本站原创摘 要：该文基于笔者多年从事测绘档案管理的相关工作经验,以数字测绘背景下的测绘档案管理为研究对象,论文首先分析了测绘档案管理的特点,进而探讨了测绘档案管理中几种不同档案管理之间的差别,在此基础上,笔者提出了一系列新的测绘档案管理的思路,全文是笔者长期工作实践基础上的理论升华,相信对从事相关工作的同行能有所裨益.
关 键 词：测绘档案管理特点差异信息化
中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）02（a）-0229-02
测绘档案是指包括测绘管理档案、测绘成果资料档案、测绘科研档案、测绘基建档案,测绘仪器设备档案,测绘科技档案在内的测绘实践活动形成的全部档案,它是我国科学技术档案中独特的一大门类.其中的测绘成果资料档案,是指在测绘生产活动中形成的具有保存价值的各种观测记录、计算数据、摄影底片、照片、磁带、磁盘、成果、成图等实物和数据材料.测绘成果资料档案以其独特的形成过程、载体形式、利用价值等特点,表现出与其他档案的诸多不同.该文就测绘成果资料档案的特点和管理原则加以研究讨论.
1测绘成果资料档案的特点
测绘是测量和地图制图的总称,其专业特点十分明显,科技含量多,技术要求高,地理覆盖面广'成果要求精密准确,细致.测绘工作的性质决定了测绘成果资料档案除具有一般科技档案的属性外还有其自身的特点,其特点主要有以下几点.
1.1成果资料的地域性
测绘生产的工作对象是地球表面,它是通过先进的测绘设备、测绘手段和方法对地球形状大小、地理点位置、地物、地貌特征进行实地测量和编绘,形成的数字成果、影像成果、图形成果等.测绘生产是在一定地域范围内进行的,因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征.这是测绘成果资料档案的首要特征.无论是大地测量、航空摄影测量、工程测量、地籍测量、勘界测量以及地图编绘等都是在一定的地域范围内进行的,测绘生产形成的原始数据,计算处理资料,成果成图都集中地将这一特征充分表现出来.
1.2测绘数据的唯一性
测绘生产不同于一般工业生产,工业生产在产品设计后,进行的是批量生产,产出产品的属性完全一样.而测绘生产所得到的各种数据、信息、记录、影像、图形组成的测绘成果资料档案,无论它的载体形态如何,是纸质的还是磁带,磁盘,照片等不同载体,其所测绘的数据都是测绘生产的唯一产品,是国民经济建设不可缺少且无法替代的基础信息.
1.3地理信息的保密性
测绘成果资料档案精确地反映了地球表面地形情况,物理点的地理位置,其中包含多种要素,这些信息数据在国防建设、军事作战、外交等方面有极其重要的作用,属于国家保密的范畴,测绘成果资料档案绝大多数都有密级,加之由于历史原因,我国基本比例尺地形图的测绘与军队测绘系统采用了同一坐标系统,因而保密性极强.测绘成果资料档案的密级之高,保密范围之广,远胜于其他类型的科技档案,这给测绘成果资料档案的管理提出了更加严格的要求.
1.4档案载体的复杂性
由于测绘工作的专业种类繁多,测量手段和工序复杂,导致了所形成的测绘成果资料档案载体形式复杂,如：底片、像片、磁带、磁盘、印刷图、底图、原图版、各种图集、测量手簿、图历簿等,其次测绘生产有内业,外业之分,野外测量周期长,文件材料分散,地域范围广,更增加了测绘成果资料档案形成的复杂程度.测绘成果资料档案形成的复杂性对测绘成果资料档案的建设及管理增加了难度,提出了更高的要求.
1.5表现形式的多样性
由于测绘科技的不断进步和信息化进程的迅猛发展,测绘成果资料的形式呈现出越来越大的多样性.实物成果和数据信息并存,影像图与线划图同在,表册描述与文字说明互补.多种形式的成果资料给档案管理提出了新的要求.
2测绘成果资料档案的管理原则
从利用的角度出发,不论是测绘成果资料档案、还是测绘管理档案、测绘科技档案都是测绘文献信息的组成部分,只要有价值都可以加以利用而不必区分.但从管理角度,由于不同性质的事物,其形成的特点不同,怎么写作的视角不同,所以管理的原则也不同.为管理好测绘成果资料档案,个人认为应认真遵循以下几点原则：
2.1认真区别测绘成果资料档案与测绘管理档案
要管理好测绘成果资料档案必须认真区别测绘成果资料档案与测绘管理档案.如测绘成果资料档案和测绘管理档案的查找规律和整理要求有着明显的区别.区分测绘成果资料档案和测绘管理档案的主要标准是看它来源于何种性质的测绘实践活动,而不是看它所反映的知识内容是否相同,而实践活动领域不同的测绘文件、协议文件,从知识内容看是管理性质的,但当产生于某一具体测绘生产活动之中,这些文件与其他的测绘生产文件一起构成成套的档案,共同反映这一具体的测绘生产活动的过程,则应属于测绘成果资料档案.相反,相同内容的文件如形成于测绘专业主管部门的行政管理和生产计划管理活动之中,记述专业管理部门的管理活动情况应归入测绘管理档案.这一标准是我们进行测绘档案分类和使用《中国档案分类测绘业档案分类表》时判别某些具体档案文件归类的主要依据.
2.2认真区别测绘成果资料档案和测绘科技资料档案
在测绘档案资料管理中,由于测绘成果资料和测绘科技资料的保存价值,管理要求存在着明显的区别,必须将两者加以区分,划清两者的界限应注意下列问题：
测绘成果资料档案都通过复制向外提供利用.尽管对于利用者来说获取的是测绘科技资料,而在测绘资料档案馆里,因为测绘成果资料档案是测绘活动过程中形成的具有保存价值的历史记录,只要测绘成果资料档案的这种“历史记录”属性不变,它就不可能转化为测绘科技档案,而应按测绘成果资料档案来管理.相反一个单位搜集、交换而得来的测绘科技资料,一旦在测绘生产活动中采用,就成为记述和反映单位测绘生产活动的真实记录,其性质发生了变化,从测绘科技档案转化成为测绘成果资料档案了.2.3认真区分测绘成果资料档案的保密等级和期限
测绘成果资料档案的保密性和唯一性决定了这类档案的保密工作的特殊性.
（1）正确处理测绘成果资料的秘密等级：测绘成果资料与其他档案一样,分绝密、机密、秘密和非密四类.但它的保密广度却远大于其他档案,保密范围几乎覆盖所有成果资料.密级划分的难度和工作量可想而知.因此要引起档案馆领导的高度重视,投入足够的力量,在测绘成果资料接收、建档的同时,就要认真做好密级划分,严格区分秘密等级.
（2）正确处理保管期限和保密期限的关系：一般情况下,保管期限和保密期限是不同的,保密期限一般小于或等于保管期限.保管期限是根据档案内容的现实作用和历史作用,全面确定其保存价值,准确判定档案的保管期限.而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成危害来确定的.档案超过了保管期限,就失去了使用价值和保存价值,一般要造册销毁,自然也就不存在保密问题了.而档案超过了保密期限,就不对国家的安全构成威胁,经授权机关解密后,仍具有使用价值和保管价值.因此要处理好保管期限和保密期限之间的关系,使测绘成果资料物尽其用,在国民经济建设中发挥尽可能大的作用.
3数字测绘时代的测绘成果档案管理
在数字化测绘时代下必须要有更先进的管理技术和管理制度,使测绘成果这些宝贵的资料得到更安全和充分的利用.
3.1将纸质成果档案实现电子化管理
根据有关测绘资料管理要求,对纸质的基础测绘档案,采用扫描仪、数码照相机等设备将档案资料、测绘数据进行电子化处理,形成电子图片资料及电子文件,通过数据库技术、数据压缩技术等技术手段,按一定的标准、规范建立档案信息库.这是实现档案资料管理由纯手工管理、半手工半计算机化管理,向全面信息化管理转变的方便、可行途径.
3.2建立专门的测绘档案管理系统
为了满足数字化测绘时代的要求,一个完善的测绘档案管理系统要具备以下几点.
（1）完善的测绘档案目录的动态更新机制
档案资料进行分类、加工、整理,建立档案登记,编制档案编号和检索卡片,建立档案统计图表.其中包括航摄档案目录、地形图档案目录、各种比例尺DRG档案目录及其他综合目录.这些目录的整理,采用科学编目方法,方便测绘资料的检索、存取,做到有编号、有简介,使用户一目了然.
（2）便捷的档案查询方式
通过构建有序结构的分类多层次档案数据库,提供多字段的查询模式,及丰富灵活的检索手段,并能够利用最新的网络技术实现远程查询,保证使用者能够快速获取到所需要的档案资料.档案的查询管理直接影响档案资料的充分利用和扩散范围.档案资料的查询可考虑分为无权限、浏览、自由下载、编辑下载、审批下载等多种权限区分.一方面可以改变传统档案查询方式的低效率,提高流转速度,更好地发挥档案的价值；另一方面也可保证重要资料的安全性.
（3）流程化的管理体系
系统必须对测绘档案的管理完全实现电子化,对档案材料的形成、积累、整理、归档、保管、统计、销毁应实施全过程管理,包括：地形图底图修改程序、电子文档程序、底图调晒程序等,以电子流程管理代替以往繁杂的人工管理模式.建立一套规范化、信息化的档案管理体系,保证档案的科学维护.
（4）档案归档自动化
通过档案管理信息系统,应能完全实现档案资料的自动提取,所有归档过程均在网上进行,归档方便、快捷、严格.避免人为造成的不必要的主观错误,并且有效保证所建档案的一致性、有效性、完整性,保障档案归档的质量.
3.3建立销毁制度、避免长期积压
建立健全保密档案定期销毁制度,减少用户手中保密档案的库存数量,这也应该是保密管理的一项措施.用户手中一些测绘档案常常是为某一项工程专用,工程结束后基本不再使用,长期积压,现势性越来越小,再利用的价值很小.但却是泄密的隐患,因此必须建立合理的销毁制度,并采取有效的技术措施对外发档案定期销毁,使测绘档案不得超范围、超时限使用.