本站原创摘 要：针对当前对非正式出版物得到越来越重视的情况,本文对非正式出版物的收集体系进行了探讨,主要对非正式出版物进行了收集界定,对其收集的必要性进行了简单分析,在此基础上,以综合性科研机构为例初步提出如何构建单位非正式出版物的收集体系,进而提出了国家非正式出版物收集体系,分析了在国家收集体系构建过程中个人、单位和国家的作用,对非正式出版物收集过程中的地位确定、社会推动力和内容把关三个重点和难点进行了探讨.
关 键 词：非正式出版物；收集体系；构建
1985年北京大学图书馆发出《关于建立校内“非正式出版物”呈缴本制度的通知》,2008年国家图书馆正式向社会征集“非正式出版文献（内部资料）,非正式出版物经历了边缘化到今天的逐渐受到高度关注,其价值已经得到相当程度的重视,但是,相对于正式出版物而言,非正式出版物远未达到理应受到的重视.在理论上,非正式出版物的界定,如何收集与整理,还未得到一致认识.在实践上,仅有国家图书馆等少数单位建有专门的非正式出版物中心或是对某些专业和方向的收集,在绝大多数图书馆尚未得到正式展开.因此,非正式出版物的收集值得我们去加以关注.
1非正式出版物收集的必要性
1.1非正式出版物的收集现状要求
在国外,英国非正式出版物与利用采用集中模式,根据英国呈缴规定,出版发行单位有义务呈缴非正式出版物给大英图书馆入藏,并依据该馆“选择性的征集国外重要非正式出版物”的馆藏政策,致力于国外非正式出版物.美国和日本皆采用分散模式,无法像英国成效卓著.美国国会图书馆在非正式出版物征集并未扮演主导角色,但其馆藏中收集有大量国会议员的个人文献和手稿；日本国立国会图书馆依呈缴法征集非正式出版物,但主要负责官厅数据.在国内,国家图书馆对非正式出版物的虽然也有较长的历史,目前工作也取得了一定的进展,但与国外发达国家相比,总体仍处于起步阶段.国家图书馆目前仅有学位论文依据《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》来征集,博硕士论文的已有积极成果,其他种类非正式出版物的征集目前还缺乏相应的法源依据,而且很难全面掌握出版信息,各单位一般也不会主动缴送,致使目前研究报告和会议文献等非正式出版物均无法完整收集与保存[1].清华大学图书馆在“保钓、统运”资料、名人手稿、院士文库等特色专藏方面,也取得了可喜成果[2].其他一些图书馆也都展开了一些非正式出版物的收集,但是,相对于我国图书馆和非正式出版物的数量来说,目前国内非正式出版物收集还处于一个初步探索阶段,需要我们去加强非正式出版物的收集工作.
1.2非正式出版物的自身价值要求
相对于正式出版物来说,非正式出版物的价值并不低于正式出版物,只是由于条件的限制、实际需求和个人意愿等因素而采取的不同的文献表现形式.不同的非正式出版物具有不同的价值,其自身的特点更使其增加了与正式出版物不同的价值.非正式出版物主要具备以下特点：（1）原始资料性强,如试验报告、检测报告等,是进行科学研究的第一手资料.（2）针对性强,如研究报告、会议论文集等,是针对某一个问题进行的专题研究.（3）变动快,如教学讲义等,是对学科某一内容掌握的经验和技巧,但又随着教学时间的积累不断修改.（4）发行量小,往往是针对某一类群体而发行的小量出版物,甚至是单一的,如讲义、手稿、族谱等.（5）保管条件差,由于对收集的不重视,很多遗失,特别是早期的手写或复写的资料.（6）潜在价值大,一些第一手或手写的资料,往往随着时间的推移和作者的成长其价值越来越大.正是由于这些特点,彰显了非正式出版物的重要价值,要求我们积极推动非正式出版物的收集工作.
2单位非正式出版物收集体系构建——以某综合性科研机构为例
2.1体系构建的基本原则
构建非正式出版物收集体系,需要遵循一个基本的原则是充分借助现有的体系,这样有利于非正式出版物收集工作的开展,减少体系构建的成本支出.
构建非正式出版物收集体系,需要遵循的另一个基本的原则是分专业收集、整体编目,就是收集工作要按专业种类进行收集,最后在收集的基础上需要进行整体编目,以便于管理和查阅.
2.2体系的基本组成
体系包括专业分中心和单位收集中心.
专业分中心由日常工作人员和一个专业非正式出版物评审委员会组成.日常工作人员可以依托专业科研所图书馆或办公室指定人员负责日常收集工作,在涉及面多、任务重的科研所应指定专人负责.评审委员会负责确定本专业非正式出版物的收集范围,标准制定以及组织对标准不容易把握的个例评审,一般由本专业权威专家组成,可以依托专业学术评审委会,拓展专业学术评审委员会的职能.专业分中心负责本专业的非正式出版物收集,并依据单位收集中心的统一要求进行编目.
单位收集中心依托单位图书馆,由于工作量大,需要成立专门的部门和必要的场地.单位收集中心负责整个单位非正式出版物的整理、归类,并在此基础上进行编目,同时指导和协调分中心的收集工作.
2.3体系的基本工作流程
收集非正式出版物时,由日常工作人员对非正式出版物进行初次收集,由评审委员会的一至两名专家按照分中心制定的标准进行内容把关,对存在争议或专家把握不准的提交专业评审委员会把关,在审核完毕后,由日常工作人员将非正式出版物交单位收集中心,也可按照单位收集中心要求仅提供编目信息后在本单位存放,单位收集中心在分中心收集基础上增加了整理归类的再加工任务,将相关信息按照正式出版物的程序提供至图书馆系统,以供读者查询.
3国家非正式出版物收集体系
应该认识到相对于一个单位的体系而言,国家非正式出版物收集体系涉及面更广、难度更高.国家图书馆的非正式出版物收集工作是一个积极的尝试,但是仅仅依靠一家单位的力量显得力不从心,无论是从人力、物力或场地来说,都远不能满足非正式出版物的收集要求,因此,必须建立国家非正式出版物收集体系,才能完成这项工作.建立国家性非正式出版物收集体系可以借鉴单位非正式出版物收集体系,可以由一个中心和若干个分中心组成.
3.1国家非正式出版物体系构建方法
构建国家非正式出版物收集体系的一种方法是直接成立一个组织,对全国的非正式出版物进行统一或者分专业管理,这种方法简单,但弊端也很明显,就是工作量大,必须新建立一个类似于国外的专设机构,并且国外的专设机构现在也不是很完备,而对于当前国内非正式出版物收集体系尚未形成的现状而言,这样的机构还显得有点超前,前期成本大,且工作推动难度大,缺乏基础条件.
建议国家非正式出版物体系的构建可以采取两种方法,一种是依据地域建立地区中心,并建立国家中心,国家中心、地区中心按级对地区内各个单位中心进行统筹管理；另一种是依据专业划分专业中心,并建立国家综合中心,国家综合中心综合处理,并由各个专业中心对国内单位收集体系分专业指导或直接对专业非正式出版物进行收集.
3.2国家非正式出版物体系构建的预测
依据地域划分的收集体系是一种自下而上的体系,先按照前面提出的方法建立单位收集体系,并依托一家单位建立一个地区中心,其优点是工作展开快,不需要很快成立地区中心和国家中心,可以在有一定量的单位收集体系待时机成熟后再建立,其缺点是开始缺乏统一的标准,增加后期的工作难度,同时由于先期不建立地区中心和国家中心,地区工作的展开依赖于地区的重视程度,对单位收集体系的建立缺乏推动力.
依据专业划分的收集体系是一种自上而下的体系,需要先建立国家中心对全国的非正式出版物进行统一管理,虽然这种国家中心可以依托现有的体制单位建立,但是需要先期较大的人力和物力,其优点是标准统一,专业性更强,后期发展容易走上规范化、制度化轨道,缺点是前期投入大,工作初期见效不明显.
两种方法各有其优点和缺点,采用何种方法或综合两种方法进行体系构建应该都是可行的.从理论上讲,两种方法的综合效果最好,既有某个地区的从下而上的推动,又有国家自上而下的专业指导.从实际情况看,采用何种方法,取决于非正式出版物得到的重视程度,如果仅仅是部分单位重视,那么国家体系的建立就是从部分单位开始,这些单位的体系如果可能发展成为一个地区的中心,那么会沿着依据地域划分的收集体系发展,如果可能发展成一个专业的中心,那么会沿着依据专业划分的收集体系发展,当然也可能发展成为一个国家中心,只是难度大,可能性较小.
3.3国家与单位非正式出版物体系二者之间的关系
构建国家非正式出版物收集体系的基础是前面提到的单位非正式出版物收集体系,但并非是等单位体系完善后再进行国家体系的构建,二者同步进行,只是国家体系要依据单位体系的建立而逐步展开.正如前面提到对国家体系构建方法的预测,二者之间的关系取决于社会对非正式出版物的重视,在当前阶段,单位非正式出版物体系建立显得更现实一点,推动单位体系的建立,有利于引起社会对非正式出版物的重视,从而推动国家体系的建立.二者不相矛盾,单位体系是国家体系建立的基础,同时也是国家体系建立后的有机组成部分,是局部发展和整体发展的关系.
4收集体系构建的关键与难点
4.1非正式出版物的地位确定
应该说,非正式出版物的地位在国内还未得到制度上的认可,特别是法律地位的认可.2012年12月,在北京召开了“非正式出版物的法律地位研讨会”是对非正式出版物地位的第一次研讨.尽管学术界已经对非正式出版物已经有了相当程度的认可,但是地位能否确定,关系到非正式出版物的收集能否有一个合法的基础.影响地位确定的主要因素是非正式出版物的种类繁多,无法有一个统一的标准,因此,如何与法律接轨还是一个亟需解决的问题.
4.2收集工作的社会推动力
前面提到国家体系建立取决于社会的重视程度,这种重视程度就是收集工作的社会推动力,包括对非正式出版物的地位确定、国家和单位对非正式出版物的投入、社会集体和个人对非正式出版物的关注等等,这些方面一是要靠对非正式出版物价值的宣传,另一方面要靠推动收集体系的建立,利用非正式出版物,使非正式出版物的价值不断得到实现.
4.3非正式出版物的内容把关
无论是现阶段非正式出版物尚未得到法律确认,还是将来非正式出版物体系建立,如何去芜存菁,依据价值进行筛选,非正式出版物的内容把关始终是最重要的.正是因为内容把关的重要性,因此,不管收集体系采取何种方法建立,都应该有一个评审委员会,有一个统一、缜密、合法的标准.
综上所述,非正式出版物的收集还处于一个初步发展的阶段,其收集体系的建立还处于理论探讨阶段,在实践上也还存在若干困难,但是,有一点毋庸置疑,非正式出版物的价值巨大,非正式出版物的收集及其体系的建立应该引起足够的关注,需要国家主管机构进行积极引导,需要更多人对此进行研究和探讨.