本站原创暨南大学学位档案整理规范(暂行)
学位档案整理流程是:排序→起装钉→页数录入→打印"学位档案卷内目录"→打印"学位档案移交目录"→填写"档号".
具体要求如下:
1,排序.每位获学位研究生的学位档案最多含18类材料,具体见"学位档案归档范围表":
序号学位档案材料名称序号学位档案材料名称1★硕士(博士)授予学位决议10★研究生学籍登记卡2★硕士(博士)学位论文答辩记录11研究生学位论文开题报告书,审核表(订一起)3★硕士(博士)学位论文评阅书(订一起)12研究生培养计划4硕士(博士)学位论文评议书13研究生教学(社会)实践报告书5★(博士)学位论文自评书14毕业研究生登记表6★硕士(博士)学位论文答辩表决票(订一起)15硕士(博士)学位论文(包括中英文摘 要)7★学位论文评阅人及答辩委员会成员审核表16中期考核表8硕士(博士)学位申请表17学位论文实验记录9★研究生课程成绩单18其他有关材料学位档案归档范围表
其中,带"★"材料和论文是必备档案,不得缺漏,否则须在"学位档案移交目录"中注明.以上材料顺序与学位档案系统录入界面完全一致,请各单位在系统录入前先将收集到的材料按照以上顺序进行排列.
2,起装钉.整理时,每件材料超过1张纸的需用不锈钢钉于材料左边装订,采用"一件一钉"原则,同类材料视作一件,如:硕士2份论文评阅书为同类材料,视作一件,订在一起.起订器及不锈钢钉可到档案馆403室登记后领取.
页数录入.登录学位档案系统录入界面后,按照材料排列顺序,将每件档案的页数录入到系统中对应材料名称后面的空格处.学位档案页数录入界面
见下图:
学位档案页数录入界面
每件档案的页数计算方法是:有内容便算页数.
打印卷内目录.学位档案卷内目录是每卷学位档案信息的检索工具.页数录完后,需从系统中打印卷内目录放入每个对应学生的档案袋里,置于档案最上方,一式一份.各学院可根据自身整理习惯选择批量打印或逐份打印.学位档案卷内目录式样如下:
暨南大学学位研究生档案目录档号:2016-JX16.13-7培养单位学科专业指导老师研究生姓名经济学院国民经济学张维佳刘梅序号文件材料名称件号页数备注1硕士(博士)授予学位112★硕士(博士)学位论文答辩记录253硕士(博士)学位论文评阅书384硕士(博士)学位论文评议书5博士学位论文自评书6硕士(博士)学位论文答辩委员会表决票437学位论文评阅人及答辩委员会成员审核表518硕士(博士)学位论文答辩申请书6129研究生成绩7110★研究生学籍8211研究生学位论文开题报告书91212研究生个人学习计划(培养计划)10213研究生教学(社会)实践报告书14毕业研究生登记表15硕士(博士)学位论文115216中期考核表17学位论文实验记录本18其他有关材料128论文:广州市住宅市场研究小计107
暨南大学学位档案移交目录序号档号研究生姓名责任者学习时间备注12016-JX16.13-345范志娟社会科学部201609-2016062122016-JX16.13-346王茜茜社会科学部201609-2016062132016-JX16.13-347刘红萍社会科学部201609-2016062142016-JX16.13-348罗佳蕾社会科学部201609-2016062152016-JX16.13-349刘玉立社会科学部201609-2016062162016-JX16.13-350谢晗社会科学部201609-20160621移交人签名(盖章):接收人签名(盖章):