“三化”理念下的高校学生档案过程管理

【摘 要】高校学生档案管理是毕业生就业工作重要的组成部分,学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益.在严峻的就业形势下,各用人单位对学生档案完备性要求越来越高.高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,对学生的就业有着重要的作用.因此,学生档案管理工作是高校的重要基础工作之一.本人以所分管面上工作——宿迁学院五系学生档案管理为着手点,从四个角度对学生档案管理创新进行阐述.首先,提出了高校学生档案的创新思路,强调档案的阶段性过程管理.其次,阐述了高校学生档案管理创新的举措,注重将基础的工作规范化、精细化、动态化.再次,真实记录了档案管理创新实际的效果.最后,从四个层面来看档案创新推广的价值所在.

【关 键 词】“三化”理念；学生档案；过程管理

高校学生档案是向用人单位全面推荐和介绍毕业生情况.目前学生档案材料包含的内容主要有：毕业生登记表、入团入党材料、体检表、学生成绩表、各种奖励材料、处分材料、综合测评表等.它是以纸张作为档案的载体,具有实体性、原始性和唯一性等特点,是一种宝贵的信息资源,有利于用人单位对学生进行客观、真实而全面的了解.档案是人事档案部门对当事人进行转正、定级、职称评定、计算工龄等问题时的重要依据.每个人在职业生涯中会遇到职称评定、工龄计算、工作更换等情况,由于近几年毕业生工作流动性较大,人事档案部门只能依据档案的记载情况进行相关核算,另外,在养老保险、出国深造手续和考研、考公务员时,也要用到档案.

一、高校学生档案管理的创新思路

档案管理看似一个程式化刻板的工作,其管理却应该是一个不断动态更新的过程.本人的创新思路便是将刻板的工作动态化,全过程、分阶段的对档案进行超前的、过程的、追踪的管理.具体分以下三个阶段：

（一）档案超前管理阶段.以“三化”理念为指导,强化学生档案管理基础性工作.面对当前的就业形势,高校的档案管理工作必须具有超前性,考虑到档案材料在大学生就业中所起的特殊作用,改变过去毕业生离校后再集中整理归档的管理方法,从学生进校起就做好建档工作,杜绝因临时突击行为,造成错装、漏装和档案转递不及时、不准确的情况发生.

（二）档案过程管理阶段.强化怎么写作功能,通过设计完善诚信档案、台帐、建立档案借阅登记表、专递交接表等方式,创新学生档案管理模式.

（三）档案追踪管理阶段.发挥档案管理功能,设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》,作调查、统计、分析,构建毕业生信息反馈档案系统.

二、创新举措——以宿迁学院五系学生档案管理为例

（一）提出并运用档案“三化管理”、“超前管理”、“过程管理”、“追踪管理”理念,加强学生档案管理,充分发挥学生档案在就业怎么写作中的作用.学生档案管理的“三化”,即规范化、精细化、动态化.规范化是以统一的办法和标准对学生档案进行管理；精细化是在规范化的前提下精益求精和创新,完善档案管理；动态化是对学生档案进行及时更新,随时能够体现学生现实的表现情况.

（二）制定实施《宿迁学院五系学生档案管理办法》、建立《五系学生档案管理台帐》、建立《学生档案借阅登记表》、建立《五系毕业生档案转递交接表》.具体的做法为：按照宿迁学院学生档案管理的要求,结合五系一直以来学生档案管理的做法,经系部例会讨论,制定《宿迁学院五系学生档案管理办法》.本办法共五章,二十五条,从总则、系部档案管理职责、归档材料、档案管理要求、学生档案查（借）阅五个大的方面作了规定.建立学生档案柜标签,按年级、专业、班级顺序存放学生档案,便于识别及统一管理.从2005级开始建立全系学生档案管理台帐.按照档案袋的目录内容,以班级为单位学号为顺序制作全系每一个班级的档案台帐.台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立.档案袋中含有的所有材料,在台帐中显示备注出来并标注分数.建立学生档案借阅登记表.因用人单位政审、应征入伍等情况需使用时,在“档案借阅登记表”上说明理由,并经借阅单位负责人批准,严格履行登记手续后借出,并按期归还.建立五系毕业生档案转递交接表.使档案保管转递责任到人,确保学生档案的安全.实行对学生档案的动态管理.台帐及档案的更新通常在在每次评奖评优以后、学生受处分后、以及毕业班毕业前几个时段.

（三）设计《五系学生诚信档案》,并动态记录,最终归档.诚信档案包含学生亲笔签名的诚信承诺书,个人基本情况（专业班级、政治面貌、贫困生认定信息、助学贷款信息等）,诚信记录（四学年的学风考风情况、拖欠费用情况、偿还贷款情况、日常行为情况、其他表现情况及诚信情况总记录）.

（四）设计2010届、2011届《宿迁学院五系毕业生信息反馈调查问卷》及《宿迁学院五系毕业生就业市场反馈调查问卷》,并作调查、统计、分析,给系部学生档案管理、教学及就业指导工作作参考,为进一步完善各项工作提供依据.

三、创新效果—以宿迁学院五系学生档案管理为例

（一）自系部档案考核以来,五系学生档案2008届—2011届毕业生档案考核出错率为0.

（二）五系在2008—2009学年、2009—2010学年获学生档案管理条块工作先进.

（三）目前,已完整保存五系2005级—2008级四届全体毕业生档案台帐,正更新完善2009级—2012级四届在校学生档案台帐.建立2010届、2011届毕业生信息反馈电子档案系统.

（四）根据本人几年学生档案管理工作实际,2012年5月发表论文《浅谈高校学生档案管理创新》.

四、高校学生档案过程管理的推广价值

对学生而言,高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会活动中的真实历史记录,它真实而具体地体现学生在校期间的品德作风、学识水平、综合能力及健康状况等,是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据.本着真实、诚信为本的建档原则,以方便就业、怎么写作用户为导向,加强高校学生档案管理,零出错率保证了档案的真实准确性,给学生人事档案的完整性和学生的切身利益提供了保障.在现今严峻的就业形势下给学生顺利就业提供一些便利.充分发挥了学生档案在就业怎么写作中的作用.

对就业市场而言,动态化管理保证了学生档案的及时更新,体现学生入学以来的现实表现情况,为用人单位政审、了解情况及毕业生档案的完备转递提供保障.根据《毕业生就业市场反馈调查问卷》反馈,适时的加入单位共需了解的诚信档案等信息,使档案管理与时俱进,符合当今用人单位的需求.

对辅导员而言,《学生档案管理办法》的制定实施,使档案管理规范,有章可循.在基础工作做好后,档案常规管理会轻松、有条理.专门档案室及档案柜的设置,使学生档案存放安全可靠.档案借阅登记制度的建立,使档案管理安全规范、以学生为本.台帐的建立,能够对全系学生的档案信息一目了然,可以准确迅速的查询全系每个专业、每个班级、每位学生的档案信息,无需翻阅档案袋就可以了解每一位学生目前档案袋内容的完备程度.便于统一管理、查找、调阅等,这种优势在毕业班学生政审时体现的尤为明显.即使在学生毕业后,也可以作为档案查询的依据,是一份极有意义的存档.

对学院、系部而言,完备的毕业生档案在就业市场可以提升学院的形象,反应学院扎实的基础性工作.毕业生信息反馈档案系统的构建,及时反馈毕业生信息,根据所反馈的毕业生工作后的知识结构、思想道德、专业技能、心理素质等的具体信息.了解用人单位对人才的标准和需求,及时调整招生计划、专业设置、教学计划、教学内容、教学方法和手段,主动适应人才市场,培养学生基本技能和综合素质.

[2]徐向玲.增强创新意识做好高校学生档案管理[J].中国成人教育,2007（3）.

[3]戴典芬.就业视角下的高校学生档案管理创新研究[J].金陵科技学院学报,2010（9）.

作者简介：陈丹（1985—）,女,江苏镇江人,宿迁学院助教,主要从事高校思想政治教育研究.