高校档案管理

［提要］　在公共信息作为国家战略性资源的今天,档案信息也显得尤为重要.高校档案信息来源于学校的各项活动,是全体教职员工及学生集体智慧的结晶.高校档案信息作为一种原生性信息,不仅对学校的发展有着积极的作用,同时还为国家经济建设和社会发展做出重大贡献.

关 键 词：高校；档案；管理

中图分类号：G647　文献标识码：A

收录日期：2012年5月7日

各高校依据《普通高等学校档案管理办法》规定了本高校档案管理办法,一般包括：档案管理责任制、档案立卷归档制度、库房管理制度、查阅档案资料制度、保密制度、鉴定与销毁制度、登记与统计制度、档案工作人员守则、档案移交制度等规章制度.从部分高校的《档案实体分类方案》、《档案归档范围及保管期限》中可以看出,各高校基建档案的归档范围和保管期限都依据《基本建设项目资料管理暂行规定》,即规定了基本建设项目资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程形成的、应当保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘探、设计、施工、竣工、改建、扩建等各阶段形成的文字材料、图表、计算材料、声像材料等.保管期限分为短期、长期、永久三种.其中,长期保管的材料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命.但在现实工作中,这种归档范围和保管期限的设置并不完全适应高校基建档案管理.

一、高校档案管理的重要性

高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分,是国家档案全宗的重要组成部分,是党和国家的宝贵财富,是推动社会文明进步的宝贵资源.高等学校是传播知识、培养人才的场所,高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态.这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用.高校档案信息真实记载了学校的发展进程,高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展,就离不开高校档案信息的支持.随着我国高校布局的变化,产生了许多新的学校.新高校规模大、管理模式各异,这就给档案管理工作增加了难度,提出了新问题.此外,高校档案信息来源于学校的日常管理活动,它广泛存在于学校的各个部门.如何将高校档案信息互联起来,形成一个集成的系统,以便最大限度地减少信息冗余,保持高校档案信息的一致性和完整性,也是目前我们必须解决的问题.

二、高校档案管理存在的问题

（一）制度不严,缺少保障制度或措施.学校每年用于档案的专项费用很少或没有,保障制度的缺失还易造成人员配备的不足.面对如此多且又复杂的材料,收集就需格外地细心和专业,但档案部门由于任务重,收集材料的人员往往是新来的或是部门的文书人员,业务不熟悉,档案管理业务也不熟悉,对整个材料构成不很了解,容易造成材料的缺失.同时,高校档案管理部门的人员一般较少,档案专职人员往往一个人管好几个类别,对业务和进程也不够熟悉,很少会到部门去指导档案管理工作.以上种种现象都会影响高校档案的规范归档.再加上部门的档案管理员变动较为频繁,更加重了这种现象.档案的电子文件的增多还牵涉到档案馆的计算机专业人员的配备问题,因为档案信息化、数字化的建设离不开计算机人才,只有计算机专业人员的保证.才能保证管理系统的运行正常和怎么写作器的维护.

（二）档案队伍建设缺乏科学性和稳定性,人员整体素质低下.知识经济时代对档案工作者的素质提出了较高的要求,而在现阶段的高校档案工作者中,还有相当一部分人达不到上述要求,他们中有的是在单位竞聘上岗过程中的解聘人员被安置到档案部门,有的是由于其他原因工作调动而被分配到档案部门,有的是其他工作人员做档案工作,还有的是刚从大中专学校分配来的学生.这支队伍在数量上虽能充其数,但在质量上还不能适应当今档案工作的开展,其整体综合素质低下,严重影响档案管理工作的水平,如在收集工作中不知该收什么,影响了归档齐全率；整理时颠倒卷内文件的先后顺序；案卷标题拟写不准确；案卷之间问题交叉,等等.因此,这样的档案人员队伍,必然存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理现象,在知识结构方面,具备档案专业知识的人员数量极少,且专职档案工作者中也大都存在知识老化的现象,其理论水平、业务水平亦尚需提高,而适应当今知识经济时代要求的复合型人才更是严重匮乏,如现今计算机的使用已深入到各行各业,档案工作的国际间交流也日渐频繁,但既精通软件设计又深谙档案业务的复合型人才却并不多见,精通外语的档案部门人才则更是凤毛麟角.在职称结构方面,档案工作者中高级职称比率与其他部门相比明显较少,比率偏低.

三、高校档案管理对策

（一）进一步增强档案部门的怎么写作意识.广泛宣传,创造良好的外部环境,除了在学校内部加强学习、提高认识,明确建档重要性外,还需向相关部门宣传建档意义,在各部门间形成建档共识,使建档工作引起部门领导的足够重视,仅靠部门是不够的.只有各部门明确了建档的重要意义,才能真正确立档案工作的重要地位,为建档工作的顺利展开,创造一个积极、和谐、良好的外部环境.例如,J学院每年都召开全校档案工作会议,参加的人员有学院领导、部门和分院领导和各部门学院的档案管理员.会议得到了学校领导的大力支持,领导们每次都参加并加以指示.校档案工作会议的主要内容是宣传档案工作的重要性、向各部门了解是否有新的常规性材料、布置新一年的档案归档工作任务和对归档工作的有关操作程序培训等.档案的利用原理和其他的类别是一样的,要加大宣传力度,取得领导的支持,改变全校师生的观念,使他们能主动配合工作,才能取得高校档案管理的良性循环.

（二）推进高校档案管理现代化.在各种信息资源中,档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质,而占有独特的地位.其开发利用工作,包含了有别于其他信息资源开发利用的特殊意义.具体到档案工作来说,档案开发利用是档案工作的最终目的所在,是档案工作存在和发展的立命之本.只有通过大力开发档案信息资源为用户所用,才能实现档案的价值,达成档案工作的目的,沟通档案工作系统与外部环境的联系,因此应大力加强高校档案信息资源的开发利用,实现高校工作的应有价值,推进高校的档案管理工作和学术水平向现代化迈进.

（三）加强系统教育.系统教育是一个人通过接受正规的或业余的高中等档案专业教育,经过严格的系统的档案专业知识和专业技能训练提高素质的首要途径,也是提高档案工作者整体素质的基础.正规的学校教育,具有系统性、规范性.有教师的系统指导,有丰富的图书资料供学习参考,有管理、考核等严格训练制度的制约和要求,学生无论在思想品德、业务知识、体制技能方面的长进,都是十分明显的.但学校应根据知识经济时代的特点需要,转变教育思想,更新教育观念,优化专业结构,增加改革开放、现代化建设的任务和要求,从政治上、理论思想上、两个文明建设上、高科技在档案工作的应用上以及市场经济等方面,增设必要的课程,为他们走上新时代的档案工作岗位打下坚实的思想基础和专业基础.总之,系统教育是全面提高档案工作者素质的首要途径,通过系统教育可以为高校档案工作提供高素质的人才储备,促进高校档案部门的整体素质进一步提高.