本站原创我们国家目前正全面致力于电子政务和电子商务发展,已经取得了一定的成果,但目前电子政务和电子商务对其中形成的电子文件的最后归宿没有太多的关注,已经对电子政务和电子商务的发展形成了阻力.
对于档案馆来说,应该抓住机遇,以主动的工作态度去采集应归档电子文件,而不是坐等电子政务和电子商务解决了电子文件的最后流向问题后被动的接收.因为各级国家档案馆的信息的主要来源是各级政府机关,所以建设数字档案馆当前的首要任务应该是解决好电子政务所形成的电子文件的归档问题.
电子政务与电子文件采集
电子政务主要由政府内部的办公自动化系统（ＯＡ）、政府部门之间的资源共享协作系统（Ｇ２Ｇ）、政府部门与社会公众（包括企业和个人）的网上互动交流平台（Ｇ２Ｂ,Ｇ２Ｃ）构成,其中办公自动化系统是其核心组成部分.
在办公自动化系统发展的初期,人们对电子文件的最终归宿没有太多的考虑,使得电子文件的归档管理比较混乱,造成大量有价值的电子文件流失,而已经归档的电子文件因为整理和鉴定的不规范,形成了大量的电子垃圾.随着信息技术和档案管理理论的不断发展,人们对电子文件管理的意识也逐步加强,并提出了文档一体化管理的概念,不再强调文件和档案之间的区别,这一做法符合档案最新的理论“文件连续体理论”,即文件演化为档案的过程是一个连续的过程.根据该理论,文件或档案管理者可以在文件连续运动的任何阶段对文件进行管理,以达到其各自的、协调一致的目的.按照文件的生命周期理论,电子文件的最后归宿是数字档案馆.
电子政务管理中对文件的处理更加强调其现行性和使用方便,而档案处理更强调其原始性、完整性.电子政务系统为提高效率,并不适合长期保存已经完毕的电子文件,而档案管理系统关注的是归档文件长期保存、整理、利用等.所以,档案管理者必须适时的采集电子政务的有关电子文件及其相关的背景信息和元数据,保证电子文件真实、完整的归档.
归档电子文件的采集跨越两个系统,是两者的有机组成部分和有机衔接.他们之间的关系可以用下图表示.
数字档案馆系统是对电子政务系统的一个完善,使其结构更加完整,信息流最终有所归宿.
电子政务中电子文件的采集过程
为了确保所形成的电子文件不丢失,为了确保电子文件的完整性,为了确保电子文件是可存取、可利用和可理解的,必须及时对所形成的电子文件进行收集积累.
电子文件分类有多种形式.按记录电子文件的载体划分有：软盘文件、硬盘文件、光盘文件、磁带文件等.按电子文件的形态划分有：文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等.按电子文件的功能划分有：草稿性电子文件,即用计算机系统起草,但不作为正式文件使用；辅助性电子文件,即用计算机系统起草,又作为正式文件使用,但不作为正式文件保存、归档；正式性电子文件,用计算机系统起草、使用,并可和相应的纸质文件一道保存、归档；无纸办公系统所形成的电子文件,作为正式文件使用、保存、归档,并无相应的纸质文件.
电子文件收集积累的范围,一般按照国家有关文件收集积累范围执行.但为了保证收集积累的电子文件可存取、可利用和可理解,其收集积累的具体内容就远比纸质文件多.草稿性电子文件,由于不具备正式文件的功能,一般处于自生自灭状态,可以不收集积累.但在两种情况下应收集积累：一是有重要的修改过程和内容,确有保存价值的信息应收集积累,否则一旦被覆盖了就难以恢复；二是用户有远距离传递和自动全文检索要求的应收集积累,否则还要进行纸质文件数字化的重复劳动.辅助性电子文件,在我国已广泛使用,但在一些单位,已经使用过的辅助性电子文件处于无人管理状态.有保存价值的辅助性电子文件,应及时收集积累,并与相应的纸质等正式文件建立对应的标识关系,否则一旦被覆盖了再恢复就有一定的难度和工作量.正式性电子文件,特别是无纸办公系统所形成的电子文件,除应及时收集积累外,还要有严格的安全保护措施.电子文件的读取、还原,离不开其生成的软硬件环境、背景信息和元数据等.所以电子文件的收集积累必须包括这些内容,这是与纸质文件收集积累的根本区别所在.对于不同类型的电子文件,由于各自的功能作用不同,载体和记录信息的标准、压缩算法等不同,应分别制定各自的收集积累范围,采取措施保证其原始性、完整性.
电子文件的收集积累,首先是要集积累经过审批的“最终版本”的电子文件.怎样才能保证是经过审批的“最终版本”的电子文件?必须从电子文件设计阶段就开始进行监督.电子文件的收集积累是贯穿于电子文件生成、的整个过程,而且还要了解和掌握电子文件形成规律和过程,因此它是一项按有关规定和标准进行的经常性工作.收集积累并有效地管理电子文件不仅能保证电子文件的原始性、真实性,而且还为将来维护电子档案的系统性、完整性创造了条件.同时也防止存储有电子文件的载体在个人手中的丢失、损毁,从而保护了电子文件的安全.电子文件的收集积累应视为电子文件责任者一项重要内容,要指定专人负责,其整个过程应在档案馆或档案工作者指导监督下进行.档案馆对电子文件的生成、流转不应做干预,而是起到一种“旁站”监督的作用.在办公自动化系统中,可以建立文件的生命周期表,电子文件处理中心与具体的文档管理人员可以利用文件生命周期表跟踪控制文件的处理状态.其次是要求在通用的软硬件环境下形成的电子文件,对软硬件条件和相关参数等要有明确记载,在特殊的软硬件环境下形成的电子文件,对软硬条件及相关参数等要进行收集.在收集积累过程中,对电子文件要进行登记,以防遗漏,便于查找.还要逐一进行备份,特殊情况下可制成纸质拷贝件或缩微品,以防计算机系统发生意外故障使电子文件无法读取而造成不可挽回的损失.
电子文件不同于纸质文件,一般要求在电子文件形成或任务完成后及时进行收集积累.对于多年才能完成的任务或项目,对它所形成的电子文件要进行连续的或分阶段的收集积累,以防工作进行到后期其前期的电子文件丢失.电子文件的收集积累,应在档案馆指导下,先制定收集积累的方案,然后按步骤进行,有条不紊地开展收集积累工作.计算机网络系统一般有自动记录功能,可用来记录电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等,自动进行收集积累.用载体存储脱机传递的方式,要按规定进行登记、签署,更改要填更改单,按更改审批手续进行并备份,以防出现差错.应建立电子文件的收集积累数据库,或在电子文件数据库中对应在收集积累范围内的电子文件记上收集积累标识符.电子文件的收集积累,应由形成部门负责和集中管理,不得由个人分散保管.
对于能够深入其过程的形成电子文件的信息系统,档案馆应该在电子文件形成之时,收集、整理该电子文件相关的背景信息和元数据信息,对电子文件的整个流转和过程进行记录,保证电子文件的真实性、原始性,不被篡改,并保证电子文件的完整性.
１、电子文件真实性、原始性保证
文档一体化管理系统可以从信息技术上和流程上保证文件的真实性和原始性.由于电子文件具有内容与载体的可分离性,使得电子文件自身的原始性和真实性无法证明,为了保证文件本身的真实性,必须采用ＣＡ认证技术和电子签章技术,保证文件本身没有被篡改；同时,文档一体化管理,电子文件必须通过办公自动化中的惟一渠道流到档案馆,从流程上保证电子文件没有离开过系统,保证文件的真实性；建立文件生命周期表,采集完整的背景信息,以旁证电子文件的真实性和原始性.
２、文件生命周期表的建立
确立系统中电子文件的元数据表.文件在不同流转环节,产生不同的背景信息,通过后台采集背景信息,由计算机自动或辅助实现全部元数据的著录,建立完整的文件生命周期表.文件完毕,文档人员根据生命周期表判断文件的真实性、原始性.电子文件处理中心根据文件的生命周期表鉴定文件的完整性、真实性.档案管理系统从ＯＡ接收电子文件的同时,接收其相关的元数据和背景信息.ＯＡ元数据和背景信息并不是全部项目都接收,而是接收对将来档案管理有效的信息.
３、电子文件完整性
对于归档电子文件,其完整性也必须保证.从档案管理学来说,档案不仅仅指文件正文本身,还包括文件的相关背景信息和元数据.通过文档一体化管理,自动采集文件的背景信息,系统辅助生成文件的相关元数据,保证电子文件归档的完整性.
电子文件的自然联系,比如,都是与某一事件相关的文件,其间存在着一定的关联.通过文档一体化管理,在文件生成时,建立文件间的自然联系,并根据不同的工作职能确定文件的类目.
电子文件的背景信息和元数据在传统的档案管理和传统的自动化管理系统中是互相割裂的,在文档一体化系统中,两者很好地组成一个有机整体,使得文件在将来利用时更加一目了然.
从外界采集和接收各种形式的电子文件主要有两种渠道：一是网络在线移交接收,二是介质移交接收,即将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆（室）,也称卸载式移交接收（离线）.档案馆信息系统完全支持这两种档案采集方式,把已经经过数字化处理的现存档案以及电子档案整合到相应的档案信息数据库中,从而适应了各种各样的档案采集形式.
（作者单位：天津开发区档案馆３００４５０）