本站原创摘 要：在高速公路建设过程中,因为建设各方对档案管理重视程度不够、制度不健全、档案管理人员素质不高等,导致档案管理存在迟、乱、检测等不规范现象,对工程质量和管理不能有效的反映,也给以后的使用带来隐患.本文从工程监理的角度,简析高速公路建设施工过程中的档案管理.
关 键 词 ：高速公路；工程监理；档案管理
引言
高速公路工程建设档案是项目实施全过程的真实记录和客观反映.高速公路工程档案是高速公路工程质量管理的一个重要方面,是公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证.搞好工程档案资料的整理、归档工作,对高速公路的项目使用、养护、改建、扩建工作提供准确、真实、可靠的依据.鉴于现阶段我国的工程监理主要是在施工阶段,这里主要对施工过程中的档案管理和竣工档案的整理做一简要的分析.
公路工程监理的档案管理主要包括两个方面的内容：监理单位自身的档案管理和对施工单位工程档案的管理工作.但是监理单位在自身的档案管理过程中存在一些问题（也是工程建设各方同时存在的问题）,主要是一下两个方面：一是对档案管理的重视程度不够,二是档案管理不够专业.
1.强调抓工程实体质量而忽视工程档案管理
对高速公路工程而言,建筑物本身是一个看得见、摸得着、实实在在的东西,是一个“硬件”,大家的目光都聚集到那里,不仅工程参建各方一致努力,而且领导也在关心,社会各界也在关注,而工程资料只是一个“软件”,往往容易被忽视.所以在建设过程中,更多的精力都放到了前者上,抓进度,抓质量,抓关键目标的实现.经常是等到面临验收了,才开始想到资料问题,于是抽调人员,加班加点进行突击.由于先天不足,靠后天的弥补难以达到满意的效果.
在施工过程中,监理单位做为参建的一方,也是更注重质量、费用、进度的控制,而容易忽略档案是三大目标实现过程的载体,也是三大目标的组成部分.
2.资料管理制度不健全
质量管理体系对工程档案资料管理重视不够,虽然建立了一些档案资料管理方面的制度,但一般都不够健全,难以保证资料整编工作的有效开展,对工程档案资料的编制要求不明晰,缺乏有效控制档案文件质量的具体措施.监理单位在管理过程中更注重要求施工单位建立质量安全等保障体系和措施,而没有将档案管理也提升到要领导负责、系统管理的高度.
3.平常的资料管理不规范
工程实施过程中,在档案管理方面虽然花费了一定的人力、物力,做了一定的工作.但主要是围绕工程的实施,侧重于满足日常工作的需要,并未将其与最后的整编归档有机结合起来,造成在资料的管理上深度不够,规范程度较低.监理工程师对于施工单位报检的技术资料,只要符合规范及质量要求,签认后由施工单位取回基本上就不再过问.至于施工单位是否按照档案管理相关的规定进行整理、归档,没有进行行之有效的管理.
4.人员流动性强,项目档案形成质量较差
由于工程项目建设周期长、人员变动较频繁,对资料的保管与移交没有专门制度,人员变动时资料交接手续不到位,往往造成资料的遗失,最后只有写“回忆录”.而且不同人员对文件资料质量认识有差异,对建档及其管理工作的重视程度也有所不同,使得项目档案不同程度地存在一些问题,如档案格式混乱、不统一、不规范的问题等,这些都给档案整理和管理带来困难,致使整个项目档案管理质量下降.
以上问题也是施工单位档案管理工作中存在的主要问题,只要监理单位解决好以上问题,同时要求施工单位也遵照实行,就能做好档案管理工作.针对以上问题,要做好档案管理工作,无非是做好两个方面的工作,人员培训和制度建设.
4.1 人的因素包括重视程度、技术能力等 由于对国家档案法和公路工程档案管理相关规定宣传学习不到位,造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素质偏低.施工现场监理工程师,有专业技术而施工管理水平差,对现场签证工作把关不严,很多监理工程师在工序检查中,只要质量合格了就可以进行下一道工序,而没有及时的将检查结果记录在案.许多施工单位的内业资料则是由现场的作业层完成,但其作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,就造成了施工过程中产生的工程原始文件不规范、质量不高；虽然部分单位也配备了一些专门的档案管理人员从事工程档案的管理,这些人员具有较好的档案管理的专业知识,但缺乏工程建设方面的专业知识,基本不懂工程技术.
加强人员业务培训,促进项目档案管理提高档案人员的业务素质是做好档案管理工作的前提.在工程建设的开工阶段,就应有计划、有措施、分期分批对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识进行培训,详细介绍工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求,学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及本项目对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求.使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知掌握档案业务和工程质量标准,明确项目档案的管理分工职责,主动参与项目档案的管理控制,在实践中锻炼,提高自身的业务素质和专业技能,加强对项目档案管理监督、指导,了解和掌握项目档案管理各阶段的真实情况,取得档案管理第一手资料,使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求,提高施工管理工作水平,杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现.确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量.
4.2 加强制度建设,规范档案管理 对档案资料的管理最主要的就是要及时、真实、准确、规范、清晰.要做到以上几点,首先要做好技术资料的预立卷工作.在项目准备阶段,在做好工程分部分项划分的同时,就要做好技术资料的预立卷工作.在施工过程中产生的技术资料就可以分门别类的进行存放,清晰明了,做到完成一道工序就归档一道工序的资料.对于往来文件也要做好收发登记和签字工作,按不同单位、不同性质分别存放,以便于查阅.
加强过程控制.坚持施工与档案资料同步发展,抓档案质量的关键阶段应当在档案形成过程,而非事后.公路工程档案是公路建设中各个环节的真实记录,是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源.工程档案管理应与工程建设同步,在工程建设过程中进行过程管理,建立健全的项目档案,严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档,杜绝工程结束后“补资料”的不当行为发生.真实是归档文件的生命,是高速公路工程竣工验收的关键,也是检验工程建设质量的基点.只有真实、完整的施工资料,才能为工程质量评定与质量查询提供简洁有效的信息.既可充分发挥文件效能,反映工程全貌,又可为以后的公路改造、维修、扩建提供基本依据.
对于档案实行分别收集、专人管理的二级管理制度.谁负责现场管理,则谁就负责资料收集,收集完成后及时交由专人管理,同时做好移交记录.调阅时做好登记,避免人多手杂,造成资料遗失.收集人对资料的真实性、准确性负责,管理人对资料的完整性负责.
5.结束语
监理单位在做好自身档案管理的基础上,也要求施工单位按以上要求做好档案的管理工作.并不定期的进行档案资料专项检查,同时把档案管理工作和计量工作挂钩,对于资料不全、不规范的工程部位不予认可计量,以此保证档案管理工作的顺利实施.