本站原创水利工程建设项目档案资料管理
江苏省水利厅办公室王红霞
水利工程档案概述
1,档案工作保障体系
2,项目文件的收集
3,项目档案的整理与归档
4,水利工程建设项目档案资料的管理
5,档案接收后的管理
6,项目档案的验收
第一讲水利工程档案概述
一,水利工程档案定义.
水利工程档案是指在水利工程建设,管理过程中形成的,具有保存价值的各种载体形式的历史记录.
二,水利工程档案的作用.
(一)水利工程档案是工程建设者劳动成果和历史功绩的真实记录,它在某种程度上可以起到为工程建设者树碑立传的作用,
(二)具有着凭证和依据作用,
(三)工程档案对于工程的建设,管理,维护,改造具有不可替代的作用.
三,水利工程档案工作常见问题与原因分析.
(一)常见问题.
1,文件材料形成不规范,不完整,不准确,
2,档案收集制度不严格,收集不及时,造成文件散失,
3,各参建单位标准不一,档案整理不规范,
4,建设期档案保管条件差,保护意识弱,造成档案损毁,散失,
(二)原因分析.
1,水利工程建设项目自身特点为档案工作带来了困难,
2,工程档案意识薄弱,重视程度不高,
3,工程档案专业性较强.
第二讲档案工作保障体系(20分)
一,组织保障(4分).
(一)明确有档案工作的分管领导(有文件或岗位职责),(1分)
(二)明确档案工作归口部门,并配有专职档案管理人员(验收备查材料:机构设置文件及部门,人员岗位职责和培训证明)(2分),
(三)建立了由项目法人负责,各参建单位组成的档案管理网络,并明确相关负责人(网络图表和落实相关人员责任制的文件或依据)(1分).
二,制度保障(5分).
(一)各参建单位应制定工程档案管理制度或办法,明确规定了各责任单位的职责与任务,并有相应的控制措施(2分),
(二)制定项目文件材料归档范围和保管期限(1分),
(三)制定较实用的档案分类方案和档案整编操作规程,
(四)制定了档案接收,保管,利用,安全及统计等内部工作制度.
三,经费保障(2分).
项目法人落实档案工作所需经费,保障档案工作的正常开展,档案业务工作经费应列入工程总概算或年度预算,
四,设备设施保障(2分).
(一)有符合安全保管条件的专用档案库房,
(二)办公与库房的设施及档案装具能满足工作需要.
五,档案工作保障体系执行情况(7分).
(一)签订有关合同协议时,同时提出归档要求,
(二)检查工程进度,质量时同时检查工程档案资料的收集,整理情况,
(三)项目阶段与完工验收,同时检查或验收相关档案,
(四)项目法人对设计,施工,监理等参建单位的档案收集,整理工作进行监督指导,
(五)纳入工程质量管理程序,
(六)按期上报建设项目档案管理登记表.
第三讲项目文件的收集
一,项目档案收集,按照"谁形成,谁收集,谁整理"的原则.
二,收集范围.
凡是反映与项目有关的重要职能活动,具有查考利用价值的各种载体的文件,都应收集齐全,归入建设项目档案.
(一)建设管理单位负责收集,积累项目准备阶段形成的前期文件,以及设备,工艺,涉外和竣工验收文件,
(二)勘察单位负责收集设计基础资料,
(三)设计单位负责收集设计文件,
(四)施工单位负责收集施工文件材料,
(五)监理单位负责收集监理文件材料,
(六)运行单位负责收集,积累项目调试及试运行阶段形成的文件,
(七)项目器材供应,财务管理单位应负责收集,积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件.
三,收集时间.
各类文件应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集,凡是引进技术,设备文件必须首先由建设管理单位(或接收委托的承包单位)登记,归档,再行译校,复制和分发使用.
第四讲项目档案的整理与归档
一,建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家,省有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位(建设,勘察,设计,施工及监理等)进行整理.
二,建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理.
(一)根据专业主管部门的建设项目档案分类编号及项目实际情况,设计,制定统一的项目档案分类编号体系(大纲).小型项目直接按项目,结构或专业分类,大中型项目按工程或专业分类,下设属类.
(二)依据项目档案分类编号对全部项目档案进行统一的分类和编号.
(三)对全部项目档案进行清点,编目,编制项目档案卷内目录及档案整理情况说明.
举例:镇江市丹徒区水库工程档案分类方案通榆河北延送水工程档案分类方案
三,项目文件整理要求.
(一)建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家,省有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位(建设,勘察,设计,施工及监理等)进行整理.
(二)建设项目各管理机构形成或收到的有关建设项目的前期文件,设备技术文件,竣工试运行(生产)及验收文件,应根据文件的性质,内容,分别按年度,项目的单项或单位工程整理.
(三)勘察,设计单位形成的基础材料和项目设计文件(施工图除外),应按项目或专业整理.
(四)施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理,检查验收记录,质量评定及监理文件按单位工程整理.
(五)竣工图,设计变更,试运行及维护中形成的文件,工程事故处理文件由施工单位整理.
四,竣工图.
竣工图是工程的实际反映,是水利工程档案的重要组成部分,必须做到图物相符.施工单位一定要按规定及时编制好竣工图.所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章.
竣工图的编制形式和深度.
(一)凡按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章,
(二)一般性图纸变更的符合杠改或划改要求的变更,可在原图(新图)上修改,加盖并签署竣工图章,
(三)凡结构形式,工艺,平面布置,项目等重大改变或图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图.重绘图按原图编号,末尾加注"竣"字,或在新图图标内注明"竣工阶段"并签署竣工图章.
五,竣工图章的使用.
(一)竣工图章内容,尺寸如图所示.
(二)所有竣工图应由编制单位逐张加盖,签署竣工图章.竣工图章的内容填写齐全,清楚,不得代签.
(三)竣工图章盖在图内标题栏附近空白处.
(四)竣工图章使用不褪色红印泥.
举例:竣工图章的位置
六,项目文件的组卷要求.
(一)组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理,符合档案管理要求.
(二)项目施工文件按单项工程或装置,阶段,结构,专业组卷,设备文件按专业,台件等组卷,管理性文件按问题,时间或依据性,基础性,项目竣工验收文件组卷,设计变更文件,应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷,工程联系单,监理文件按文种组卷,原材料试验按单项工程组卷.
(三)案卷及卷内文件不重份,同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限按最长的确定.
七,卷内文件的排列.
(一)管理性文件按问题,时间或重要程度排列.
(二)施工文件按管理,依据,建筑,安装,检测实验记录,评定,验收排列.
(三)设备文件按依据性,开箱验收,随机图样,安装调试和运行维修等顺序排列.随机图样也可单独组卷.设备的构造和使用形式可划为两类,一类是同土建工程连在一起的,这种设备文件归档,同基建档案一般难以分开,可以作为基建归档的一个组成部分,另一类是各种机器,仪器,仪表设备等,可以同土建工程分开,应单独归档.
(四)不同类型文件材料的排列方法.
1,设计文件的排列.设计文件都有编号,可以按照原编号的顺序排列.如果一个卷内有两个以上专业(或项目)的设计文件,则可以先分专业(项目),然后按原有编号排列.
2,各种原始记录的排列.原始记录一般可以按形成的先后顺序排列.如果一个卷内有各种记录,或者一种记录反映不同的工序或部位,则应先分清记录的种类或记录所反映不同工序或部位,然后再按形成的先后次序排列.
3,各种文字报告的排列.要求正本在前,定稿在后,批复在前,请示在后,正文在前,附件在后.如果卷内有多份文件而且反映反映同一问题的,一般应本单位的文件在前,与之有紧密联系的外单位来文在后,同一类型的文件按时间先后顺序排列,综合性的在前,素材性的在后等.如果卷内文件反映问题不同,一般还要先把问题分清楚,然后再按其次序排列.
4,文字材料和图样材料混合组成的案卷,其卷内文件排列是先文字材料,后图样材料.
5,竣工图按专业,图号排列.
6,卷内文件一般文字在前,图样在后,译文在前,原文在后,正文在前,附件在后,印件在前,定(草)稿在后.
八,案卷编目.
案卷编目的内容包括:编写案卷页号,卷内目录,备考表,案卷封面,案卷卷脊的编制.
(一)编页号.
使用铅笔编页.一般单面书写的文字材料在右上角编写页号,双面书写的文字材料,正面在右上角编号,背面在左上角编号页号.案卷封面,卷内目录,卷内备考表均不编写页号.各卷之间不连续编页号.
(二)卷内目录的填写.
卷内目录排列在卷内文件之前.卷内目录由序号,文件编号,责任者,文件材料题名,日期,页号和备注等组成.
举例1:不装订文件卷内目录的填写
举例2:以下几个文件装订后应如何填写卷内目录
(三)卷内备考表的编制
卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数,页数,文件重复使用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题.卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后.
1,卷内备考表要标明卷内文件的件数,页数,不同载体文件的数量.例如:本卷共8件,71页.其中文字材料65页,照片5张,附图1张,
2,说明组卷情况,如立卷人,检查人,立卷时间等,
3,卷内备考表排列在卷内文件之后,
4,互见号,应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案号,并应注明其载体形式.
为保证卷内文件完整,系统与安全,便于利用,便于管理,便于确切统计卷内文件材料的数量,页号的编写均以有书写内容的页面编写页号.
注意:立卷人和检查人签字应该手写或盖章,不得打印.
(四)案卷封面的编制.
1,档号:由档案分类号和案卷顺序号联合组成,中间用"—"隔开,如分类号15.1.1.01,案卷号为1,档案号则为15.1.1.01–1.
2,案卷题名:是立卷人给案卷拟定的标题,标题应简明,准确地揭示卷内文件材料的内容.其结构一般由三个部分构成:一是工程项目名称,工程项目名称由三部分构成一是单项工程名称(XX年度工程或单位工程名称)太长时可根据情况略写.二是工程阶段或部位名称特征,如工程设计阶段的材料(阶段特征),某专业的文件材料(专业特征)等等.三是文件材料的名称特征,如批复,图纸,计算书等.
3,立卷单位:填写编制该案卷的单位全称或规范性简称.如"通榆河北延送水工程建设管理局".
4,起止日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期.
5,保管期限:分为永久,长期,短期三种.
6,密级:依据保密规定,填写卷内文件材料的最高密级,一般暂不填写.
软卷皮封面一:
软卷皮封面二:
卷盒封面一:
卷盒封面二:
(五)案卷脊背的编制.
案卷脊背应填写档号和案卷题名."档号"栏的填写,是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签的方式予以解决.标签为白纸,共分四格,分别填写全宗号,目录号,分类号,案卷顺序号.标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限,红线条代表永久,黄线条代表长期,蓝线条代表短期.
卷脊标签式样:
全宗号和目录号暂不填写,分类号是根据档案分类方案所给定的类别号.用阿拉伯数字标识,不同级位的类别之间用间隔符"·"分开,案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号.
永久为红色
长期为
短期为蓝色
举例:卷脊:
九,案卷装订要求.
(一)文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式,图纸可不装订.但同一项目采用形式应一致.
(二)案卷内不应有金属物.
(三)单份文件装订时,应在卷内文件首页上方加盖,填写档号章.档号章内容有:档号,序号,式样如图所示(单位:mm):
(四)外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序,文号及装订形式.
(五)卷皮,卷内表格规格及制成材料.
1,卷皮一般采用卷盒,卷夹两种.其外表规格为310×220毫米,厚度分别为10毫米,20毫米,30毫米,40毫米,50毫米,用牛皮纸板双裱压制.
2,案卷内封面,卷内目录,备考表尺寸为297×210毫米.
3,卷盒和卷内表格字迹要清晰端正.
(六)声像材料整理时应附文字说明,对事由,时间,地点,人物,作者等内容进行着录.
(七)归档要求.
1,建设管理单位各机构,各施工承包单位,监理单位应在建设项目完成后整理,编目所形成的项目文件,按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档.
2,根据基本建设程序和项目特点,归档可以按阶段分期进行,也可以在单项(单位)工程完成后与竣工验收文件一并归档.
3,归档文件必须完整,成套,系统.
(1)必须和反映建设项目的规划,设计,施工,监理及竣工验收的全过程,
(2)必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠,签字手续完备,
(3)文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求.
(八)参加建设项目的勘察,设计,施工及监理单位需要向其本单位归档的文件,应按国家有关规定和要求单独立卷归档.
(九)外文资料应将题名,卷内章节目录译成中文,与原文一起归档.
十,项目档案整理要求.建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家,省有关规定,并按档案管理"谁形成,谁收集,谁整理"的要求,由文件形成单位(建设,勘察,设计,施工及监理等)进行整理.
十一,案卷必须符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)的要求,归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3-1989)要求统一折叠,财务档案整理质量应符合《会计档案管理办法》(财会[1998]32号)的要求,照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求.
十二,项目档案的整理.建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理.
十三,排架即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上,以便检寻和管理和利用,按照柜架的排列秩序自左向右,自上而下地排列上架.
十四,工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式.卷盒的表面尺寸为300mm×220mm,厚度尺寸分别为20,30,40,50,60mm五种.软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm,厚度可根据卷内文件材料厚度调整,但不宜超过40mm.卷盒,软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购写.
十五,卷内目录,卷内备考表的规格统详见《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000).
十六,档案的移交应履行手续,并按以下原则进行:
1,各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集,整理和归档工作.施工,监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到建设单位,由建设单位统一汇总.
2,各参建单位收集3套档案资料,即一套交主管单位,一套交建设单位,另一套移交管理单位.
3,在项目档案移交手续时,应填写科技档案档案交接文据.交接双方应认真核对目录与实物,并经本人签字,加盖单位公章确认.
第五讲档案接收后的管理(10分)
一,档案保管,统计(2分).
(一)档案柜架标识清楚,排列整齐,间距合理,馆(室)藏档案种类,数量清楚(要有档案台帐,交接单,报表等).
(二)定期对档案管理状况进行检查,档案库房达到"八防"要求.(检查工作记录和库房观测记录).
二,档案利用.(3分)
(一)有2种以上检索工具(如案卷目录和卷内目录)(1分)
(二)开展多种形式的档案利用工作,且取得一定效果.(提供利用情况及利用效果反馈记录)(1分)
(三)编有工程项目简介,工程建设大事记,专题介绍.(1分)
三,档案信息化.(5分)
(一)配有档案管理软件.(1分)
(二)建有档案案卷级目录和文件级目录数据库.(1分)
(三)开展了综合管理性文件和竣工图进行全文数字化.(1分)
第六讲项目档案的验收
一,项目档案验收应根据《国家档案局,国家发展和改革委员会关于印发<,重大建设项目档案验收办法>,的通知》(档发[2006]2号),《省档案局,省发展和改革委员会关于印发<,江苏省重大建设项目档案验收办法>,的通知》(苏档发[2007]27号)和水利部《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2016]336号),对项目档案的完整性,准确性和系统性进行评价.
二,项目档案验收申请报告的主要内容:
(一)项目建设及项目档案管理概况,
(二)项目档案工作的管理体制和保证项目档案的完整,准确,系统所采取的控制措施,
(三)项目文件材料的形成,收集,整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况,
(四)项目档案信息化管理情况,
(五)项目档案安全保管情况,
(六)档案在项目建设,管理,试运行中的作用,
(七)项目档案的总体评价,存在的问题及解决措施.
三,项目档案验收应提前或与工程竣工验收同步进行.
四,项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行.
五,项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人),设计,施工,监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议.
六,项目档案验收组成员人数为不少于5人的单数.
七,项目档案验收会议的主要议程:
(一)验收组织单位有关人员主持验收会议,宣布项目档案验收组成员名单,
(二)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况和项目档案工作情况,
(三)项目施工单位代表汇报项目施工文件,竣工图的编制及其管理情况,
(四)项目监理单位代表汇报项目监理文件的管理情况和对项目施工文件,竣工图的审核情况,
(五)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况,
(六)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价并形组形成档案验收意见,
(七)项目档案验收组宣布验收意见.
八,检查项目档案,采用质询,现场查验,抽查案卷的方式.抽查档案的数量应不少于100卷(项目档案总数不足100卷的,检查全部档案),抽查重点为项目前期管理性文件,隐蔽工程文件,竣工文件,质检文件,重要合同,协议等.
九,项目档案验收意见的主要内容:
(一)项目建设概况,
(二)项目档案管理情况,包括:项目档案工作的组织管理,项目文件材料的形成,收集,整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量,档案的种类,数量,档案的完整性,准确性,
(三)存在问题,整改要求与建议,
第六讲项目档案的验收
(四)档案验收的结论性意见.
十,项目档案验收结果分为合格与不合格.项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格.
十一,项目档案验收合格的项目,由项目档案验收组出具项目档案验收意见.
十二,项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改意见,要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查.复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评.造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任.
十三,为及时做好项目档案工作的跟踪指导和验收工作,项目建设单位(法人)应在项目审批或核准后三个月内,向上级主管单位的档案部门和同级档案局报送《建设项目档案资料管理情况登记表》,国家重点建设项目同时要按期向水利部报送.所有未验收的项目,每年12月30日前均需再次向有关单位报送《建设项目档案资料管理情况登记表》.
谢谢大家
江苏省水利厅档案室联系:025-86338031
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