本站原创地名工作是个系统工程,地名档案是国家档案的重要组成部分,也是最大的资料库和信息中心.地名档案是在实际工作中形成的、具有保存价值的,按照一定的制度和方式归纳、集中、保管起来的各种和地名有关的信息资料,它真实地记录了地名工作的整个过程.改革开放以来,地名档案管理无论在设施上、设备上、人员上都发生巨大的变化,现代化高科技的管理和多媒体网络化的使用是大势所趋,也是经济建设高速发展的必然结果.地名档案管理是高素质人才和先进的设备、手段完美结合的具体体现,它在相当程度上提高了地名档案的管理效率、使用价值、运行速率,满足了社会政治生活、经济建设、文化发展对于地名档案信息的需求.
一、地名档案工作的一般特性
1.固有的专门性
地名档案因属性的特殊,它不是由常见式公文、信函、文本等格式材料构成,资料来源大部分出自地名普查、历史积累、实际更新的结果.其存在形式多是文字、图片和照片,形成地名的记录链条,最大特点是内容单一,只此一家,绝无旁类.所以,在专门性之中,地名档案的专业性非常明显,特点非常鲜明.同时,专门性的另一特点就是专指性,根据地名的历史变迁和环境演变为个体地名建档,是独立的、延续的,不可割裂和混淆,只能是这一个,而不是其他.
2.独特的区域历史性
地名材料的获取离不开历史形成的区域,材料的搜集、整理、追溯也只能在地名所指的、特定的空间里进行,这就是地名的区域性.随着时间的推移,地名也会因社会的发展、经济的进步、客观环境的变化不断地发生变动,有时新地名代替老地名的现象会频繁出现.所以,地名档案的内容就要随着其变动而更新.这样,既可以保持地名历史的过去存在时,又可以客观地反映现实存在的现状,这就形成了地名档案其历史连续性的特征.
3.广泛的社会性
地名档案之所以重要,因为它集中反映了社会存在的方位和语言,这就是社会性的属性.地名本身具有相当丰富的信息量,记录了最原始的社会风貌和后来的变迁,如果没有地名档案的系统管理,社会便会产生方位和称谓的混乱,给社会生活带来困扰.由此看来,其广泛的社会性可见一斑.
二、地名档案管理现代化的实现途径
1.地名档案的收集和建档要与程序建设为前提,紧密结合地名调查工作
这就要求工作人员在收集过程中,要随地名的变化最大限度地扩展地名所属的外延范围以及实物种类,注意原始物品和史料的搜集,注重细节,避免因小失大.同时,尽量保持所有文件和资料的详实和丰富,避免在某一时期出现断裂,连续不断地充实和丰富馆藏文件和信息资料.
在归档工作中,要注意原始资料的积累、鉴别和管理.一是尽可能多的收集与地名相关的素材,量的积累会加厚选择基础,避免遗漏和错误；二是鉴别,在所有材料中,只有通过严谨的分析鉴别才能分出重要的、客观的、有联系的几类,予以确定,根据需要进行取舍,确定保管期限,保证馆藏资料的完整和质量；三是管理,这是地名工作的重要环节,也是最终成效的检验.要严格按照地名档案归档制度执行和操作,既要做到齐全、完整、丰富,又要全而不滥,多而不杂；四是对珍贵的、具有相当价值的、带有文物性质文字、图片、照片、实物要重点保护和使用.
地名档案的整理也是不可或缺的方面,在鉴定工作完成后,要按照相关的原则和制度对档案进行整理,达到分类合理、编目清晰、排列规范、使用便捷的目的,起到为社会怎么写作,为经济建设怎么写作的作用.
2.以完善硬件为重点,促进管理技术条件的现代化
档案管理日新月异,传统的地名档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,必须不断推进档案管理现代化进程,才能跟上飞速发展的形势.档案室设备在不断地更新换代,密集架、防磁柜、微机、复印机、录像机、扫描仪等屡见不鲜,数字化、网络化、全覆盖紧锣密鼓渐成趋势.转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理.电子计算机技术已把地名档案的登记、检索、使用自动化了,而利用互联网通信技术快速实现地名档案信息的传递和交流,使地名这一资源的开发利用走上了快车道,从时间上赢得了效率,从空间上缩短了距离.现代化光学技术的运用,使地名档案脱离原始的形态实现微缩化,释放了部分的人力资源,节省了大量的存放空间.
3.以队伍建设为保障,促进地名档案工作者素质现代化
现代化设备的大量运用在一定程度上降低了管理人员的工作强度,同时,档案信息量的不断增加和存放方式的改变也对管理人员的素质要求更高了.档案现代化管理需要先进的技术和设备,说到底还是看管理团队的科学技术水平,主要还是人的问题.
其一、档案工作者要具备先进的管理理念,掌握现代化管理手段,熟练地完成档案信息的编制和整理,使之更适合网络的传输和使用,更好地为政府和社会怎么写作.
其二、档案工作者在保证档案资料完整无缺,保管规范,使用顺畅的前提下,要掌握地名工作的全过程.在编制和研究的过程中,从收集的源头着手,用睿智的眼光去发现有潜在价值的资料,通过分析、研讨、加工来挖掘档案的深层次信息,开发和提升档案的利用价值,满足越来越多地对于地名资源的需求,为社会各界怎么写作.
其三、新形势下,对于档案工作者要求是多方面、全方位的,不但具有传统的档案管理经验、良好的怎么写作技能和熟练的操作技术,而且还需较好的文化修养、文字书写等专业知识.同时对于其综合分析能力、概括组织信息能力也有相当的要求.档案工作者还要熟悉民政领域的法律文件和民政专业知识,才能保证工作的顺利进行.所以,档案工作者不仅仅是保管员,而是文理兼备的全才.
（作者单位：河北省地名区划档案资料馆）