高校学生档案的管理

摘 要：计算机网络的普及和应用为高校改变管理模式提供了可能,为了提高学生综合管理水平,在高校学生管理工作中使用高效的自动化管理系统已经成为大势所趋.

关 键 词：电子档案；管理；应用

当前,高校学生档案的数量呈现逐年递增的现象,传统的档案管理已难以适应工作的需要,档案管理实现计算机化成为必然趋势.作为档案工作者,必须认清档案管理现代化的趋向,在平时工作中努力学习微机使用、管理知识,为实现大学生档案管理规范化、信息化、数字化奠定基础.1998年以来,本人除了从理念上、操作上、怎么写作上不断提升和改进,还从原有纸质档案基础上逐步建立了学生电子档案管理,由此节省了大量的人力、物力和财力.现就大学生档案管理的一些体会浅谈如下：

一、高校学生档案的内容和特点

(一)高校学生档案的内容

高校学生档案是记述和反映个人经历,学习成绩,以个人为单位组合起来的备查考的文件材料[1].学生档案是每个人最初的人事档案,它将随着学生步入社会所从事的职业而改变档案名称,并入相应的人事档案门类中,高校学生档案主要包括以下内容：（1）高中毕业生登记表、高校学生登记表、高等学校毕业生登记表等；（2）高校招生考生报名登记表,学生的学年鉴定表,思想品德鉴定表等；（3）学习成绩单,实习鉴定表,毕业论文评定,党校学习鉴定表等；（4）入党、团申请书、志愿书、接受党员登记登记表,转正申请书及思想汇报等材料；（5）学生的各种获奖登记表,学年先进个人审批表等材料；（6）处分、退学等材料；（7）高校招生体格检查表,高校学生体质健康卡片等；（8）思想总结,思想汇报,个人总结等；（9）其它可供参考的材料等.

(二)学生档案的特点

（1）多样性.高校学生档案主要记载了大学生在校期间的学习生活情况,既有其学习的成绩材料,又有其获奖材料或者处分材料以及入党、入团的材料,是学生德、智、体全面的记载,具有多样性.

（2）真实性.高校学生的档案材料是学生在校期间学习和实践活动的一段原始记录,能反映学生这一时期的学习,思想品德,身体各方面的情况,这些材料都由学校把关,必须经过组织审查,确认材料内容属实,手续完备,符合撰写要求的材料,不是由个人私自拼凑的材料,也不是有头无尾或手续不全的材料.凡是来源不明,内容不实的材料,即使已经归入,也要剔除出去,所以能真实地反映学生的情况,具有一定的真实性.

（3）实用性.高校学生档案是学生总体情况的真实记录,到毕业就业时用人单位可以根据材料内容全面了解学生的政治表现,学习成绩,综合素质,家庭情况等内容,所以具有一定的实用性.

（4）动态性.高校学生档案随高考招生而来,又随着学生毕业就业而走,因而不断流动,边产生边流动,边流动边形成,在学校保管存放的时间随其学制而定,周期短,稳定性差,最后归宿到用人单位,所以具有动态性的特点.

二、学生档案管理的性质和作用

学生档案管理是管理性的工作,怎么写作性的工作,政治性的工作.它虽不生产物质财富,但却是大学生学习生活阶段完整的文字记录,为大学生管理系统中不可缺少的重要组成部分.通过提供大学生档案信息为社会实践怎么写作,适应社会的利用需要,满足不同需求单位对人才要求、特别是部队和机关单位政审,提供相应的学生档案信息,体现档案管理的管理性、怎么写作性、政治性[2].

三、档案管理的原则和意义

根据《档案法》及《高校学校档案管理办法》的规定,建立和健全学校系统有序的档案管理制度.要遵循统一管理原则,建档开始就要针对在档案工作规范化过程中遇到的问题,对有关档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、借阅、保密工作,数量上保证档案齐全,不能残缺、短少、真正维护档案的完整与齐全；在纸质档案基础上,能输入电子计算机的全部录入,以免造成档案内容的割裂或零乱,使档案本身受损失,延长档案的寿命,涉及机密不被泄露[2].因学生档案是学生学习生活在大学阶段的真实见证,决不能随意篡改或修正,维护档案真实性.有质量的档案,是大学生信息的基石,它具有当前的现实意义,也具有长远的历史意义.

四、大学毕业生档案转递

做为大学生档案,首先要使大学生提高对自己档案的认识.在毕业之前对大学生进行专项培训,让大学生认识到,自己的档案会直接影响到工龄、福利、政审等.档案转递,一定要按《高校学生档案管理办法》的规定,以机密件由机要局通信方法转送到就业单位.机要通信是比普通邮政更为保密、安全、准确档案转递渠道选择相对重要.

档案转递视不同情况而定.毕业未就业单位毕业生,学校一般转回生源地人力资源和社会保障局保管,本地生源一般转到班本地人才交流中心保管,已有就业单位的本、专科毕业生的人事档案由学校学生处学生档案室按报到通知书的去向填写档案投递地址经机要局统一投寄到毕业生工作归属的人事档案管理部门；继续攻读研究生的毕业生按学生读研所在学校地址投递档案.

五、电子档案的使用

随着信息化的发展,在高校传统的档案管理模式已不能适应数字化档案的需要,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战,尤其是管理档案的部门必须将工作重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像及原始记录转化为可用的信息上,学生档案也不利外,加大投入、加强管理,培训管理人员建立档案管理系统,准确、高效地提供大学生的信息给有关信息需求者.在建立电子信息档案管理时不仅要看到大趋向,同时要有这样的意识,电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,风险不是确定的,而是不确定的,要对风险有一定警觉度,要有防范风险预防措施,有效地规避风险和降低电子信息档案损失[3].

结合工作实际,我们大胆尝试,实施学生档案的电子化管理.即在计算机或计算机检索网络的终端机上,使用特定的检索指令、检索词和检索策略,从计算机检索系统的数据库中检索出需要的信息,继而再有终端设备显示或打印的过程.相比较传统的档案查询,电子档案具有很大的优势：

（一）检索方便快捷；在能与网络连接的任何一台计算机装上相应的软件平台,就可以实现学生电子数据的查阅,而不受时间限制进行方便的查询,极大地提高了工作效率.

（二）检索功能强大；面对几千,甚至上万的学生,若是传统纸质档案查询一个学生的某一信息,难度可想而知,但是在计算机上检索一条数据,只需几秒,其功能之强大显而易见.

（三）获得信息类型多；对于系统中储存的信息,既包括学生的个人自然信息,也包括学生的选课、成绩、缴费、注册等等信息.不同的管理层次和部门,按照自己的权限去获取需要的信息.

随着国家对毕业生就业政策的调整,高校学生档案管理工作出现了重视程度低、缺少相应的管理机制和规章制度、管理手段落后、从业人员队伍素质不高等问题.这就要求我们,一方面,提高认识,统一思想,大力宣传学生档案管理的重要性,依据国家规范性文件,建立健全并严格执行规章制度；另一方面,学生档案管理人员本着以学生为本、重视民生档案的理念,发挥主观能动性和积极性,学习专业知识,提高自身素质,使高校学生档案管理工作能够切实怎么写作于广大学生的成长成才.

总之,在信息化条件下大学生电子信息档案在学校管理中占有重要地位,只要转变观念、改变传统的档案管理模式,加强科学管理、建立有效的大学生档案管理计算机系统、适应信息时怎么发表展要求、确保该系统能够安全可靠地处于准确提供利用的状态,使其大学生档案管理发挥更大的作用.