造一支专业技能强、业务水平高、怎么写作水平高的高素质档案管理工作队伍.

2.完善档案管理制度

在建筑工程档案管理中,要积极响应国家的相关政策与规定,立足于建筑工程实际,在建设初期积极制定相应的档案管理制度,明确建筑工程各单位部门在档案管理中的职责,加强沟通与交流,促进档案管理规范化.

（二）转变思想,加大对档案管理的资金与设备投入

在建筑工程档案管理中,要充分认识其重要性,积极转变观念,加强对档案管理工作的资金以及设备的投入.在档案管理中,充分运用现代化的设备手段,强化档案信息化管理,转变传统手工操作模式,降低档案管理的劳动强度,提升档案管理效率.在具体的应用中,各部门要充分运用磁介质档案、缩微档案等,多层次、多角度,对档案管理信息资源进行开发.同时,积极加强计算机网络资源的运用,对建筑工程档案进行分门别类的管理,提高档案管理的工作效率.

首先,在建筑工程施工过程中,要积极进行各类档案资料的收集与归档,保证档案的完整性,对收集的资料进行分类及时归档,防止档案遗失.同时,在工程项目出现变更的情况下,各相关部门要及时做好变更记录,保证填写的真实性与规范性.在档案的传递使用过程中,进行有效地记录,确保建筑工程档案的有效性与完整性,掌握档案运用的来龙去脉,提高档案的使用效率.另外,在建筑工程档案管理中,要对档案资料的质量进行严格把关,充分发挥其在工程竣工验收阶段的凭证作用.在建筑工程竣工阶段,档案管理人员要加强与工程管理人员的协作,从档案管理归档要求与范围出发,对于在工程建设活动中形成的所有文件进行全方位的审核、检查,进行及时地查漏补缺,确保档案归档范围与实际要求相符合,竣工材料真实、及时且完备,保障档案内容以及案卷质量达标,全面提升建筑工程档案管理质量.

综上所述,在建筑工程档案管理中,由于档案管理制度与高素质人才的缺乏,档案管理意识不足、技术设备落后、档案管理质量难以得到保证等各类问题,严重影响建筑工程的有序开展.因此,在建筑工程档案管理实际中,要积极针对各类问题展开优化管理,提升档案怎么写作水平,确保建筑工程建设事业快速发展.

【参考文献】

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[2]陈伟明.浅析建筑工程档案管理存在问题与管理对策[J].民营科技,2013（05）

[3]李苑.建筑工程档案管理问题研究[J].科技资讯,2012（18）

[4]赵国琴.浅谈建筑工程档案管理问题[J].青年文学家,2012（07）

【作者单位：中山职业技术学院】