基于会计信息化环境的会计科目设置

【摘 要】文章通过对企业会计信息化环境的会计科目设置问题进行分析,提出企业基于会计信息化环境的会计科目设置改进方法,以期规范、科学、合理设置企业会计科目,优化完善企业会计信息化建设,提高企业会计核算与账务处理准确性,提高企业会计信息质量.

【关 键 词】信息化会计科目设置改进

2006年10月30日,财政部发布财会[2006]18号文《关于印发〈企业会计准则――应用指南〉的通知》,财会[2006]18号文的附录《会计科目和主要账务处理》,对我国资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类、损益类等六大类会计科目予以了规范,并对会计科目的主要账务处理进行了详细解释和规范.企业对会计科目的设置,依据财会[2006]18号文,在不违反会计准则相关规定的前提下,可以结合企业实际情况,进行会计科目的调整设置.会计信息化环境下,企业会计科目设置存在科目编码层级过长、科目创建维护统一性弱化、辅助核算项目维度复杂、合并报表层抵销数据查询统计不规范、成本费用及损益类科目设置冗余等诸多问题,企业会计科目设置是否规范、科学、合理,对企业会计信息化环境建设、会计核算与账务处理准确性、企业会计信息质量至关重要.

一、会计信息化环境的会计科目设置问题

(一)会计科目编码层级过长

企业会计信息编码体系按层级划分有一级科目、二级科目、科目等等,相应的会计科目编号也依据会计科目层级进行顺序顺延划分.例如,资产类“货币资金”为一级科目,二级科目依据币种（人民币、美元、港币、英镑、欧元、日元等）进行二级会计科目细分,相应的“货币资金”一级科目编号为1001,二级科目编号为100101、100102、100103等顺序顺延；费用类“管理费用”为一级科目,二级科目依据费用发生项目,如职工薪酬、办公费、差旅费、交通费、会议费等进行二级科目细分,二级科目中办公费等再进行邮电费、费、复印费、办公用品等科目细分,相应的会计科目编号依次顺延.资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类、损益类等六大类会计科目均按照会计科目编码层级进行详细划分,造成企业在信息化环境下,会计科目编码层级过长.

(二)会计科目创建维护的统一性弱化

企业会计科目维护分散于集团层、公司层两个层次,集团层一级科目、二级科目按照会计准则等相关规定,由集团创建后,各公司层的会计科目,依据各公司管理需求,进行及以下级次会计科目的创建与维护,以保证会计核算及会计科目体系的统一完整.会计信息化环境下,以会计科目编码层级方式创建维护会计科目,分散于集团层科目、公司层科目两个层次,会计科目体系的统一性相对较弱化.

(三)辅助核算项目维度设置过于复杂

企业为满足经营管理需要,通过会计科目设置众多复杂的辅助核算项目方式,实现企业经营与管理决策数据需求.会计科目设置的辅助核算项目包括：客商、存货分类、部门、人员、项目、流量项目、资金账户、在建工程项目、集团内外、来源、归属等.会计信息化环境下,企业会计管理软件基于B/S架构,由于用户访问的用户数及访问数据库的数据量庞大,会因辅助核算项目维度设置复杂而引发信息化系统运行速度变慢,影响运行效率和工作效率.

(四)合并报表层抵销数据查询统计不规范

在个别报表层面,企业内部往来、采购与销售、流等数据查询统计,通过查询相关会计科目辅助核算客商等方式予以实现,数据查询依赖于会计人员经验与操作规范性.在基础核算数据不准确、操作人员不熟悉而误操作等情况下,会造成企业个别报表层面查询内部往来、采购与销售、流等数据时不准确,发生遗漏数据等现象,进而导致企业在合并报表层面的抵销分录、抵销底稿出现抵销不净的情况,极大影响企业会计报表编制质量,影响企业会计信息质量.

(五)成本费用及损益类科目设置冗余

企业成本费用及损益类会计科目设置是按照生产成本、制造费用、销售费用、管理费用等会计科目进行详细划分.例如,职工薪酬、差旅费、办公费、水电费、交通费、折旧费等会计科目,既存在于销售费用会计科目中,又存在于管理费用会计科目中,会计科目设置较冗余,不利于进行准确会计核算管理,而且,财务人员的人工干预工作量大,对会计信息化环境下的报表自动生成的准确性有一定影响.

二、会计信息化环境的会计科目设置改进

在会计信息化环境下,企业需要进一步针对会计科目设置的问题,查找原因,以信息化手段加以改进,不断优化设计,建立企业规范、科学、合理的会计科目管理体系.

在会计信息化环境下,企业应根据财务、业务的核算及管理需求,对会计科目进行全面梳理,确定哪些会计科目需要继续使用,哪些会计科目需要增减,哪些会计科目不需要再使用,建立会计科目信息收集管理维护模板.对明细会计科目,采取替代方式体现.比如,其他应收款中离退休经费、水费、电费等明细会计科目,通过建立财务类供应商方式,满足会计核算及管理需求.会计科目编码不区分会计科目编码层级,所有会计科目编码为长度10位的平级会计科目编码,以会计科目编码中的编码段进行区分会计科目层级关系,进一步强化会计科目层级体系统一管理.

企业应充分了解会计科目统一规范设置的重要性,企业应建立会计科目维护管理制度,明确集团及公司层面会计科目编码维护专岗职责,从集团层会计科目及公司层会计科目两个层次双向管理.按照信息化规范流程,对会计科目进行集团统一维护管理.在会计信息化环境下,会计科目表层主数据由集团创建,并下发各科目的核算内容规范；公司代码层没有创建会计科目的权限,由各公司在集团会计科目表层主数据中引用,信息系统中所有公司层,均可引用集团层会计科目并维护为本公司会计科目.集团层面,新建会计科目表层主数据后,在集团范围内以邮件、网站等方式进行公示并征求意见,详细披露展示会计科目的编码、名称、核算内容和使用注意事项等内容.集团层面,应严格按照会计科目创建维护流程制度,执行会计科目创建后续检查和配置工作.（三）加强会计科目字段状态组功能

因辅助核算项目维度设置过于复杂,而引发信息化系统运行效率问题,在会计信息化环境下的会计科目设置上,应根据企业财务业务实际核算与管理需求,考虑个性化辅助核算维度需求,对会计科目设置的辅助核算维度项目进行全面梳理,确定哪些辅助核算项目继续保留使用,哪些不再使用.对辅助核算维度包含的客商、存货分类、部门、人员、项目、流量项目、资金账户、在建工程项目、集团内外、来源、归属等辅助核算维度进行精简处理.集团层通过转换实现方式的处理方法,在会计科目上增加“字段状态组”加以实现,改善系统运行效率问题.“字段状态组”由集团层维护管理,公司成员层维护代码层主数据时,加以选择使用.

在企业合并会计报表层面,为满足编制合并会计报表需要,需进行集团内部往来、内部采购销售、内部流量等抵销数据统计,并对应收应付、预收预付等往来会计科目进行往来重分类、对冲调整,工作量大且容易遗漏数据,出错概率极高,影响合并会计报表编报质量.在会计信息化环境下,通过会计科目表,对涉及内部交易的往来类科目、坏账准备、长期股权投资、短期借款、主营业务收入（成本）、其他业务收入（成本）、投资收益、财务费用、资产减值损失、成本费用类等会计科目进行集团内外拆分,通过贸易伙伴字段,对集团内所有发生的业务进行财务账务处理,指定对应的集团内往来单位,用于集团内部交易的明细管理及对账.期末,通过系统重分类程序,按照客户供应商对往来会计科目,自动进行重分类、对冲调整及外币处理.在会计信息化环境下,会计科目表中集团内外的科学合理设置,强化合并报表层面编报设计管理.

在会计信息化环境下,企业应对成本费用及损益类会计科目中,现行使用的共用类会计科目进行重新组织归类,进行会计科目的简化.对成本费用类会计科目用的职工薪酬、差旅费、办公费、水电费、交通费、折旧费等,不再按照生产成本、制造费用、销售费用、管理费用等进行会计科目的细分,而是按照成本费用的功能特征,作为共用会计科目,进行会计科目表的设置.在会计核算过程中,首先合理确定核算内容与需要使用的“功能范围”,在信息化系统中,通过“功能范围”来具体确定财务入账会计属性,由信息化系统通过从财务主数据推导的方式,自动过入至生产成本、制造费用、销售费用、管理费用等会计科目.在企业信息化环境下,共用类会计科目的设置,不仅大大减少财务人员人工干预的工作量,提高了工作效率,而且信息化系统依据简化的会计科目设置,准确生成期间费用表与利润表等报表,有效提升会计信息质量.

（作者为财务总监、会计师）