本站原创摘 要：运用文献资料法结合现有高校档案管理存在的问题,对高校档案信息化管理展开对策性研究：建立规范的高校档案管理制度,建立高校档案管理的业务标准,提高高校档案信息化的管理水平,重视高校档案员素质的提高.
关 键 词：高校；信息化；管理
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）04-00-02
一、前言
档案是各种知识和信息的载体,高校档案是学校教育的辅助资源,承载着记录知识和信息的责任,记载高校的发展,发挥着借鉴和利用任务,实现资源共享.在高校的发展和建设过程中,存在着各种潜在发展的知识和信息,以及形式多样和内容丰富的记录,利用这些资源,建立高校档案,为高校发展提供可用的信息.随着高校办公自动化、无纸化和电子管理台账的逐步应用,高校档案的生成方式将会发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都会在计算机和通讯线路中进行,这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机器阅读形式档案.这就迫切需要实现高校档案的一体化管理.实现高校档案一体化管理便于保持档案之间的有机联系,有助于发挥其整体优势,能有效提高高校档案的利用率.信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,以及高校逐年扩招,学校规模的不断扩大,加强高校档案信息化管理刻不容缓.高校档案信息化将极大地促进高校档案一体化管理,达到信息共享,以提高档案的利用率.运用计算机管理档案,实行档案的自动编目、自动检索、自动统计,并按照不同要求,编制出全宗目录、分类目录、目录索引等,达到档案工作的标准化、规范化,将有力地促进档案信息资源的开发利用.
二、高校档案管理存在的问题
虽然信息化管理有如此重要的作用,但是对现在的高校档案管理而言,还是存在一定的现实问题.
1.高校档案资料散失严重
要实现高校档案的信息化管理,档案材料的完整性是前提.而实际情况是高校档案材料的散失现象很严重,归纳起来主要表现为：一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中,由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；具有不可见性的相关档案材料如地下管网等,在收集时的疏漏或缺失；有些档案员忽略对全过程文件资料的完整归档,特别是忽略了前期形成的文件材料和后期形成的文件材料,造成归档散失；有些单位人员变动频繁,对档案材料的保管不重视,导致材料散失等等.导致散失现象的原因有很多,领导的重视和档案员的责任意识才是主要原因.同时还要注意档案部门与其他部门的沟通.
2.高校档案的归档材料质量不高
高校档案的归档材料质量不高主要表现在：（1）分类、分阶段管理有待进一步完善.高校档案的分类应在充分考虑整体的基础上,首先以程序和性质来区分,然后在每个大类里,再按专业、阶段等进行分类,但实际工作并未这样做；二是在分阶段管理方面,也存在部分脱节的情况.（2）文件材料中“三色笔”现象严重.由于缺乏档案意识,在编制过程中,技术人员为了图方便,随意使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等书写,这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落,扩散褪变,不利于高校档案的保存和利用.（3）信息记录不够完整、准确.有的材料和图纸不注明日期,有的有日期却无原始签名和印章.有的图纸甚至连名称都不能准确表达,令人难以分辨.（4）归档文件材料中存在大量复印件.原件是高校档案作为凭证最有力的依据,虽然是同样的内容,原件与复印件的利用价值却有天壤之别.特别是一些具有凭证作用、法律效力的关键文件若不追究其原件去向而听之任之将复印件归档,则既不利于档案的长期保存,更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失.
3.高校档案信息化程度不高
随着现代科学技术的发展,以及档案管理专门软件的开发、利用和升级,档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势.但是由于高校各基层档案管理部门的发展水平存在差异,所以在某些新成立档案部门的单位仍存在着信息化不够的现象：一是高校现有的档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性.二是对原有传统载体档案应进行数字化,并通过扫描、加工和处理,但缺乏进行数字化转换.
4.档案信息管理人员的素质有待进一步提高
推进高校档案信息化的关键是人才,档案信息化首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作.档案信息化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高.从目前看,高校档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,更谈不上档案管理的信息化.
三、高校档案信息化管理的对策
1.建立规范的高校档案管理制度
制度的制定要尽可能详尽,要求全面涵盖高校档案工作,不仅包括档案员的职责,还应包括档案员的权利、负责人的职权、高校档案工作程序、相关部门的义务、人员分工、绩效考察标准、奖惩措施等.这样才能更有利于加强档案员的工作意识、规范工作程序、保证工作质量,有利于其他部门配合档案工作,避免相关资料散失,也有利于管理者对档案工作进行合理的指导和监督.
2.建立高校档案管理的业务标准
按照高校档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准,确定搭建系统平台的功能要求和技术规范,制定网络及信息安全管理制度,从依法治档的高度为高校档案信息化建设提供制度保障.例如制定数字接收档案标准,以确保电子归档质量；制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准,使档案信息管理工作统一化、规范化.
3.提高高校档案信息化的管理水平
第一,要选择适合本单位的档案管理应用软件,以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在学校内部网站上实现电子文件的适时管理与利用,同时要注意推行信息管理与回溯建库同步进行,尽快实现所有档案的计算机管理.第二,档案信息化建设要与学校协同办公信息系统共同推进,这已成为为各基层单位和相关部门提供档案利用怎么写作的一种重要形式.第三,建立档案网页,开展网上利用.要加快档案室内部局域网的建设,档案部门应充分利用公司内部网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理怎么写作系统连上高校内部网站,实现档案信息的网上检索,为使用部门和各单位档案管理人员提供更好的怎么写作.第四,建立电子文件档案数据管理中心,集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用怎么写作,实现电子文件信息资源共享.实现电子文件的自动上传收集.档案部门要改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间进行收集,并在档案室的怎么写作器上归档.第五,开发辅助决策支持系统.档案信息化的根本目的是深入、广泛地开发利用档案资源,最大限度地提高档案利用价值；有效提升档案管理的基础性作用和地位,充分发挥档案信息在学校建设方面带给决策者的辅助决策作用.因此,高校档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发,辅助决策管理系统的开发和应用,但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理,实现高校档案的真正利用价值.
4.重视高校档案员素质的提高
运用计算机管理档案工作,必须加速实现档案工作人员素质现代化.档案信息化对档案管理人员来说是新事物,为了确保技术应用和档案信息的知识化开发,不仅要求档案员有档案管理方面的知识,又要有管理方面的专业知识,并能熟练操作和应用计算机,所以专档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文,尽快提高自身各方面的素质,成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者.有关主管部门应加强档案人员的业务培训,鼓励档案人员加强学习,提高自身修养.除常规的专业培训外,要特别加强现代化管理知识的培训,对档案专业以外的其他相关学科应广泛涉猎,掌握.档案人员必须不断调整知识结构,学以致用.
四、结束语
作为档案本身,是沟通历史与未来的桥梁,是连接社会与人生的纽带.随着教育教学改革的不断深化,教育事业的不断兴旺发达,对高校档案管理也提出了更高的要求,有效地开发高校信息资源,早日实现高校档案的信息化管理,已经成为高校档案工作的重点.我们要不断提高档案管理水平,更好地为学校的管理、教育、教学工作打造基石,为建设高效和谐高校怎么写作.