本站原创【摘 要】做好对工档案的管理对工程建筑的有效实施有着举足轻重的作用,对工程档案的开发、编研和管理利用的主体都是企业档案管理者,充分发挥档案管理者的潜力和水平,更加有效地做好工程档案管理,为建筑工程的有效实施发挥后备保障作用,为城市的建筑发展以及社会的进步起推动作用.工程档案是建筑工程走向文明,走向国际化的载体,是工程建筑历程的记录,我们广大工程档案管理者应该有信心也有决心做好工程档案管理工作,也是我们做好工程档案管理的社会和工作责任.
【关 键 词】工程档案；管理；建筑工程
近几年来,我国的建筑行业在市场竟争中面临严峻的考验,管理体制也同样需要进一步地改革和创新,建筑工程档案的管理也有了新的发展.我国的档案管理工作人员应借鉴西方发达国家的先进档案管理技术,来进一步完善我国仍处于改革转型期的档案管理制度,充分利用自己的在国际经济中强国的地位的优势,加强对我国档案管理工作人员的定期培训,以达到在建筑工程中档案管理工作的有效运用,实现社会主义现代代建设的发展,使工程档案管理工作与国际接轨,使工程档案管理更好地为我国的经济建设的发展做基础准备.
第一、做好档案管理工作,完善档案管理制度
工程建设类项目精确而又复杂,这项工作的顺利进行需要档案资料的有序管理,这样才能确保资料、图纸的精确、完善及规范.我国档案管理的有关条列规定,工程建筑单在项目建设期间,需要掌握建筑实际情况,不断完善、准确相关档案管理制度及措施.与此同时,分工要明确,切实保证在施工单位、检查单位、承包单位等各项工程建设项目的各项责任,以免在建筑工程中出现的问题无处寻责,并保证规范档案资料的收集、入档,促进档案、各项目之间的同步管理.在此过程中,最重要的是前期资料的准确和完整.一般情况下,建筑类工程项目建筑时间比较长,以至于建设期间对于档案的管理及形成也比较麻烦,为了减少这一问题对工程建设的影响,从项目建设开始,就需要制定专业人员,做好档案规整工作,确保各项任务的顺利进行,逐步建立并完善档案管理制度,形成一个系统化和网络化的档案管理体系.
第二、完善施工管理制度,加强档案材料的编制管理
在工程建筑档案管理当中,应该按档案管理规章制度对档案材料进行编制,这是工程建筑单位的基本标准.形成一个高质量的工程档案的材料,主要是取决于档案材料的编制过程.工程建筑单位必须要明确本身的档案管理责任,要不断对本单位档案工作人员的档案编制技术进行培训锻炼,提高建筑工程档案编制材料的水平.工程管理层要对工程建筑施工进行监督管理,定期要对档案材料的编制进行审查指导,达到施工单位对档案材料的要求标准,为下一期工程项目的顺利进行打下坚实的基础.为了能够使工程档案材料有计划地记入档案,便于上级领导的审查,明晰责任,就要把档案的管理工作划分到工程计划中去.目前,很多工程项目的实施都是利用投标的方式将工程项目承包出去,而好多承包企业又将工程项目再承包出去,在这样一种层层承包的背景下,工程档案的承包合同（包括编制材料的收集过程、工程项目的质量、积累和整理的过程等）就需要详细列入档案管理的内容中去,减少建筑工程进行当中的失误.
第三、利用高科技对建筑工程档案信息资源多样化管理
大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用.当前,美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟,近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术.档案管理工作者应该借鉴西方先进的档案管理方式,吸收先进的管理技术,将档案管理工作推向更高一个水平.国内外光盘使用比较广泛,很多国家都制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使建筑工程单位利用光盘库载体或光盘塔运用在档案管理中.近年来,很多水利、建筑工程单位已经对录像档案、纸质材料档案、照片档案开始制作成光盘运用多媒体进行网络化保存.提高各部门档案管理工作的协调能力,提高各部门的档案管理水平,方便各部门对档案利用,提高工作效率.按照档案的性质和类型,收集整理的部门的档案资料,内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类,编号采用其自然形成（特定）的编号.（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则,公司不应再另行规定.公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）.
第四、严格把好竣工验收档案资料质量关
使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用
工程竣工验收时,建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照建筑工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实、完备、及时,归档范围符合要求,认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文,把好竣工验收关,把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容,做到工程竣工验收与档案验收同步.移交合格工程档案的,由建设单位发给《建设工程档案合格证》.不按规定或不符合要求的,不发给《建设工程档案合格证》,建设单位不结清尾款,以确保下程建设档案的完整、准确、系统.
第五、及时做好传递和变更记录
在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等）,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效.确保档案的完整性和有效性,确保各部门获取及时,有效档案资料或信息.建筑物在,档案在,这是重点工程档案管理的原则,随着时间的推移,工程不可避免地要进行维修、改造.
第六、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度
随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展,建筑档案管理工作的特点也有了新的变化,从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要.综上所述,企业的档案管理部门要注重开发档案的经济效益,在怎么写作方法上要由单一的接待查阅转为同时以二次文献、三次文献的形式提供利用,并应积极、主动地向有关部门和决策人员介绍档案,引导他们充分利用档案,最大限度地发挥重点工程档案在建筑工程中的有效运用.