本站原创摘 要：会计档案是会计系统的产物在时间维度上的积累,不仅能完整的呈现出企业组织发展的历史画面,而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据.该文将从对会计档案管理现状的分析入手,着重介绍了企业会计档案管理的作用、意义,并着重介绍了会计档案资源的建设.
关 键 词 ：企业；会计档案；档案管理
会计信息系统档案是指企业因生产经营活动所引发的交易行为经过会计处理形成的各种会计凭证、会计帐册以及会计报告等专业资料.它是企业经营活动的历史纪录,也是企业审计人员和税务机关进行业务查核和企业进行决策的重要依据.由于会计信息电脑化的结果会计信息档案的内容及结构也相应扩大其主要结构包括：
1.以纸质存档的会计凭证会计帐册和会计报表.
2.储存在电脑磁性介面软盘硬盘及光盘的会计数据.
3.会计软件的有关档案资料,主要可分为用户说明书及系统说明书,它们是系统维护不可缺少的资料.
4.其他软件资料会计资料字典及会计资料编号
一、会计档案管理的主要作用
(一)保证会计工作正常运行
只有对会计信息档案进行有效管理,会计工作才能连续不断地进行,才能进行不同时期企业财务状况的比较,保持完整的审计轨迹,防止舞弊从而使会计工作按规定运作.
(二)保证会计信息的安全保存
只有对会计信息档案进行有效的管理,会计信息系统输出的信息才能安全完整地保存.日后要使用以前的交易资料时才可顺利的得到避免寻找资料花费时间.
(三)有利于会计信息系统维护只有在良好的会计信息
档案管理下会计系统维护才能得心应手,会计信息档案管理要保管各种会计系统开发资料和备份会计资料,系统发生问题时电脑维护人员可依照档案文件和备份文件使会计信息系统恢复运作.
二、会计档案管理的主要工作内容
(一)会计档案管理的权责
明确规定会计档案管理员的各项权责,并定期或不定期检查会计档案管理员是否确实执行应尽的工作.会计档案管理人员不能兼任其他会计工作以防止舞弊欺诈行为的发生.
(二)会计档案存档手续
会计档案要经过相关主管人员核签后才能存档,没有相关批准手续不得存档.
(三)会计档案保密规定
会计档案管理要依照资料的机密程度设定不同的保管制度以防止资料被复制、伪造、非法出版、变更、蓄意毁灭帐册、非法备份磁盘等种种行为.同时要完善保护措施和各种应变措施.
(四)会计档案安全管理规定
会计档案备份应贴上标签加以收存而且注意存放地点要安全,要防火防潮.
(五)会计档案分类管理
会计档案按照重要性分别归档,尤其机密性资料要有妥善的保管办法.
(六)会计档案外借规定
所有会计档案均按机密性类别分成不同的等级加以保存,依照职务等级的不同借阅档案资料.越级借阅会计档案要经过相关人员的授权批准.
（七）会计档案保存期限及销毁规定
按照会计档案保存及销毁的有关执行规定.
三、会计档案信息资源建设
(一)会计档案的收集与整理
一般认为经济信息通过会计信息系统形成了以货币形式表达的会计信息,它们以凭证、账簿、报表、经济文件等为载体,通过会计材料归档制度的执行完成会计档案的收集.传统观念认为,会计档案是本单位会计信息系统产生的结果的延续,而对于从外部获取的会计信息资料在当时使用后便弃置不管了,或是在有些情形下需要从外部会计档案信息怎么写作中心获取会计档案信息时,传统的会计档案收集工作就显得捉襟见肘了.因此,会计档案的收集也应包括这部分会计信息资料形成的档案.
会计档案的整理是会计档案信息有序化工作的开端,按会计档案立卷模式的不同可以以下三种思路对会计档案进行整理：
1.年度--形式--保管期限.即首先案年度将会计档案分类,然后以凭证、账簿、报表、重要的经济合同、会议记录、外部会计资料等类别划分,最后按规定的保管期限再分别整理.这种思路适用于只有一个会计类型的单位,其优点是简便易行,便于查找利用.
2.年度--保管期限--组织机构--形式.这种思路适用于拥有多个分支核算单位的组织,它能清楚的反映会计档按形成的部门,体现了会计档案的完整性.
3.年度--会计类型--形式.如果某企业组织采取多角化经营,存在不同的会计核算类型,选用这种思路则比较恰当,它能反映不同性质会计活动的内在联系,体现了会计档案的系统性.
(二)会计档案的组织
会计档案信息的组织方法主要有目录组织法、档案索引法、文摘法与综述法.档案文摘是以提供档案内容梗概为目的,不加评论和解释,简明确切记述档案重要内容的短文.档案目录和索引揭示档案的内容和形式特征,其作用是提供检索线索,而档案文摘是对档案信息内容的浓缩,具体功能如下：
1.信息报道功能
2.检索功能.主要是通过文摘的著录事项,如原文出处、标题、责任者来实现的.
3.信息传播功能.文摘的简明性有利于提高档案的利用率和信息的开发和利用.
档案综述与档案文摘有很大的区别,档案文摘是对某一份档案信息内容的浓缩,通过著录事项查找原文,而档案综述是对一定范围的众多档案资料进行分析、研究、综合加工编写而成的系统资料,它可以全面介绍某一专题、某一机构的档案信息,是大量档案信息的集合体.
会计档案文摘一般由下列要素组成：①目的：档案的主题范围,要达到的目的、对象等；②事由：所要解决的问题,采用的方法、手段等；③结论：观察、研究的结果、数据,今后的课题、启发、建议、预测等；④其他由情报价值的信息.
会计档案综述是对会计档案的深加工,它牵涉的档案范围广,利用价值高,具有与一般检索工具和会计档案文摘不同的特点：①会计档案综述提供的是经过加工组织了的会计档案信息；②会计档案综述并非档案信息的浓缩,而是对一定范围内众多会计档案材料进行分析、研究、综合加工编写而成的系统材料,它可以介绍某一专题、某一机构的会计档案信息,是大量信息的集合.③会计档案综述改变了会计档案的原始面貌,但也只是客观、忠实的记述会计档案的内容,不能发表个人观点.