基于实践的心理档案管理系统

摘 要：心理档案系统在高校学生心理资料管理中起着重要的作用,本文从心理档案建设的价值与意义、当前存在的问题出发,介绍了基于多年实践应用的基础上研发的一套较为完善的心理档案管理系统,并就系统的进一步完善与发展提出了展望.

关 键 词 ：实践；心理档案管理系统

Abstract：mental file system plays an important role in college students' psychological data management,this article from the value and significance of the construction for psychological profile and the current problems departure,introduces a more perfect mental file management system that foundation based on many years practical application of research ,and to further improve and develop the system proposed prospect.

Keyword：practice；forpsychological profile management systems

心理档案,是个人在社会活动中形成的,关于心理活动和心理健康状况的有保存价值的各种记录,是了解一个人心理健康状况的重要依据,也是促进学生开发潜能、提高其综合素质的重要参考资料[1].大学生心理健康档案将在确保大学生形成健康心理等高校心理健康工作中发挥越来越重要的作用.因此,建设健全而系统的大学生心理档案系统对高校大学生心理健康教育工作的顺利开展与培养高素质人才都具有非凡意义.

一、大学生心理健康档案建立的价值与意义

1. 建立大学生心理档案系统,有利于维护大学生心理健康教育的顺利开展.建立大学生心理档案的提出最早在2004年.当时,教育部曾要求在直属高校秋季入学的所有大学新生中都建立心理档案,以促进大学生心理健康教育工作的顺利开展[2][3].到目前为止,全国很多高校都为学生建立了心理健康档案.心理档案系统的建立在大学生心理健康教育中的应用实践表明[4][5],无论从大学生心理健康教育状况的全面了解,还是对大学生存在的心理问题的调查与筛选,以及对问题学生的积极干预,都起到了积极的作用.大学生心理健康档案的建立,能够让心理健康教育工作根据学生的需要开展教学,根据学生存在的问题开展有针对性的预防与干预工作,使心理健康教育工作更有效.

2.建立大学生心理档案系统,为高校培养高素质人才与开发学生潜能提供了有力保障.对于大学生心理档案管理系统我们不仅看到他的狭义概念.即学生心理问题和其心理发展变化特点、心理测验结果、心理咨询与辅导记录等材料的记录与保存.我们还更应该看到他的广义概念,即在狭义概念包含资料的基础上,对学生的性格、能力结构、职业倾向、兴趣爱好、人际能力、情绪控制等诸多方面进行跟踪与记录,为学生综合素质的提高与潜力的开发提供有力的指导与参考.

3.建立大学生心理档案系统,有助于正确把握当代大学生心理发展动态,充分掌握其发展规律,促进教学科研工作的开展.大学心理档案的管理不仅对心理健康教育、教学友有重要的参考价值,而且对高校开展心理健康教育的相关课题研究具有十分重要的促进作用[6].

第一,从心理档案中导出的各种心理测量数据和统计资料能为开展心理健康的相关课题研究提供客观而宝贵的一手资料；第二,从心理健康档案的相关心理测量数据分析中,可以总结出大学生在其心理成长和个性发展过程中存在的各种特殊与普遍问题,因此,可以促进研究人员提出对心理健康教育有价值的相关理论与教育建议.第三,心理档案系统的网络化,可以促进科研人员在遵守相关原则的情况下,进行资源共享,得出更具有推广性的研究结论.

二、心理档案管理系统建设中存在的问题

心理档案系统的建设已经经历了十多年,从目前情况来看,多数学校已经具有了自身的心理档案系统,但种类纷纭繁杂,如教育部牵头开发的“ 中国版”学生心理档案管理系统、北森大学生心理档案系统、安人大学生心理档案系统等,各具特色.但需要值得注意的是,在大学生心理档案管理系统中,除了需要包括在线形成的以及直接生成的数字化的档案信息外,还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化,这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的[7][8].但目前看来,各高校的心理档案系统建设还存在着诸多问题,主要表现在以下几个方面.

1.档案系统建立的初衷与实际应用背道而驰.心理档案系统建立的最终目的不是作为资料备案存在,而是为了促进大学生心理健康教育工作的开展与维护大学生心理发展与健康成长.但很多学校的心理健康档案在学生入学的时候建立起来,保存一些学生的基本信息,之后便成为一个无人问津的“死库”,或者心理档案系统记录的学生信息不完善,无法提供有价值的信息.这些问题使得学生的心理健康档案有名无实,浪费了人力、财力、物力资源,却没有发挥应有的作用.要想对大学生心理健康档案“才尽其用”,首先是要建立起完善的大学生心理健康档案,只有完善的资料储备才能够在教育工作的开展中起到应有的作用.其次,不断更新与完善学生的档案资料,学生的心理档案不是建立起来就固定不变,而是随着学生的心理成长而不断更新,才能够起到相应的作用.

2.心理档案系统建设的杂乱无章,难以形成有序的体系.一般来讲,学生学习生活在班级、学院、学校这样一个体系之中,在这个体系中的每个层级,都会产生学生的心理健康档案.但是,从目前情况来看,很多学校都成立了专门的心理机构,解决学生的心理问题,这个过程中又会产生大量的心理健康档案.学生的心理档案虽大量形成,但却散乱在不同的层面上.要想解决这一问题,首先必须确定一个主体,把这些散乱的档案集中起来.各学校应根据自身的实际情况来确定这一主体,比如,对于学生比较多的学校可以以学院为主体,对于心理机构比较完善的学校则可以以心理部门为主体.关键是,几个层面的档案系统要通过学校的无障碍有机的结合在一起,才能够形成完善的体系,才能够发挥其效能.这也是各高校需要解决的难点问题. 3.狭义的心理档案观,让心理档案变成了心理咨询与危机干预文档的管理.前文我们已经讨论过,心理档案系统应该建立在广义的概念之上,不仅仅是学生心理咨询与心理危机干预后的相关文档管理.心理档案要想发挥巨大的作用,必须具备两个方面的基础内容：第一,学生日常的心理状况与特点以及学生心理成长与变化的相关记录.第二,学生在成长与发展过程中所遇到的一些心理问题及所采用的解决方式,以及问题解决后对学生成长的积极影响.只有把这两方面的内容有机的结合起来,学生的心理档案体系才算完整,才能够为我所用,狭义的心理档案管理系统仅仅是心理档案的一部分内容,如果用部分来代替整体,很容易出现工作的误导.对学生的心理发展有害无益.

三、基于实践的大学生心理档案系统的构建

西南交通大学从2007年开始探索大学生心理档案系统的建立与完善,参考以往心理档案系统的建设内容,[9][10]经过多年的实践与修订,大学生心理档案系统已经趋于完善,在学生的心理健康教育与心理问题处理中起到了良好的作用.

1.系统构建的主要内容介绍.综合以往的对心理档案系统建设的研究,我们认为心理档案系统应该在包含学生详细的基本情况（姓名、性别、出生年月、家庭地址、出生情况、早期经历、家庭气氛、父母关系、亲子关系、家庭管教方式等）、过去中学情况（初中和高中时的学习情况、与教师的关系、同学的关系）、大学生入学后的各种情况（从学习成绩到师生、同学关系,从学习动机到努力程度,从环境适应到生活变化）、校外交友及校外主要活动、自我感觉的重大事件、心理测试资料、心理咨询等材料的基础上,还要包含学生的个性特征、职业倾向分析、能力特征分析等能够促进学生挖掘潜力,促进发展的相关资料.

在上述内容的基础上,我们应用Microsoft Office Access轻量数据库镶嵌于系统中,是集学生基本信息资料、新生测评数据、心理咨询档案管理、心理危机干预档案管理为一体的应用型软件系统（部分具体内容见图例）.软件支持windows平台,可连接符合扫描仪通用接口的扫描仪,后台数据库支持最大2G容量数据,最大50万条记录数据.解决的关键问题在于探索适用于当前咨询干预流程的软件工作模式.该系统的扩展模块还可以为院系管理人员提供资料、档案的编辑与录入,提高资料的完整性.

2.本系统的突出特点介绍.该系统主要特点表现在以下七个方面：（1）应用了先进的MS管理架构,应用怎么写作器运行数据负荷较轻,安装智能,方便快捷.（2）管理平台中的人机交互界面友好,具人性化,简洁美观,易于使用者的操作和使用.（3）用了大量的LZX自定义扩展实体,数据更精准的展现给使用者,操作更直观.（4）软件中含较多用户设定,个性写作化性能强,支持多个交互习惯选择,从而贴合用户的操作习惯,大大提高办公自动化和人性化.（5）档案管理平台与多媒体接口良好,支持主流多媒体格式文件,对于多媒体文件的档案资料存储过程方便快捷.（6）与Microsoft excel表单文件数据兼容,从而实现与教育部测评软件的测试数据报表无缝对接,安全有效的提高办公自动化、办公自动化.（7）采用成熟的数字建模技术,能快速精准的将采集到的数据生成折线图、条形图等便于用于分析数据的数据模型.3.系统应用后取得的效果.我们创建的大学生心理档案系统经过通过多年的运用与修订完善后,于2012年四月面向四川省各大高校与职业院校及部分中学推广应用.通过一年多的实践应用与信息反馈,都取得了良好的效果和各个运用单位的好评.表明我们基于学生心理健康维护、促进学生健康发展的理念的正确性和软件运行性能的稳定性是值得肯定的.

四、关于系统的进一步研发及应用的展望

随着心理档案管理系统的应用研究和对未来管理工作要求的进一步提高,对于该心理档案系统进一步的研发与完善提出以下几点展望.

第一,继续完善系统的数据兼容能力,提高数据库的应用范围.当前的数据库的数据兼容还多表现在文本数据的录入,新生测评及心理咨询资料的录入及扫描文件的录入.随着系统的进一步完善与研发,能够把学生平时的心理测验、职业倾向测试、能力及性格分析等心理测量的相关数据内容直接导入到系统中进行数据整合与管理,这样不仅完善了学生心理档案的内容、提高数据的利用率而且节省了数据的导入工作量.

第二,尽力推广数据库的应用力度,实现局域的统一性.要想使一套档案管理系统得到极大的推广与应用,具有步调一致的统一性那几乎是不可能.但经过不断应用与推广,能够尽可能的统一,实现部分高校的联盟与统一还是有可能实现的.数据库的统一会给数据的联网与应用起到巨大的推动作用.

第三,随着系统的完善,争取早日实现系统管理的网络化管理.虽然心理档案管理有其保密原则,但如果数据仅仅掌握在几个管理人员手中,数据就很容易变成“死数据”,不能够起到应有的作用.数据库如果在得到推广的前提下,能够实现网络化.心理老师、辅导员、班主任等相关管理人员可以在保密协议的指导下,用相应账户调取学生的心理档案及心理成长资料,为促进学生的成长与发展工作提供有力参考.

西南交通大学四川省心理健康教育重点研究基地资助项目（XL JK JY1213B）