本站原创【摘 要】利用先进的计算机技术建立网络信息系统,能够实现档案资料的共享,为林业生态工程建设的决策提供信息保障,做到决策科学化.
【关 键 词】林业生态工程；档案管理；计算机网络；应用
林业作为国民经济和社会发展的一项重要公益事业和基础产业,承担着生态建设的重要任务,在国民经济发展中,做好林业工作,加快林业健康有序发展,是社会经济发展的基础保证.
当前,林业生态工程建设是我国整体环境建设的重要组成部分,而档案工作又是林业生态工程建设与质量管理中不可或缺的一项重要内容.应该说,提高林业档案工作的管理水平,最大限度开发档案信息资源,满足林业生态工程建设的需要,已成为林业档案管理人员的共识.
一、林业档案信息化建设的原则
1.开放和利用为中心.在档案信息资源中,除去关系国家安全及个人隐私的内容,大部分是可以开放和利用的.因此,在林业档案信息化建设中,特别是在相关软件的开发中,要围绕开放和利用来设计.
2.抓住重点、阶段性推进.林业档案信息化建设要经过起步、试运行、成熟、全面应用等发展阶段.现阶段,工作重点应放在林业档案信息的有序整理、林业档案信息数据库建设、林业档案信息网络建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才培养以及相关政策法规和标准的制定等方面.
3.以基础工作带动数据库建设.档案信息化特别是档案信息库的建立,要依靠基础工作才能实现.夯实基础工作,建立和完善数据库,这是林业档案信息化建设的核心内容.
二、目前我国林业生态工程档案工作发展的现状
林业生态工程档案是林业生态工程勘察、规划、育种、造林、抚育、保护及项目验收全过程的真实记录和客观反映.因受工程管理特点的影响,林业生态工程的档案实体呈现出典型的分散性管理状态.
1.工程档案实体管理的分散性
森林生长的地域性及工程实施的分散性,决定了作为工程真实记录和客观反映的档案材料不可能像一般土木建筑工程档案一样作为一个整体集中保管,而是处于一种分散管理的状态.一个林业生态工程项目的启动、运作及验收涉及诸多省、市、区及其属下的县、乡,档案材料也相应分散保管在项目所涉的省、市、区.
2.工程档案利用的成套性
森林生长的周期很长,少则几十年,多则上百年,就是近年来培育的速生丰产林至少也需要数年的时间才能成材.为了研究分析森林资源的演替及变化规律,进行有效的科学决策,制定科学的经营方针,编制生产方案,常常需要依据一个项目甚至几个项目中一个周期或几个周期完整、系统的档案材料.
由于生态工程项目的档案材料分散保管在项目所涉及的省、市、区的各级林业部门,利用者要想完整、系统地检索某一工程的档案材料就需要到工程所涉及的各个地区查找.
三、林业生态工程档案计算机网络化管理的应用
计算机网络技术的出现及在档案工作中的应用为林业生态工程管理中颈瓶问题的解决提供了可能,异地查询、共享工程档案信息资源已不再是梦想.将计算机网络技术运用于林业生态工程档案管理工作中,实际上是通过计算机网络的建立与运行,突破档案信息资源所有者的局限,原本孤立的档案信息因此构成网络而实现集成调用,让有限的资源为更多的用户所利用,使分散在不同地区、不同部门、不同单位的林业生态工程的档案信息如同存储在一个库里一样查用方便.
1.制定规划
林业生态工程档案网络化管理的实现是一个涉及面广,具有综合性、长期性、复杂性的系统工程,不是仅仅通过计算机网卡和电缆线将各地区、各部门、各单位的计算机连接起来就能实现的.因此,在此项工作运作之前,国家林业局主管部门须组织由档案管理人员、计算机管理人员及工程管理人员组成的专家调研小组对林业生态工程档案实体的管理状况进行调研,并依据（国家信息建设规划）、《林业2010年的远景目标规划）和《中国21世纪议程林业行动计划》等有关规划,制定（林业生态工程档案管理上网规划）及实施细则,用以指导工程档案计算机网络化管理工作的开展,避免因网络建设的盲目性而造成人力、物力和财力的浪费,力求用最小的投入取得最大的经济效益,使之沿着规范化、健康化的轨道发展.
在编制《林业生态工程档案管理上网规划》时要充分考虑以下几方面的问题；一是网络的接轨问题.档案信息能否最大限度地发挥作用取决于档案信息网络的覆盖面,因此,在制定上网规划时要有前瞻性和预见性,充分考虑工程档案网络与相应网络的接轨问题；二是依据（林业生态工程档案管理上网规划》确定近期目标和中长期目标,分阶段实施；三是在制定上网规划时要在硬件的配备、软件的开发、管理系统的分工与合作、人才的培训等方面提出要求.
2.开发网络应用软件及数据库系统
档案计算机管理网络化的实现,除了必要的硬件设备作保证外,还需要有一套功能齐备、操作简便、兼容性强的网络软件及科学适用的数据库系统,开发工作就显得尤为迫切.在进行软件的开发过程中,编程人员要与档案人员紧密配合,力求使开发出来的软件系统能最大限度地满足档案管理及档案开发利用的需要并具有最大限度的兼容性、安全性、扩展性和实用性,并做好软件开发后的后期怎么写作工作,使计算机网络软件产生较好的经济效益和社会效益,为计算机的应用提供良好的运行环境.
3.建立数据库
通过档案数据的采集和准备,将不同的信息变为可统一调配和使用的数据资源.如果只注意网络硬件建设和网络软件的开发,却忽视了丰富库藏,积累档案数据量,就难以真正发挥出网络技术的优越性,网络的实现就会成为一纸空谈.
4.培训人员
档案计算机管理网络化的实现,要求所配档案人员不仅要精通档案管理知识,而且要熟练掌握计算机等现代化管理设备的操作技能.因此,项目所涉及各省林业主管部门要根据（林业生态工程档案管理上网规划》,结合本地区项目档案工作管理的实际情况制定相应的培训计划,分期、分批地对档案人员进行培训,使档案工作人员逐步掌握这一现代化的信息处理工具,跟上时怎么发表展的步伐,满足林业生态工程档案计算机网络化管理的需要.
5.确定数据的使用范围
档案计算机网络化管理的实现可以最大限度地提高档案信息的利用率,但并不是意味着档案数据库中的任何数据可为任何利用者随意调用.由于各种原因,有些数据在一定阶段、一定范围内不能随意调用或公开,这就涉及到档案数据使用范围的确定问题.为此,国家林业局主管部门须会同项目管理部门共同研究、制定标准,确定档案数据的使用范围,然后通过技术处理手段在系统内对档案数据的使用范围加以限制,增加各种保护措施.