人事档案的管理

摘 要：随着市场经济的不断发展,档案管理工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升,这对档案管理工作提出了更高的要求.因此,作为档案管理人员,必须提高档案管理工作的科学水平和怎么写作中心工作的能力,逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化,为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源.

关 键 词 ：档案管理

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用.本文主要研究如何做好档案管理工作,目的是立足于人事部门管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势.

1.人事档案收集工作中存在的问题

1.1 档案管理工作的重要性淡化

很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无.一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,对档案管理工作重要性的认识力度不够.

1.2 流动人员对档案管理意识淡漠

流动人员对档案工作的重要意义和作用认识不足,随着社会不断发展对人才的学历学位要求的不断提高,流动人员外出进修、培训、工作、攻读学位、出国留学的机会不断增多.在此过程中,有的流动人员不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门予以存档,长时间存放在个人身边,久而久之,造成人事档案材料遗失或破损现象,影响了档性和完整性.

1.3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前,一般档案管理工作都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要.档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求.造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少；二是一些单位虽然购写了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到应有的作用.

1.4 缺乏制度化的管理流程,档案管理工作的不规范

主要体现在：一是档案收集不规范.在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确；二是档案整理不规范.在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍.三是档案利用不规范.档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还.此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用.

2.人事档案管理问题的创新

2.1 加强宣传、教育是做好档案工作的重要基础工作

只有通过广泛宣传活动,才能形成档案工作的社会共识,才能从根本上体现档案的价值.开展各种形式的档案法律法规宣传和教育,使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来,促使群众形成良好的档案意识,为各项工作政策的贯彻执行打好坚实的社会基础.与此同时,档案管理人员应树立正确的人生观、世界观、价值观,立志为档案工作贡献出自己的才华.加强档案管理人员业务知识培训,使档案管理人员认识到档案的重要性,档案管理的重要性.加强档案管理基础业务培训,努力培养档案管理人才.档案管理工作专业性很强,要求档案人员既要有高度的责任感,又要具有一定的档案管理专业水平,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能.因此,档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识,给大脑“充电”,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期档案管理工作.

2.2 加大宣传力度

定期对高校毕业学生及员工流动大的企业和单位定期宣传档案的重要性,主动把与群众切身利益相关的档案知识送到他们手中,及时协助已委托保管档案的人员日常业务,如职称、档案调动等等,使托管人员了解档案的作用,使他们在无形中接受档案,知道档案在日常的工作、生活中的重要作用,了解档案的重要价值,提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性.

2.3 掌握科学化、规范化、现代化的管理技能

在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是其必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此.现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题.相关部门应在现有人事档案管理软件的基础上,开发出适合流动人员人事档案管理的软件,以便对档案信息实行动态化管理.

2.4 建立、健全和完善档案工作制度是实现档案管理规范化的必要

措施

档案工作综合性强、涉及面广,为了保证档案管理工作的正常规范开展,必须建立健全的规章制度,对机构设置、管理体制、管理范围、收集归档、整理、鉴定、保管、借阅、利用等各项工作做出明确规定,以使档案在管理的全过程中达到规范化、制度化,为档案工作的开展提供重要的制度保证.随着政治经济体制改革的不断深入以及人事制度的改革,对考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来新的更高的要求.比如人才流动,档案未随着人员流动转移等,也给收集材料增大了难度.档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合,在收到从外单位调入的人员档案时,要认真清理、核实,发现有缺漏材料,要做到口勤、脚勤,及时与外单位联系追补和不断补充新的资料.另一方面,档案收集工作应变被动为主动.档案管理人员只有主动出击,把收集工作做得更细、更好,做到主动与各部门联系,收集各种相关材料,形成人事档案材料收集网,保证归档材料齐全完整.