记账凭证的无痕迹修改技巧

中图分类号：F230文献标识：A文章编号：1009-4202（2012）04-000-02

摘 要随着现代信息技术和网络的发展,会计电算化已得到广泛普及.由于主客观的原因,在记账凭证中出现错误是难免的,财务管理软件通常供了“反审核、反记账、反结账”的功能,实现差错的无痕迹修改.虽然其存在一定局限性和隐患,但其在实践中也有存在的必要.本文对无痕迹修改技巧进行了技术分析,并提出了使用建议.

关 键 词会计电算化记账凭证无痕迹修改

会计电算化在广东省大多数企、事业单位已广泛普及,熟练掌握会计电算化软件的操作技巧,已成为财务人员的必备技能.虽然财务人员在填制凭证、登记账簿前,对原始凭证、记账凭证进行过仔细的审核,虽然财务管理软件都提供了较多的控制出错的方法,但在实际财务工作中,由于主客观的原因,在填制记账凭证或账簿时出现错误,并进一步影响到财务报表的正确性的现象也在所难免.因此,在多数的会计软件（用友、金蝶等等）为了避免初学者反复出现大量差错,保证记账凭证、账簿记录的美观大方,通常提供了“反审核、反记账、反结账”的功能,从而实现差错的无痕迹修改.本文根据工作实际,结合“用友通10.1”财务软件,谈谈记账凭证差错的无痕迹修改技巧及其使用建议.

一、手工记账时错误凭证的修改方法

在手工记账方法下,对错误凭证的修改主要有四种方法：

一是重新填制.主要适用于在审核记账凭证时发现错误,此时可将原记账凭证作废,重新填制一张正确的记账凭证.

二是划线更正法.适用于在记账后结账前,发现记账凭证正确,但在账簿记录中,文字或数字出现错误.此时可直接在账簿中对差错部分划红线进行更正即可.

三是红字冲销法,适用于凭证在记账后结账前,发现凭证和账簿中都有错误,主要是账户用错或所记多额大于应记金额.此时需填制红字凭证进行冲销全部或多记金额,再填制兰字凭证更正,并进行审核、记账.

四是补充登记法.适用于凭证在记账后结账前,发现凭证和账簿中都有错误,主要是账户正确但所记多额小于应记金额.此时只需按少记金额补充填制一张兰字凭证,并进行审核、记账.

除第一种方法外,其余方法在手工记账中都会留下修改痕迹,以保证会计记录的真实完整,这也符合现行企业会计制度的相关要求.

二、电算化条件下的无痕迹修改技巧

在目前常用的财务软件中所提供的“反审核、反记账、反结账”的功能,为会计电算化条件下提供了与手工记账所不同的错账修改方法,它可使错误凭证的修改很少甚至于不留下任何痕迹.但也要视错误的具体情况,采取不同的操作方法与技巧.以“用友通10.1”财务软件为例,具体有如下四种操作技巧：

1.凭证尚未审核时发现错误.

修改技巧：由凭证的制单员直接修改凭证错误内容.

注意事项：必须坚持“谁的错误谁修改”原则.不同制单员之间不能相互修改凭证.

操作方法：以制单员的身份登录“总账”系统,点击“填制凭证”,查找到该错误凭证,直接修改凭证中错误的内容,点击“保存”后退出.

2.凭证已审核但未记账时发现错误.

修改技巧：先以审核员身份取消审核,再以制单员身份修改并保存凭证.

注意事项：审核员与制单员的身份更换.

操作技巧：

（1）取消审核：以审核员身份登录“总账”系统,点击“审核凭证”,查找到错误凭证后,点击“取消审核”；

（2）修改凭证：更换操作员,以制单员的身份登录“总账”系统,点击“填制凭证”,查找到该错误凭证,直接修改凭证中错误的内容,点击“保存”；

（3）审核凭证：再次更换操作员,以审核员身份登录“总账”系统,点击“审核凭证”,对该凭证进行审核；

3.凭证已记账但总账未结账时发现错误.

修改技巧：先以账套主管身份取消记账,然后以审核员身份取消审核,再以制单员身份修改并保存凭证,之后再对凭证进行审核、记账.

注意事项：记住取消记账的组合键：CTRL+H；账套主管、审核员与制单员不同身份的多次更换.

操作技巧：

（1）取消记账：以账套主管身份登录“总账”系统,分两步取消记账.

①点击菜单“总账―期末―对账”,在对账窗口中,按CTRL+H激活“恢复记账前状态”；

②点击菜单“总账―凭证―恢复记账前状态”,选择“最近一次记账前状态”；

（2）取消审核：

（3）修改凭证：

（4）审核凭证：

（5）记账：以账套主管身份登录“总账系统”――点击“记账”.

4.总账已结账时发现错误.

修改技巧：先以账套主管身份取消结账、取消记账,再以审核员身份取消审核,以制单员的身份修改凭证,之后重新对凭证进行审核、记账、结账.

注意事项：取消结账的组合键：CTRL+SHIFT+F6；账套主管、审核员与制单员不同身份的多次更换.

操作技巧：

（1）取消结账：以账套主管身份登录“总账系统”,选择“月末结账”,在相应窗口中,选中要取消结账的月份,按CTRL+SHIFT+F6取消结账,在弹出的窗口中输入账套主管口令后点击“确认”；

（2）取消记账：

（3）取消审核：

（4）修改凭证：

（5）审核凭证：

（6）记账：

（7）结账：以账套主管身份登录“总账系统”,选择“月末结账”.

三、无痕迹修改存在的隐患

财务软件中的“反审核、反记账、反结账”的功能,虽然方便了会计人员进行差错的纠正,但也埋下了隐患,有可能给企业会计核算和管理带来麻烦.

1.与现行相关法规不符.根据《会计核算软件基本功能规范》对会计数据输入的基本要求,以及有关会计差错更正方法的规定,发现已经输入并审核通过或者已登账的记账凭证有错误的,应当采用红字冲销或补充登记法进行更正.会计数据的无痕迹修改明显与规定不符,此功能不恰当的使用,必然会导致会计人员对工作的随意、不认真,并有可能不负责任地更改会计资料.

2.引起财务查重行为.在手工记账中,会计资料的查重和修改,可以通过不同的笔迹留有痕迹,而在财务软件中,操作日志上只是记录了使用人、使用时间和使用的系统,没有具体到操作内容,这样就为做检测账的人或单位留下了可趁之机,对账簿记录的真实性有较大冲击.

3.造成财务数据混乱.会计报表等财务数据是需要向外报送的,如果在数据报送以后,再对会计数据进行修改,重新生成的财务数据与已对外报送的数据将不一致,这一方面违反了财务会计制度和企业管理制度,另一方面也将造成财务报表的混乱,给企业和相关单位的财务管理带来麻烦.

四、无痕迹修改方法使用建议

无论是在会计教学中还是在会计工作中,凭证错误的无痕迹修改都是客观存在的现实,这也说明无痕迹修改也有其存在的必要性.为了更好地预防可能出现的各种隐患,在使用无痕迹修改方法时应加以严格限制.

1.在以上的四种修改情况中,第一种方法属于正常修改,不存在任何问题.第二种情况从数据库技术角度来看,“取消审核”只是在某个凭证数据库中,将“审核”字段的值清空,再对其他相关字段的值进行修改的操作,这与反记账和反结账的操作有本质的不同.因此在实践中,前二种方法是切实可行的.而后两种方法,应当受到严格限制,不到万不得已时不要轻易使用.

2.操作员必须是得到系统管理员授权的合法人员.在财务软件系统中,所有操作员都必须具有一定的权限,才能进行相关系统模块的操作.在修改凭证错误的过程中,涉及到账套主管、审核员与制单员等不同岗位人员,为了保障财务数据的真实完整以及财务工作的严肃性,所有的操作必须事先得到系统管理员的授权,并且相关人员的也不能泄漏,而且必须是由本人亲自操作,而不能让他人代劳.

3.只允许在结账前进行修改,不允许结账后修改.结账就是本会计期间的全部经济业务已处理完毕,并在确认无误后进行封账.因此,结账后不能再进行本期的记账凭证录入或修改、删除等操作,当然更不能进行“反结账”.

水能载舟,亦能覆舟,在实践工作中我们应权衡利弊,对无痕迹修改方法的使用范围加以严格限制,合理地使用无痕迹修改方法,才能有效杜绝财务,保障财务数据真实可靠,实现账簿记录美观大方.