本站原创【摘 要】随着国内人事制度改革工作的不断深入,人事档案的信息化管理之路也迅速展开,档案已不仅仅以单一的纸质形式存在,而将会以各种形式的电子文件形成信息化管理.文章通过对四航局人事档案信息化管理的现状和存在问题进行了分析,提出企业人事档案信息化管理的对策和实践方法.
【关 键 词】人事档案；信息化；管理
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)05-051-01
一、四航局档案管理的现状和存在问题
四航局目前的人事档案的管理模式是沿用计划经济时代的封闭式管理模式.在传统的干部人事档案管理模式中,人是单位的人,人事档案也为单位所有,一般不对外使用.这种档案管理模式主要适用于对本单位的人事档案管理,范围相对比较小,收集也是比较集中的,便于本单位的领导及时查看其人事档案,也有利于其档案的保密和保护.这种封闭式的管理模式尽管有其一定的优点,但随着社会主义市场经济的建立和发展,企业人事档案的传统模式逐渐暴露出许多局限.
二、构建四航局人事档案信息化管理系统
人事档案信息化建设是实现人事档案信息化的手段,是一个极其复杂的系统工程,只有充分提高这个手段的科学性、高效性和超前性,才能稳步实现预定目标.
(一)基础设施建设现代化
按照《中组部全国组织干部人事管理信息系统软件设计原则和规范》、《全国档案系统信息化建设实施纲要》和《广东省档案条例》的要求,四航局各单位要增加人事档案信息化建设的投入,加快人事档案信息基础设施的建设.基础设施是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,基础设施的核心是信息网络,它是实现档案信息传输、交换和资源共享的必然选择.人事档案管理部门要统一开发一套功能强大,格式统一的信息系统软件,以满足档案信息化建设的基本要求.
(二)建立完善的人事档案信息数据库
人事档案信息数据库中的数据必须规范,有关人事主管部门应会同档案业务主管部门制定有关标准和规范,并组织实施.否则,格式不一、标准各异的人事档案数据条目,是很难实现人力资源信息共享目标的,在数据项目设置上可以自行增加一些有本单位、本部门特点的项目.建立档案信息数据库是人事档案信息化管理方面十分重要的基础性工作,是人事档案信息化管理系统的核心,它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据,不仅能够重复使用,提高数据的利用率,而且能够消除重复的数据收集存储,减少数据的冗余,是一个结构比较合理,功能比较完善,可以共享的人才信息资源库,可随时为组织、人事部门的业务管理提供多功能、深层次的信息怎么写作.另外,还要注意信息数据库中数据的更新和收集工作,以保持数据库中数据的采集准确和更新动态信息.
(三)安全保密法规化
在利用互联网实现干部人事档案信息资源共享的过程中,一定要重视人事档案信息的安全保密问题.对人事档案信息要采取有效的安全保护措施,防止人为破坏和泄密.档案管理人员还要有一定的责任心,要熟知计算机知识,对数据库及时备份.根据现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等法规,结合四航局的实际情况尽快制定出计算机信息安全与保密方面的具体实施办法,如计算机人事信息档案的安全与保密制度、计算机人事信息档案的安全保密防护办法,真正做到有法可依,有章可循.
三、形成全局范围干部档案网络化管理
传统的档案查阅必须到档案保管现场,虽然有一些索引查阅工具,但查阅全率和查阅准率非常低,而且耗时费力,这导致了社会对档案认知程度比较低.信息技术为档案的利用与怎么写作提供了一个新的平台,完全改变了传统的档案利用方式.计算机网络技术为档案信息能超越时间、空间、机构等提供了便利.在档案信息管理系统实现检索功能,向利用者提供内容丰富、形式多样的档案信息,使档案怎么写作工作中的时间与空间概念发生了巨大变化.现代信息技术为档案信息资源共享提供了条件.
在完成人事档案信息数据库的基本资料收集后,则需录入相应的开发软件,形成一个管理系统.随着现代科学技术的发展,各类人事档案管理系统的职能越来越庞杂.为了进行各种决策,对所需要的信息的质量要求也越来越高、分类越来越精细、管理越来越科学.为了适应全局业务部门对人事档案管理管理需要,需要对档案进行精确的管理和查阅,还需要与原有的数据信息型人事管理系统进行对接,充分利用数据信息型信息管理系统的方便性、易统计性和人事档案管理系统的原始依据性、可靠性综合对某些人员的信息进行鉴别、整理和分析,为组织工作提供快捷、精确的信息.为了实现系统安全性和保密性,应该对访问系统的人员进行精确划分和权限设定.
四、提高四航局档案管理工作人员素质和水平
提高人事档案工作人员的整体素质,建设一支高水平的干部人事档案工作者队伍,是人事档案工作改革的基础.工作人员的素质直接影响人事档案工作水平,必须从以下几个方面入手：
首先,人事档案工作人员要具备较好的政治素质和良好的保密意识.要坚持四项基本原则,努力学习和贯彻党的路线、方针、政策,不断提高思想认识和政治水平.其次,要具有过硬的业务素质.人事档案工作者要热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务知识,努力提高业务水平和工作能力.第三,要有较高的计算机操作水平.现代化是人事档案工作的发展趋势,人事档案工作者要想适应岗位要求,必须学会运用计算机贮存、加工、传递档案信息,应用多媒体技术、网络技术等一系列现代化管理手段开发人事档案信息,为全局提供科学、全面、及时的档案信息怎么写作.第四,要熟悉家底,对所管人事档案的内容了如指掌,如数家珍.人事档案工作者既要熟悉本单位人员的整体概况,如人员结构、年龄结构、知识结构等情况,也要了解个体的素质特长、历史背景及现实表现,能及时、有效地为本单位提供人力资源怎么写作,使人事档案部门真正成为“开发人才的参谋部”.第五,要通过培训等方式培养出一支过硬的档案信息化建设队伍.总体上讲,应立足于实际需要,有计划、分阶段、分层次地进行重点培训.