本站原创【摘 要】近年来,随着新疆大学对外宣传的不断深入和影响力的不断提高,来我校学习的外国留学生数量日益增多,国别范围也逐渐扩大.这使得我校留学生管理工作的强度与难度也不断增加,为了在扩大留学生规模的同时进一步完善留学生管理机制,我校开发了适应我校实际情况的来华留学生信息管理系统.文章通过对我校刚刚起步的来华留学生信息系统的现状、存在问题以及将来发展需求进行分析,初步探讨信息管理系统对于留学生管理工作的必要性与实际意义.
【关 键 词】留学生管理；信息管理系统；现状；发展需求
中图分类号：G64
随着我国综合国力的不断提升,汉语被越来越多的外国人掌握,为适应以科技和人才为核心的国际间竞争,各个高校的留学生教育管理模式也逐渐从传统管理转向新型的留学生管理模式,目前,在一些高校已经开始使用来华留学生管理信息系统,将留学生管理事务作为一个整体,开展各部门间的协同管理,尽量使留学生管理工作更好地融入学校整体学生教育管理体系当中.
新疆大学的留学生教育始于1985年,于2008年1月正式成立国际文化交流学院,留学生教育近年已从单一的非学历语言教育向本科教育和汉语国际教育硕士专业研究生教育发展,逐步形成了语言生、本科生和硕士研究生等多层次的办学模式,现有来自世界20多个国家和地区的约450多名在读留学生.其中80%的学生来自俄罗斯、中亚等周边国家和地区,留学生的数量和质量仍在不断增长增强,由于留学生管理工作的分支多,信息量大且变动频繁,若继续传统的留学生管理工作模式,业务相对复杂,工作主要以手工方式进行,需要耗费大量的人力、物力和财力,即使这样,也难以确保留学生管理工作达到很好的效果或提高管理水平.为提高办公速度和办事效率,我校建立一套合理科学的来华留学生信息系统,在一定程度上实现各个管理部门的协同合作,提高了留学生管理工作的现代化和自动化水平,减少了工作过程中的人为因素,一定程度上减少了人力、物力、财力.
目前,在我校来华留学生信息系统中,根据留学生管理工作的需要和系统的需要将系统数据库分为招生信息库、学生入校管理信息库以及用户角色权限库、文件信息库；系统功能模块根据留学生各管理科室分为招生管理模块、收费管理模块、学生管理模块和统计查询模块,从留学生报名缴费开始,进入入学日常管理,到最后留学生离校,形成基本固定的流程,该系统操作简单、大方、容易操作,即使不懂计算机的人员通过系统提示也可进行使用和管理.但该留学生信息系统仍处在探索过程中,在使用过程中总会出现各种问题,各个管理科室都是在一边学习一边总结经验,并向系统管理员提出整改意见,尽可能加快完善留学生管理工作的步伐.
我校现有来华留学生信息系统存在一些问题：1.系统功能单一,主要功能就是记录留学生基本信息.例如目前在招生环节中留学生基本信息如英文姓名、国籍、护照、性别、护照有效期、学生类别、学习期限、最高学历、202起始期限、202终止期限、现在汉语水平等没有经过完善也可保存,致使管理流程中的其他科室无法查询留学生的详细必要信息造成信息缺失,若再进行信息收集,重复劳动量大,工作效率降低.2.系统用户界面各模块交互性较差.例如在学生奖惩管理中出现的奖惩情况按类别：警告、严重警告、取消学籍应在下学期留学生再次报名登记时出现提醒功能；留学生在各科室完成报名流程的过程时,任何一个环节未完成都不能进行下一环节的登记.3.系统的通用性和扩展性不高,由于我校留学生目前仍然是以语言生为主,处于进修生多、学历生少,学历本科生多,高层次研究生少,汉语言生多、其他专业学生少,来自周边国家留学生多,其他国家学生少,所以在留学生管理过程中,语言进修生的流动性较大,信息变动频繁,需要各班主任的协助管理,随时更新留学生信息,并将考勤情况按时记录在信息系统上,才能避免留学生信息不全、滞后；进一步避免留学生的流失.4.系统整体工作效率不高,重复工作量大.由于系统还处于起步阶段,各科室功能模块没有完全细化,用户管理不够,造成在工作流程中衔接不畅,工作效率不高.5.留学生毕业离校后信息模块缺失,随着我校第一届本科留学生今年毕业,跟踪随访工作需要开始完善,这对我校留学生教育管理的改革和发展具有指导意义,从留学生入学至毕业,到毕业后经历,都应有完整的档案.6.系统安全性能较弱.系统管理员是需要具备一定计算机水平的留学生管理干部,在系统用户权限分配的过程中需要考虑系统整体的安全性和各模块的可操作性以及各模块之间的衔接,除此之外还需要有一定的安全技术支持.
来华留学生信息管理系统的进一步完善,实行有效的制度化、系统化管理,可以有效促进各管理科室的协调配合,避免科室之间的分工不明确,不和谐,责任推诿现象；在扩大宣传的同时,有计划有目的完善来华留学生信息管理系统的各个模块,增加人性化的活动怎么写作模块,向留学生提供高效务实的怎么写作,让留学生在日常生活中感受中国传统文化的魅力和学校的公平、细致、体贴,进一步避免留学生的流失；信息系统的加强,可帮助留学生管理人员更加了解留学生,也要求留学生管理人员通过对留学生全面信息的分析,时刻掌握留学生的动态,提高发现问题、分析问题和解决问题的能力.
来华留学生信息管理系统是留学生管理工作中的必要工具之一,同时也是一项科学的复杂的系统工程.科学合理的信息管理系统可以帮助我校立足自身特点,不断创新,促进留学生教育管理的新发展.