本站原创【摘 要】目前,我国的企业会计信息化档案管理的研究还处在一个局限于资料的保存和管理的操作层面上,对于如何深入理解会计档案管理的标准方面的探索一直没有进展.信息技术日新月异的发展速度使得传统的档案管理模式渐渐退出了历史舞台,怎样应用好电子档案,并使其在企业今后的会计信息管理中发挥作用成立了社会关注的重点问题.
【关 键 词】企业会计；档案管理；信息化；研究
在我国,计算机技术的飞速发展和广泛应用让信息化早已成为了企业的核心思想.如何正确运用信息化成为每个想要提高自身竞争实力的企业都必须思考的问题.会计信息化作为企业信息化的重要组成部分,由于会计信息化下的会计信息可以瞬间生成,这样不仅可以使企业的会计信息使用者能够快速、准确地获取最有效的信息怎么写作,了解企业经营和财务方面的最新动态,还可以对企业决策的产生一定的影响.会计档案信息化管理是我国企业,尤其是中小企业发展的必然要求,信息是会计核算的源头,只有保证其准确性、及时行,才能使企业做出正确的决策.会计信息化建设达到一定高度之后,企业的整体实力自然也会随之攀升.
1会计信息化档案的特点
1.1会计信息化档案的载体多样性
传统的会计档案指的是一些以采用纸质材料才记载的会计凭证、会计账簿以及会计报表等.它们是记录、反映企业一段时间内经济业务的重要资料和证据.但是这种纯手工的记载方式,不仅耗费人力、物力,同时也会产生一些不可避免的认为误差,造成会计信息的失真现象.企业会计信息实行电算化后制成的会计档案就很好地摆脱了传统会计记载模式存在的弊端,既保留了传统意义上的纸质会计档案,又将同样的信息记载存储在计算机硬盘中,这样可以避免信息的丢失,同时也便于信息需求者查阅.
1.2表现形式的特殊性
我们都知道,传统会计档案都是通过书面纸质记载和表现出来的,这样虽然不需要借助任何技术手段就可以直接查看,但是如果记载量稍大,就不利于信息需求者快速、准确地找到所需的信息记载.此外,这种记载方式占用的空间较大,信息包含量极其有限.截然不同的是,信息化会计档案需要借助计算机等科技手段方可使用,其信息科技记录量很大,占用空间很小,查询和处理也很方便、快捷.
1.3信息处理的便易性
由于信息化会计档案管理是在计算机上实行的信息数字化,这样在很大程度上提高了会计信息存储和处理的效率,通过技术手段对庞大的会计信息群进行科学地、分门别类的管理,是企业的信息管理更具科学性和合理性,这样做还可以确保企业会计信息的安全性,有效防止信息泄露.
1.4保管条件较高
会计信息化档案在享受了高科技带来的好处之外,也需要做出一定的“补偿”,信息化档案存储介质十分精密,这些电子数据往往会受到温度、湿度大等因素的影响而发生信息丢失情况,所以企业需要妥善保护好其存放环境,时刻关注存储介质的状态.
2会计信息化档案管理中出现的问题
2.1信息安全性问题
资源共享是互联网最大的优势之一,但是,这却给企业会计信息的处理、传递和使用带来了不小的安全隐患.一是软件漏洞带来的隐患,二是恶意攻击计算机所带来的威胁.会计信息化使得企业会计信息记载不再停留在传统的手工记账、查账的阶段,通过电子存储介质,会计信息资料可以随意查询可拷贝,从而带了企业会计信息的安全性问题.要知道,会计信息是企业财务状况最全面的反映,如果被不法分子获取将会带了预想不到的后果.确保信息化档案安全成为了当下最重要的问题.
2.2主观因素造成的安全隐患
内部控制工作的不完善.如一些单位内部控制不完善,没有严密的管理制度,使得会计信息化不能正常健康地运转.会计基础工作薄弱,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量,也达不到预期的效果.同时由于数据安全保密方面的制度不健全,导致我国会计信息化软件的数据安全保密性弱.有数据安全保密性的会计信息化软件很少,多数软件中,数据完全暴露在所有用户面前,容易造成数据的随意查询、修改和破坏.
对会计信息化的认识、理解不全面.很多企业片面地认为会计信息化就是使用财务软件进行简单的记账和处理,习惯性地认为会计电算化就是会计信息化档案管理,这样的认识误区降低了现代信息技术应用于会计工作的作用和意义.
3对策及实施
3.1确保安全性
确保会计信息安全的首要前提是完善管理制度,企业需要在审度相关法律、法规的基础上制定和完善本企业内部档案管理制度,实行分级管理,管理人员各司其职,对不同岗位赋予不同的权限,严格岗位责任制,加强相互监督和约束.
企业还需要建立内置系统级的安全策略.给计算机设置入网访问控制,访问是需要验证用户和口令,另外设置防护关口,譬如防火墙.对信息查看者做查看记录,定期检查存储介质的情况和防护软件的效果.对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施,即使数据丢失,没有特定软件解密仍不能读取数据,保证其不会泄密.对一些内部重要财务信息要与互联网断开,只接入财务系统内部局域网,这样可以有效防止信息泄露.
3.2建立数据安全系统
通过准则类法规对会计信息化进一步约束,使会计信息化工作走上规范化的道路.应注意数据库的加密技术,防范非法人员的入侵,设计增加在重要数据修改前的自动备份功能.严格机构和人员的管理与控制,严格系统操作环境管理和控制系统.操作环境包括两个方面：系统操作过程和系统的维护.操作过程控制主要通过制订一套完整且严格的操作规定来实现.操作规程应明确职责、操作程序和注意事项,并形成一套信息化系统文件.建立计算机机房管理制度,给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备,同时防止各种非法人员进人机房,保护会计运行程序和数据的安全.
结语：
我国会计电算化事业的蓬勃发展,会计业务的执行主体也相应地发生了改变,现代化会计档案管理工作也随之发生变化.计算机网络信息技术的快速发生推动着企业会计工作逐步走向信息化,企业财务人员也从传统的手工记账纸质凭证中解放出来,转而实现了会计档案管理的电子化、数字化.
企业在享受网络带来的便利性的同时也要注意防范风险,重视信息化的安全,才能使计算机技术在企业信息化档案管理中发挥越来越多的作用,才能确保企业安全、稳定地发展.
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