会计电算化内部控制

摘 要：企业实现了会计电算化后,会计数据的处理更高效、准确.为管理者提供高质量的会计信息和会计分析决策能力,给企业带巨大效益,同时也给企业内部控制提出了更严苛的要求.因此,加强会计电算化环境下的内部控制显示得更加重要.

关 键 词：会计电算化影响强化内部控制

中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（b）-0201-02

1我国电算化发展简况及会计电算化控制的概念

1.1电算化是会计发展史上的重大变革

以1983年为分水岭,以这以前是研究和准备阶段,以进行单项会计业务核算为主,缺少与之相匹配的工具软件和专业人员.1983年以后,随着计算机技术迅猛发展,会计电算化也得到了飞迅发展.在法律法规上来看,从《会计核算软件管理的几项规定（试行）》,到《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》等法规的颁布实施,为我国的会计电算化发展指出了规范的发展方向.目前,市场上出现了一系列的实用、高效的财务软件,信息的处理和分析日趋专业智能化.它既适应了会计工作发展的需求,也为企业带来了巨大的经济效益.因此其内部控制显得尤为重要.

1.2会计电算化内部控制的概念

会计电算化是建立在计算机理论和会计原理及成本与管理会计等理论基础上,对手工会计数据处理、收集、存储、传输以及报告方式进行重大变革后建立的新型的会计信息系统,在一定程度上对原有内部控制制度造成了冲击.会计电算化内部控制是指企业在电算化环境下及时发现并纠正各种错误、故障以及舞弊等现象而采取各种有效的措施,以确保系统的正常运行.分为总体控制和应用控制两部分.总体控制是指对计算机会计信息系统的组织、开发、引用等方面的控制.应用控制是对具体的应用系统的程序而设置的各种控制措施,包括输入控制、处理控制和输出控制三个方面.

2会计电算化对内部控制的影响

2.1控制对象变化的影响

手工会计系统内部控制着重通过凭证传递,规定各个工作点的任务,对所有工作点进行内部控制.会计电算化信息系统的数据处理显现出开放、共享、分散的特点,因此企业的内部控制不仅再局限于企业的内部,而且使财务管理从静态走向动态,加之远程通信技术的优势可实现了会计信息处理的实时控制.如,远程转账、资金调度等.使原来需要许多人完成的工作,现在可能只要一个人在某台终端机上就能完成.在电算化环境下,由于无纸化交易等处理模式的应用,经济业务被储存在磁性介质上,会计各项信息处理业务都靠计算机操作来完成.再者,由于会计电算化信息系统是一个复杂的系统工程,所以其内部控制还包含系统开发过程控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及数据输入、处理、输出的正确性控制等.所以导致内部会计控制的对象由人工控制向人机控制相结合转变.

2.2内部控制形式改变的影响

实现电算化后,计算机的应用提供了先进的控制技术,且电算化程度越高,程序化控制的要求就越多.原始数据的收集、审核、输入由会计人员操作,经济业务的记录和加工、报表的生成和查询、报表数据的勾稽关系检查等已移入计算机系统内部,由机器自动完成.在系统安全可靠,没有非法操作的情况下,是不可能出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的.这样,计算机控制取代了许多手工会计条件下的人工控制,克服人工控制的随意性,并且比单纯的人工控制更严格、更可靠.所以,手工条件下的一些控制措施就失去了意义.

2.3存储介质变化的影响

在手工会计核算中经济业务均记录于纸上,分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表,可以运用签盖章等控制措施,形成资料原件.这些原件如果被修改,很容易识别出修改的痕迹,具有直观性和可追溯性,是传统纸质原件的一大特点.在电算化条件下,数据和信息存储在磁性介质中,无法直观地看见.如果磁性介质上的数据被篡改,很难辨别所谓的原件.再者,由于数据高度集中,未经授权的人员可能不留痕迹地浏览,甚至复制、伪造、销毁所有数据文件.因此,在电算化环境下对数据和信息的保护变得更加重要.

通过以上简要分析看出,会计电算化使会计内部控制体系出现了一系列有利也有弊的变化.许多手工环境下行之有效的内部控制措施已不能满足新形势的要求.必须针对现在新的形势、新的环境,强化会计电算化环境下的内部控制制度.

3强化电算化内部控制的措施

3.1强化组织机构和人员控制

组织机构的设置是否合理有效直接影响企业的经营管理效率.会计电算化信息系统要按照不相容职务相分离的原则,通过岗位设置和权责划分建立相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性.严格执行相关的人事管理制度,关键岗位要实行定期轮换制.企业要创造良好的文化氛围,保证各个岗位人员权利和义务相适应,定期考核,奖优罚劣,激发员工的工作热情和积极性.

3.2强化内部审计的作用

内部审计是企业内部控制系统的重要组成部分,是内部会计监督的重要方法.电算化环境下,内部会计控制体系涉及到系统维护、程序操作、会计人员等方面,既要保证会计信息质量、系统安全,更要保证数据的准确和完整,及实施控制的有效性、效益性.因此,要提升内部会计审计人员的综合素质,在电算化系统开发过程中要有内部审计人员参加.定期对会计工作流程进行审计：检查电算化会计账务处理过程是否合规；凭证附件是否完整规范,电子数据与书面资料是否相符；不合要求或错误的账表是否及时更正或调整；磁性存储介质保存是否安全；能否预防非法修改历史数据等.针对各个环节进行有效控制,提高系统的安全性和可靠性.在审计方法上,可以结合传统审计方法,综合运用计算机外部审计法、计算机联网审计法等科学方法,发挥内部审计发现问题、分析问题和解决问题的作用.3.3强化系统操作管理制度

制定会计电算化系统操作管理制度,严格遵守会计业务处理流程.包括系统使用管理、上机操作规程、业务处理程序等.从制度上界定操作人员的工作职责和权限,以规范操作人员的行为,保证会计电算化系统安全可靠的运行,利于内部控制制度的执行.制定已输入计算机的原始凭证和记账凭证未经审核登入机内账簿的措施.制定防止机内数据被恶意篡改的措施.制定日常上机操作日志制度,记录每天的上机操作情况,预防重复操作、漏操作和误操作等现象的出现.

3.4强化数据输入、处理、和输出的控制

只有输入正确的会计数据,才能保证输出的会计信息的正确.要建立起完善的审核机制和安全有效的数字签名制度,特别要针对一些软件无法查出的错误进行认真的审核.保证数据的处理方法和过程都规范化,维护系统的准确性和稳定性,这样才能保证会计信息的质量.数据处理控制,是对计算机程序对数据处理的有效性和可靠性进行控制.系统要有确认数据经复核后才能入账的控制；及时发现或防止数据丢失、重复或出错的控制；对已入账的凭证,只提供留有修改痕迹的控制；拒绝更改机内已生成的报表数据的措施等.输出控制是指审查输出的数据是否完整、真实、准确,能否满足数据使用者的要求.输出的会计资料要按规定登记保管.有输出格式控制、打印输出控制和网络传输控制等.

3.5强化安全保密控制

程序的安全关系到系统的运行,数据的安全牵涉到财务信息的完整和保密.因此要做到程序和数据不丢失、不损毁、不泄露,不被非法入侵,会计软件要进行编译或加密处理.非系统维护人员不得接触源程序和加密文件,防止出现程序被破坏的可能.程序要做好备份,以备系统重安以及恢复数据恢复和重建的需要.制定具体的防病毒措施,采取形式多样的预防措施.如果确需使用公共软件或共享软件及所有来不明历的存储介质,必须经过病毒查杀后才能使用.定期对系统进行病毒检测,及时升级本系统的防病毒产品,加强软件自身的防病毒能力,充分发挥病毒防火墙的功能.重要的数据应加密存储或以的形式在网络中传输.

3.6强化文档资料管理的控制

档案资料是会计信息最原始、最可靠、最根本的凭据,会计档案保管工作是实施内部控制的重要方式之一.必须严格依据《会计档案管理办法》、《会计电算化管理办法》等制定电算化会计档案管理制度.严格岗位责任制,实行专人专岗.纸质会计档案,如会计凭证、账簿、财务报表等应根据《会计档案管理办法》的相关规定妥善保管.电子档案要使用优质光盘记录所有信息.按规定定期对档案进行检查和复制,做好数据维护工作.及时对本年档案归类整理,存档的光盘需由系统管理员、档案管理员和财务负责人签字确认.做好档案保密工作.电算化档案一般不得外借,如确因工作需要外借时,必须经过财务负责人批准,相关的借阅手续.借阅人不得对档案的数据和内容进行非法操作,归还时还要注意进行病毒查杀.更换电算化会计档案管理员时,要交结手续,编制交结清册,由财务负责人进行监交.电子档案室要选择干燥防水、防火、防盗、防磁的地方.室内可安装温控设备,保持通风透光,保持清洁.降低会计电子档案毁损和丢失的风险.

3.7强化专业人员的培养

电算化内部控制能否起到应有的作用,很大程度上取决于会计人员的质素.因此必须加强电算化综合型人才的培训,对会计人员增加计算机相关知识的培训,这样才能更好地进行电算化的操作和控制.对电算化软件的开发人员和系统维护人员进行必要会计知识培训.使软件的开发和编制更符合会计核算工作的实际.这样既可以缓解技术压力,降低咨询维护费用,又能充分发挥会计电算化内部控制的作用,推动会计电算化事业从核算型向管理型和智能型地转变.

综上所述,随着会计电算化技术的发展,要建立和完善更为科学的与之相适应的内部控制体系,既是建立现代企业制度的内部要求,也是提高企业竞争能力的重要手段.