本站原创【内容提要】计算机技术的发展促进了数字档案的飞速产生,数字档案与传统的实体档案具有不同的信息资源,它的管理模式应有其自身的特点.本文从档案工作的实践中对数字档案的管理环节提出一些看法,希望引起更多的人对数字档案加以关注,共同探讨出适应于数字档案的管理办法.
【关 键 词】数字档案新时期管理方法
【作者单位】湖北大学档案馆.
【中图分类号】G270【文献标识码】A【文章编号】2095-5103（2013）03-0059-02
随着计算机技术的广泛应用和网络技术的快速发展,信息资源的存储、检索、远程利用也越来越普及,“数字档案馆”渐渐浮出水面.相对于传统的档案馆而言,数字档案馆不是一种真实的存在,但是作为一种虚拟的资源却是真实的,而且是能够有效地发挥作用的.
目前有些地方对数字档案馆的定义：“是一种建立在现代信息技术普遍应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行管理,通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统.”我们要正确认识数字档案馆：数字档案馆并不简单只是一个存放数字化档案的档案馆.
由于数字档案与传统档案是全然不同的,所以笔者认为目前数字档案的收集、鉴定、整理、利用、销毁等也与传统档案有很大区别,原有的手工检索的档案业务环节势必要进行调整,要将不适用于档案信息化建设的一些工作流程进行简化,加强档案信息化相关环节建设.
一、数字档案的收集
数字档案的收集是档案信息化建设的源头工作,所收集的数字档案的数量及质量是数字档案馆赖以生存的基础.随着办公手段的现代化和无纸化办公的推进,各部门产生的电子文件呈数量级的增加,因此,数字档案的收集工作显得非常重要,对收集的范围要做到丰富实用、质量优良、结构合理等.数字档案的收集方式不同于以往的实体档案,它可以通过网络存储转发等方式实现对电子文件的实时接收、存储,收集范围也可以适当扩大,不仅仅局限于以前实体档案的归档范围,对于归档范围以外有重要价值的档案信息也应该进行收集,即使不作为档案归档,也可以作为资料保存,为日后尽可能提供更多的怎么写作社会、满足各方面的需要奠定良好的基础.
二、移交归档的重要性
数字档案的归档分为物理归档和逻辑归档.传统档案部门之间的档案移交,多采用物理归档的方法,即将档案的原件直接归入档案馆保管,而数字档案馆的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求.数字档案馆归档分为物理归档和逻辑归档,而逻辑归档则是数字档案馆归档的重点.所谓逻辑归档,即依靠网络通信技术将应归档保存的档案（电子版本）发送至档案馆的归档过程.逻辑归档更加注重归档部门与档案馆之间的信息传送渠道的畅通和安全.在保证逻辑归档的档案能够及时准确的归档的同时,要保证档案在传输过程中的安全,以防被窃取和遗失.
三、数字档案的鉴定
目前,只有关于实体档案的鉴定管理办法,对数字档案的鉴定工作尚未深入展开,许多接收电子文件的档案机构基本上都是文件形成单位交什么就收什么.所以首先,有关部门要制定相应的数字档案的鉴定管理办法,鉴定内容包括与纸质文件对应的电子文件的鉴定、纸质文件归档范围以外的但有重要价值的电子文件的鉴定以及纸质档案数字化后的电子文件的鉴定等.鉴定工作内容也不仅仅是判断某份电子文件归档或不归档,保管期限是多久,还要涉及到数字化鉴定、知识产权鉴定、数字签名鉴定等.
四、数字档案整理
对于传统档案而言,档案整理工作是最重要,也是最主要的一个环节,工作量大,涉及到组卷、装订、编目等一系列工作,而对于数字档案而言,笔者认为这部分工作可以尽量简化.因为利用数字档案时与它们的存放位置是毫无关联的,它们不像实体档案那样禁锢在某一具体库房内,而是借助于计算机和网络技术,将实体档案信息从载体上抽取出来并在网络上传播,供用户在任意终端进行查询利用,所以,数字档案的整理可以借鉴教务管理系统,考试系统等类似的形式,比如试题库都是日积月累建立的,需要一份试卷时,根据考核目标、考核内容、难易程度等条件综合检索,自动生成一份试题；学生的成绩也是各任课教师在不同终端录入,查询成绩单时也是根据检索条件自动生成,试题库里的每条试题信息、成绩库里各门课的成绩信息彼此之间是独立的,本身没有先后次序、没有相互联系的.同样,数字档案整理是否也可以类似它们做到一次著录标引、多次输出呢?在著录时不硬性按实体档案目前的分类法进行人为组卷,不需要档号、类目号等,而是通过计算机技术进行虚拟“组卷”,实质是利用数据库技术在各份有联系的文件的目录或内容间建立关系,随时自动整序,互相参见指引,计算机可以对数字档案目录和内容从任何角度进行分类组合,尽情展现它们之间在来源、内容、时间等方面的联系.
五、数字档案的保管利用
如果数字档案的收集、鉴定、整理等工作能够顺利完成到位,那么检索利用工作就变得相当容易,可以从根本上改变目前档案馆“重藏轻用”的局面,变被动利用为主动利用,为领导或各部门工作主动提出决策,让数字档案信息的现实实用价值和历史参考价值得以充分实现.而数字档案的保管就不如实体档案那样简便,实体档案要注意防火防盗等,而数字档案的保护在此之外还要注意防磁防病毒等,另外数字档案存储的载体不同,寿命也不同,那些载体比如光盘、磁盘等寿命比较短,要记住定期转录、介质转换,同时,为了保证信息不丢失,至少要以不同的载体形式双重备份.
六、如何做到数字档案管理安全
传统档案馆只有在白天开放,而且纸制档案保存在监管严密的库房中,其安全性极易得到保证.而数字档案馆以网站为其怎么写作的平台,对外全天二十四小时怎么写作,而且信息资源库只需要用户名和就能够进入,其安全防卫系统很容易通过尖端的计算机技术得以攻破,因此,档案信息资源库的安全隐患很大.
实体档案的原件能够作为凭证作用主要是通过签署具名来保证的,数字档案的签署就需要通过数字签名和CA认证（CertificataAuthority,也称电子商务认证中心,是负责发放和管理数字证书的权威机构,并作为电子商务交易中受信任的第三方,承担公钥体系中公钥的合法性检验的责任.）来实现,核心技术就是体制.常用的认证方法大致是这样：发文方和收文方各自都有一对密钥,分别称作公开密钥（以下简称公钥）和私有密钥（以下简称私钥）,用其中任何一个密钥对原文加密都只能用另一个密钥解开,公钥是对外公开的,密钥只有自己才知道.所以一般都是发文方用收文方的公钥对发送的文件进行加密,而后再在网络进行传播,收文方收到后用自己的私钥解开密文即可.但是仅仅如此还不能证明文件是收文方发过来的,所以还需要发文方在发送密文的同时对原文进行一次hash算法（又称哈希函数,是一个数学方程式,它可用文本,如电子邮件信息等来生成称为信息摘 要的代码,该算法是不可逆的.）得到原文的摘 要,并用自己的私钥对该摘 要进行加密,收文方用发文方的公钥对收到的摘 要进行解密,然后对同时收到的密文也进行一次hash算法,如果得到的摘 要和收到的摘 要是一致的,则可以证明文件是发文方发的.至于彼此的公钥真检测性则是通过CA中心这个机构进行认证的.
以上是笔者对于数字档案管理的各个环节的一些初步想法,很多思想都还不成熟,也欠妥当,对于数字档案信息的长期存取、数字档案扫描过程中失真、数字档案馆的利用效率等各方面的问题没加以过多考虑.但是可以肯定的是数字档案馆不能够完全取代传统档案馆,而是在原有档案馆基础上建立的,它和传统档案馆是共生关系.它代表的是一种全新的基础设施和信息环境,是档案馆与社会交融,与国际接轨的新走向.在此,只是想起个抛砖引玉的作用,希望引起更多的人对日渐普及的数字档案加以关注,共同探讨出适应于数字档案的管理办法.
责任编辑：陈诚