基层档案部门信息化目标的选定

档案信息化建设作为新时期一项基础性业务工作,是全国档案事业重点推进的重要工作之一.在基层档案部门围绕国家宏观规划开展档案信息化建设实践过程中,感到最难把握的问题就是本部门具体信息化目标的设置与选定,常常表现出对信息化目标需求模糊,造成实施中未充分考虑部门地区差异,形成目标规划起点较高或过度依赖现代技术方法或建设过程中不分轻重缓急、多头并进等方面不足,在一定程度上影响了基层档案部门信息化进程.

一、影响基层档案部门信息化目标设立的基本因素

正确分析本单位档案信息化的基础条件,充分考虑到影响档案信息化建设的各项因素,是设立好信息化建设目标的重要前提.基层档案部门开展信息化建设过程,不仅贯穿于档案工作的收、管、用各个业务环节,同时也是一项需要大量人、财、物投入的庞大系统工程,其目标能否准确设立以及顺利完成,受制于多种因素,以高校档案部门信息化目标设定为例通常受四方面基本因素影响.

1．信息化环境因素.档案信息化发展环境是档案信息化建设的保障体系,在基层档案部门一般分为本单位信息化建设背景与档案信息化业务基础环境两部分.单位信息化建设背景在高校常指数字化校园建设情况,包括对数字化校园建设产生的电子文件及其归档后转化为数字化档案的归档过程控制情况,它决定着学校档案信息化的数据源和作为数字化校园公共基础设施构建的信息化数据传递网络建设情况,影响到档案信息的发布渠道及利用.而档案信息化业务基础则是指业务流程的简化、合理化和优化程度,是信息技术应用的基础,决定着信息化目标建设的大小.

2．标准规划因素.基层档案部门作为具体业务部门不可能自行制定档案信息化工作的相关规划与标准,必须在国家层面档案信息化建设的总体规划下和相应的档案信息化建设标准指导下,建立本单位的信息化目标,分步实施.目前高校设定档案信息化目标时,就必须依据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理暂行办法》、《高等学校档案工作规范》以及数字化校园建设规范等相应规划、规范因素,才能避免在信息化建设时出现各自为政,信息化低水平重复开发现象,从而确保信息化资源实现共享.

3．资金因素.档案信息化建设资金投入额度的大小直接决定着信息化具体目标完成规模.档案信息化目标实现需要设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套,需要投入大量的资金,而作为学校教学辅助直属单位的高校基层档案部门在开展档案信息化建设时的经费投入不可能作为学校经费重点保障对象,即使在数字化校园建设经费分配上也不能同教学、科研以及管理相提并论,档案部门同样不能像图书馆一样能获得像“211工程”中图书文献保障及数字化图书馆建设项目的专项经费立项支持,而只能依照学校每年批准专项建设经费额度情况设定相应建设目标及其可能完成进度.

4．人员因素.档案人员素质高低决定着档案信息化目标实现的好坏.档案信息化目标完成需要由具备有相当的档案专业知识和计算机信息处理、网络、外语等方面知识的人员来完成,最理想的是档案部门自己拥有一批知识全面、一专多能和具有开拓精神的复合型人才从事档案信息化工作.但是在现实中基层档案部门一般不乏高水平档案管理专家,而缺少现代化信息处理的复合型人才,同时在完成档案信息化目标时通常采取由信息化技术人员完成系统的构建后,档案部门完成档案信息化数据处理与使用的模式完成,即便是这样,档案人员素质同样决定着今后该信息化目标的进一步发展.

二、选定基层档案部门信息化建设目标的定位标准

基层档案部门必须是在国家总体战略目标、本单位信息化建设目标以及档案部门工作需求这三方面构成的框架内来确定本单位档案信息化具体目标.在实践中,我们确定了以学校档案信息资源建设为核心,以数字化信息管理为重点,在学校信息化建设领导小组及各部门的支持下,以校园网为基础,开展档案信息资源数据库建设,逐步通过校园网实现电子文件的管理,实现档案信息资源数据库化,向数字化校园的公共怎么写作体系提供充实的档案应用信息资源并作为信息化目标的定位标准.具体采用以下四条选定依据.

1．满足实际工作需要.根据本单位的实际情况,分出档案信息化建设目标的轻重缓急,将针对改进工作方法,提高工作效率和怎么写作水平有用的工作作为信息化目标所要考虑的首要环节加以设计和安排,解决实际问题,满足实际工作需要,这也是基层部门档案信息化建设基本目的.

2．符合现实与发展相结合要求.信息化建设是一项系统工程,涉及面广,投入大,建设周期较长,因此,在规划时既要考虑到微观,又要考虑到宏观,既要落实到自身的业务流程,又要考虑到软、硬件平台的技术现状与发展前景.把信息化建设目标纳入单位档案工作目标之中,做好统筹规划,分步实施,考虑近期、中期和远期三个阶段相结合的方式,使有限的人力、物力、财力在每一阶段的每个目标得到最大限度的发挥,有利于积累建设和应用管理经验,回避和化解设备、技术、人力等过早投入的风险.

3．符合标准化和专一性要求.选定信息化目标首先应考虑该目标是否有所需的成熟的技术标准,其次在遵循国家、专业标准的前提下,建立突出自身特色的信息化目标,做到具有专一性和精品性,发挥其特色作用,实现资源共享.

4．符合协作性基础条件.基层档案部门信息化资源建设主要内容就是做好数字化文件归档管理和馆藏档案数字化建设两方面工作以达到档案资源实现信息化的目的.数字化文件归档目标的实现依赖于形成部门密切配合,各级电子文件产生部门在数据标准、归档流程等方面的协作基础是决定该信息化目标能否实现的前提.

三、基层档案部门信息化具体目标的选定策略

档案信息化建设包括了档案信息资源有序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源开发利用和档案信息化人才队伍建设以及促进档案信息资源开发利用政策法规与标准制定等等十分广泛的内容.在实际操作中,墓层档案部门不可能全部都纳入其建设目标范围,必须正确分析影响本单位档案信息化目标有关因素,依照信息化目标选定标准,设立出适合现有档案工作基础的信息化目标.现阶段,高校选择范围应明确在学校馆藏档案管理和各类文件材料形成归档过程两方面,具体可选定如下目标：

1、设定建立以馆藏档案为主体的各类数字化档案数据库,作为档案信息化基础目标.可分三个步骤完成.第一步,建立馆藏档案目录数据库.通过著录标引,把馆藏档案案卷目录和卷内目录的分类号、馆代号、全宗号、档号、题名、责任者、形成时间、数量、主题词、提要等基本信息录入数据库,达到建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案目录数据库,实现传统手工案卷目录和卷内目录的计算机化.第二步,建立档案内容专题数据库.根据本单位馆藏特色以及怎么写作利用主要方向与重点,建立有特色及利用率高的专题档案内容信息数据库,是档案信息化基础目标的高级形式.根据高校教学科研为主的特点,专题内容信息化数据库可从以下几方面人手.(1)学籍档案专题数据库.根据网上招生录取数据,将每届学生的姓名、性别、出生年月等基本情况收进学籍库,同在校期间各种有关数据收录在一起,标明应相档号,形成学籍档案数据库,对鉴别学生、学位证的真伪,提供确切的证据,将起到积极作用.(2)学生成绩专题数据库.平时通过校园网教学管理系统从研究生院、教务处和继续教育学院数据库中收录各类学生成绩数据,待学生毕业时,汇总建立学生成绩库,按专业、班级、科目等把中英文名称对照录入计算机管理系统,建立完善的数据库,为毕业生求职、留学提供快捷方便的相关证明.(3)学位论文专题数据库.结合每年毕业生提交学位论文电子版机会,将纸质论文和电子论文数据库一并归档,并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文,建立齐全的学位论文信息化数据库.(4)成果专题数据库.通过数字校园科研管理系统,及时建立科研技术成果数据库,并把已归档成果档案通过键盘方式补录进数据库,形成完整的科研专题信息化数据库.(5)各类试题专题数据库.建立目标主要是把历年试卷按学科、专业、年代建立数据库,如果是数字化试卷,则可分类转入数据库即可,而纸质类试卷可用扫描方式形成图形或PDF格式,以附件形式录入数据库,挂在网上供学生下载使用.(6)电子课件数据库.把多媒体教学录像等通过数字化设备处理为计算机存储的电子文档,同时把各类精品课程的电子课件以附件形式存人档案管理数据库中,挂在网页供学生下载使用.第三步,建立馆藏档案全文原貌数据库.把学校馆藏中珍贵的党政档案、声像档案、实物档案以及人事档案等原件或实物,通过扫描或数码相机摄录等方式,把档案原件以图形方式存储在计算机中,并为其编制题名、责任者、关 键 词 等索引,建立相应索引数据,实现档案全文原貌管理,是档案信息化基础目标最高形式,为今后建立数字化档案馆提供数据源.

2．设定建立信息化档案管理系统,架构档案数字化的管理目标.围绕信息化基础目标,逐步建立易于使用、更新和扩充的档案基础信息技术管理体制和机制.根据各类具体数字化档案数据库,逐步建立相应档案动态管理体系,在档案馆内部建立档案网络化数据库管理系统,在馆外通过数字化校园建立与教学、科研和管理三大应用系统相连接的电子文件归档系统,实现接口统一,及时动态归档.

3．设定建立信息怎么写作网站,实现档案信息化怎么写作目标.建立档案信息化开放查询系统,通过数字化校园网基础硬件设施,实现网上链接,向单位及社会提供各类非保密档案信息利用怎么写作,实现基层档案部门信息化档案资源共享,更充分发挥档案的作用.