房地产企业管理类档案的管理

更新时间:2024-03-06 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:3120 浏览:7301

摘 要:鉴于房地产企业管理类档案的特殊性,一般的企业档案管理模式不适合房地产企业的特点,本文分析房地产企业管理类档案的范围和基本构成,总结了目前房地产企业在档案管理方面存在的普遍问题,重点从分类归档制度建设和规范化建设两个方面探讨了档案管理的要点.

关 键 词:房地产企业;档案管理;规范化管理

房地产档案形成于房地产管理活动,是房地产管理工作的真实记录和重要依据[1].档案管理作为房地产企业一向重要的管理工作,具有独特的凭证价值、参考利用价值与法律作用.房地产企业档案管理工作历来比较薄弱,而且关于档案的分类以及如何分卷也少有成套参考资料可以借鉴.档案真实的记录着房地产企业的管理经营活动和企业的发展史,而档案的管理有仅有效保护好企业的发展历史,而且可以怎么写作于企业的未来指导[2].然而,房地产企业的档案范围涉及较广,项目档案不成套,而且资料更改频繁(主要是设计图),造成档案材料收集归档难[3].因此,面对量的资料时时,如何管理好项目的档案材料,事关群众的基本生活,是关系国计民生的大事.

1房地产企业管理类档案的构成及其特点

房地产企业档案属于专业档案之一,是企业在生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的原始材料.房地产档案是房地产生产经营的必备基础资料,是一项重要的基础业务建设,也是企业管理水平的重要体现.

1.1房地产企业管理类档案的范围

一般意义讲,房地产档案是泛指以“房地产”作为基本特征的,与房地产有关的所有档案.房地产企业管理类档案是指,企业在生产,经营,管理过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,不包括、房地产开发项目工程设计图纸和竣工文件.


1、企业行政管理档案包括:企业在组建、发展过程中形成的行政资料,如工作计划、总结,公司的机构建立(含内设结构)变更,人事变动,合同管理以及编辑的出版物、编印的简报或期刊等.

2、企业经营管理类文件,主要指资产审计、法务、运营等部门形成归档资料.包括:企业的发展规划(包括中、长期发展规划)、方针目标管理以及相关制度和规范;公司资产管理,投资项目可行性报告;公司审计工作的文件材料以及商务合同正本及与合同有关的补充材料,有关的资信调查等文件材料.

3、项目管理类文件,主要指与从事项目开发有关的文件,如研发策划、前期配套、工程管理、营销策划、售后怎么写作等相关房地产项目负责机构生成的.

4,其他的,包括会计类档案和党群工作类档案文件等.

1.2房地产企业管理类档案的特点

房地产开发企业档案有其一般档案的共性,也有其特殊性.首先,从上述档案范围的概括不难发现,归档资料来源广、涉及的内容繁杂,不仅包括企业内部运营产生的文件,而且还包括工程项目与外界联系的相关政策性文件.其次,房地产企业档案专业性较强,它记载着房产信息归属和沿革,需要严谨的、规范的、技术性的专业要求,使房地产档案成为进行房地产档案管理的重要基础.再次,房地产档案涉及房屋开发管理使用的人和单位,还有与之相关的国家职能部门,作为所有权归属的凭证具有法律效力.这就要求,房地产档案按照严格的操作,各程序间的相互监督、制约,以保证其不容质疑的真实性地位.最后,房地产企业的经营与外界产生的关系是通过各类合同建立起来的,因此,房地产企业管理类档案以合同为主体构成.

2房地产开发企业管理类档案管理存在的问题

我国民营房地产企业的整体档案管理呈橄榄形状,水平不均衡.相对于其他企业而言,房地产企业有自身的个性,一般的企业档案管理模式不适合房地产企业.有研究表明,规模大的企业档案管理优于规模小的企业,效益好的企业好于效益差的企业,创立时间长的企业优于短的企业[4].

2.1文书档案收集不完整

档案材料不完整是房地产企业档案存在的普遍问题.主要表现在以下几个方面:(一)、行政管理类文件归档不完整,如重要的议会记录不完整,归案不及时造成遗漏,还有一些重要活动无相关记录视频或相片;(二)、房地产开发项目档案材料收集难,涉及部门和单位多,项目档案不成套.如立项审批文件往往由计划部门提出,环境评价报告以及验收报告由环保部门提出等.(三)、有的文件有正本而无底稿或有底稿而无正本,有些文件只有批复而无请示或有请示而无批复.

2.2缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看,大型的房地产企业一般都会成立了专门的档案室或部门,各类档案管理较好,收集得相对比较完整.然而,大多数房地产开发企业没有建立健全档案工作制度,档案管理无章可循.值得一提的是,档案人员没有认真落实“三参加”制度(即参加公司重要会议、活动,参加工程竣工验收,参加设备开箱).对于一些小型或刚成立时间不长的企业,对档案管理的重要性认识不到位,其档案管理由其他业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案材料五花八门.这类小型企业的档案管理人员专业素质较差,缺乏相关的业务知识,有的是半路出家临时安排,形成“兼而不管”或“管而不会”的恶性循环.另外,部门领导或经办人员对档案材料“过于重视”,或为了“保密”而不愿移交,这直接影响了文件材料收集归档工作的有效开展,而且归档意识不强,如部门人员调动时,对积存文件不办移交,以至造成材料的散失.

3解决房地产企业管理类档案管理问题的对策

3.1建立分类归档制度,保障档案完整性

分类归档是档案管理人员或领导依据事物的属性及其认识,对事物进行特定的区分、集中和归类.对房地产企业档案整理工作来说,可以按照档案文件的来源作为基本原则的,作为一个基本的档案分类结构.对于大多数企业来说,内部没有档案管理人员,多是行政人员兼管档案的管理,这类人员的流动性大,这需要档案分类具有较强的稳定性.这是保证企业档案管理人员变迁时,档案工作能够很快、顺利地传承下去.

企业在建立归档制度时,归档分类方法不宜随便更改,因为分类方法决定着归档文件整理、流水方式、编排和排架等基本保管状态,这也方便文件检索.如果分类方法改变了,牵一发动全身,扰乱了整个档案保存和查询,尤其对于大型的房地产企业,分类的不稳定会造成极其严重的后果.值得借鉴的是,对主要职能部门产生的档案归档可以作为一级分类进行收集,如人力行政部门产生的人事档案、行政管理档案,法务部门产生的法律文件,财务部门产生的财务档案.

3.2加强档案的规范化建设

加强档案的规范化管理,是提高企业档案管理工作的重要手段,也是衡量企业整体管理水平的重要指标.首先,我们应该以《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等法律规范,结合本房地产企业发展对档案工作的要求,制定企业自己的档案管理制度,明确档案管理方式和工作原则,明确分类方法与归档职责,规定档案收集、整理、保管、统计、利用要求等基本要求.另外,建立和完善包括立卷归档制度、保管制度、统计制度、保密制度、提供利用制度等的企业档案管理制度体系,并编印成册加以落实执行.可以明确表明,加强房地产企业档案的规范化管理,是企业发展的必然选择.

4结束语

房地产开发企业档案不仅在档案本身属性,凭证和参考方面具有重要作用,而且为企业入市决策、企业定位决策、企业定价决策提供基础依据和参考.鉴于房地产企业管理类档案的广泛性、复杂性,本文从房地产企业的特点入手分析了管理类档案管理的范围和基本构成,为档案的完整收集提供一个重要的参考.房地产企业有自身的个性,一般的企业档案管理模式不适合房地产企业,因此房地产企业档案工作不是一朝一夕的事情,需要统筹规划和全面落实.不仅需要企业职工的认真履职和支持,也离不开领导的重视和资金、技术的投入.