礼貌策略在商务英语信函中的应用

摘 要：近些年来各种对礼貌策略和原则的研究把重点放在口头交际应用上.事实证明礼貌原则不仅适用于口语,对书面语的影响也很深远,尤其是对商务英语信函.商务英语信函与交际双方的利益密切相关,是在双方的互动下产生的,而且它的目的性也要求礼貌原则在其中进行调节以满足写信人的交际意图.

关 键 词：礼貌策略；商务英语信函；语用学；面子论

中图分类号：H315文献标识码：A

近些年来,语用学领域关于礼貌现象的研究引起了国内外学者的广泛关注.礼貌理论不仅广泛的应用于人们的日常生活和信息交换中,而且在商务英语中也有非常广泛的用途.此项研究在Brown和Levinson的礼貌理论的基础上,依据语言实现形式和相关语境因素等方面来系统地分析礼貌策略在各式商务英语信函中的应用,进而从语用学的角度为商务英语信函写作者提供一些建设性的意见和建议,帮助他们更好地应用礼貌原则,提高自己的语言和交际能力.

一、商务英语信函的特点

商务英语信函作为商业社会一种重要的交流形式在商务往来中扮演着重要的角色,它也被认为是现代商业社会的重要生命线.

商务英语信函的写作者是要把信件写给特殊的读者,因此目的十分明确.为了达到特定的写作目的,引起读者的注意力取得积极的回应,写作者应该以读者的需求和期望为出发点.所以商务英语信函最重要的要求就是：礼貌得体.

众所周知,有效的商务英语信函写作有一些原则来组织引导.专业术语里把他们称作七C.即：pleteness（完整）,conciseness（简明）,consideration（考虑）,concreteness（具体）,clearness（明白）,courtesy（礼貌）和correctness（正确）.这七个原则有助于在商业社会中实现成功的交际.其中,consideration（周到）和courtesy（礼貌）是关于礼貌在商务英语信函应用中最重要的因素.

商务英语有很强的目的性,因此在商务英语信函中怎样避免不礼貌言行的产生就成了重中之重.同时,商务英语信函在商业竞争中代表了公司的形象,因此,礼貌原则在商务英语写作中具有非常特殊的意义：建立、维持和巩固良好的社会关系.

二、礼貌策略在好消息商务英语信函中的应用

好消息商务英语信函是对读者有益的,根据Brown和Levinson的面子论,好消息商务英语信函通过表示认同或者提供一些多的选择来增强读者的正面面子或负面面子.Leech的礼貌原则也认为读者的利益应该最大化.因此,在好消息商务英语信函的书写过程中,为了达到礼貌的效果,作者首先应该尽快地把好消息表达出来.具体到写信的过程中,怎样组织书信的结构和书信的内容一样重要,因为内容和形式是不可分的.纵观商务英语信函的整体写作过程,单词的选择、句子的结构和其中涉及到的礼貌程度都将影响商务英语信函的效用性.而且,合适的单词和句子结构也会增强读者的正面面子或负面面子.这一章节将从词汇的选择、句子结构的安排等一些技巧方面来探讨怎样在好消息商务英语信函写作中遵守礼貌原则.

（一）具体形象词汇代替抽象词汇

当一个言语行为对读者有利的时候,它越是直接,从读者的角度来看越是礼貌.具体又形象的单词可以帮助读者在心目中建立一个多彩世界.既然这种想象对读者是有利的,它自然会增强读者的正面面子.正面面子通过这种方式得到了满足.例如：

①Congratulationsonyourpromotion.

②Congratulationsonyourbeingthemanagerofthepany.

这两句话的含义都是祝贺.但是通过比较发现,①在增强读者的面子方面显得太过笼统.尽管从整体来看①也是很礼貌的,但是promotion一词在增强读者的正面面子方面模糊一些.相反,②在语力的增强性方面是最具效力的.因为此句里的词汇都是非常直接而且具体的,所以它们在表达祝贺和赞美的时候显得更得体一些.根据Leech的赞誉准则,作者应对别人给予最多的赞扬,而给自己的赞美是最少的.而②正是通过这种方式增强读者的正面面子：作者让读者知道自己不仅被认可而且还有具体的职位晋升空间.

通常,具体的单词是可视化的,而且意义也很容易理解.由于信息的传递是对读者有利的,信息的呈现越是鲜明,越是容易得到好的结果和回应.

(二)使用主动语态

主动语态比被动语态能更快而且迅速地感受到句子所暗含的行为意义.比较来说,主动语态比被动语态更能让动词具有突出性.当传递的信息是有利于读者的时候,人们都倾向于使用主动式而非被动式.例如：

①I’mgladtoaccepttheinvitation.

②Yourinvitationisaccepted.

通过对比发现,要表达已经接受邀请这一好消息时,①句更突出一些,②句稍显冷漠.自然①句也就更礼貌一些.

(三)使用第二人称（you）称谓语

当书写商务英语信函时,写作者应该时刻在心中牢记读者的需求和读者对书信的回馈或者叫反应.商务英语信函的首要目的就是要寻求读者的正面回应.为了达到这一目的,商务英语信函的首要原则就是要为读者考虑.而实际使用第二人称（you）就是基于读者考虑的原则.强调第二人称（you）而不是第一人称（I）.以“你”（you）为中心的写作是成功的贸易往来的关键.这样的沟通交流方式使受众--读者感受到在他们和对方的书信和贸易往来中,最重要的是自己而不是对方.即使作者在信函中需要大量的提到自己,也应该给予读者足够的关注.

Leech的得体准则认为应当给予读者最大化的利益,关注读者的利益表明作者从读者的角度考虑问题.在这种状态下,读者的利益得到强化,需求得到满足.（四）使用简单句

当信息是对读者有利的时候,它应该以一种直接的方式展现出来.在句型上应取简单句而不是复杂句.这样的好处是不会有其他内容与主体竞争,吸引读者的注意力.

①Youarethewinnerofthepetition.

②Wewouldliketoinformyouthatyouhewontheprize.

例句①以一种直接和有力的方式向读者传递了好消息,最大化的满足读者的正面面子.相反,例句②尽管使用了复杂句,在效力上却大不如例句①.

三、礼貌策略在坏消息商务英语信函中的应用

众所周知,坏消息商务英语信函由于要威胁到读者的面子,因此相对而言,它们则需要更高程度的礼貌.只有将各种礼貌策略结合在一起使用才能消除面子威胁给读者带来的缺憾.

首先,整个信件的构成应该是以一种间接的方式为主导,也就是先解释再引出坏消息.语言上的间接使用是这类信函的首要特点.其他的礼貌策略一一列举如下：

使用具体词汇是在明确的表达信息,这样在坏消息商务英语信函的书写中会威胁到读者的正面面子.相反,抽象词汇很难被感知,所以负面意义不容易被表达出来.这样在坏消息商务英语信函书写中,抽象词汇的使用就代表了礼貌.例如：

①Youhenotpaidforover3months.

②Apaymenthasnotbeensentinover3months.

当pay这个动词被名词化payment以后,它的鲜活力和力度就没有那么强了,它通过显示对读者的尊重表达了礼貌.使用抽象词汇可以减弱被强调的感彩,有时,当信息需要传达的是负面信息的时候,为了维护正面的有好的氛围可以用抽象词汇来表达负面思想.抽象词汇还可以用来通知作者将来可能产生的结果,读者可以提前做好准备.

在坏消息商务英语信函中,被动语态的使用是为了避开直接的责备.它给出虽然少但是真实的信息,而且省略了动作的施动者.其实这种刻意的省略是出于礼貌的需要,在被动语态中,人处于一个非常模糊的地位,大家对事的关注度远远超过了人.使用被动语态可以减少信息对读者的冒犯,从而维护了读者的正面面子.

①Youfailtodeliverthegoodsintime.

②Thegoodshenotbeendeliveredintime.

很明显,例句②通过使用被动态避免了对读者直接的问责和对读者正面面子的冒犯和干涉,这样就显得礼貌一些.

虚拟语气可以用一种肯定而且礼貌的方式传达负面信息.莱考夫对情态动词在礼貌原则中扮演的角色也给予了高度评价.在一定的语境下,这些情态动词传递的是可能性、检测设性和准许性的意义,而且它们还可以削弱面子威胁.

(四)责任迁移

责任迁移这种礼貌策略使得坏消息商务英语信函的作者可以在书信中描绘的自己不必为信件内容担责.这些通常是通过使用代词“they”,“you”来实现的,如果实在无法避免,就使用代词“we”,把责任分散开来.

四、结论

此项研究为商务英语信函写作提供了相应的礼貌策略.在商务英语信函写作中,作者还应将文化因素考虑在内,尤其是在跨国公司中.但是在真实的写作中作者又不能想当然地将一些文化差异应用到写作中,文化差异应与礼貌原则相结合.希望此项研究能为商务英语信函写作者和从事这方面教学的师生提供一些帮助.