本站原创摘 要 ：在我国,会计电算化的应用已经很普遍.本文尝试论述会计电算人发展对传统会计和内部控制两方面产生的影响.会计电算化虽还存在一些弊端,期待着改进,但利大于弊,是会计界的一个里程碑.
关 键 词 ：会计电算化；内部控制
会计电算化是以电子电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实物的简称.在我国,会计电算化已有二十余年的历史,进入21世纪以来,随着计算机技术的迅猛发展,会计电算化也取得了长足的进步.现在,会计电算化的应用已经很普遍.本文尝试论述会计电算人发展对传统会计和内部控制两方面产生的影响.
一、会计电算化发展对传统会计的影响
1.簿记规则发生了变化
手工会计规则规定的日记帐、总帐要使用订本帐册、明细帐要使用活页式帐册,通过若干个套帐来实现相互牵制,相互核对的目的,帐薄记录的错误之处要用划线法和红字更正法更正.
电算化会计打印输出的帐页是卷带状的,可装订成活页式,不可能是订本式的.帐证、帐册核对依靠会计软件完成,只要输入的原始凭证是正确的,计算机可以迅速完成手工条件下的各种帐务处理功能,如汇总计算科目汇总表,登记日记帐、明细帐、总帐及编制会计报表,可见,电算化会计大大减少了会计的工作量.手工会计下的帐册核对功能在会计电算化条件下已由计算机代替,明细帐等记载的各种会计资料只需计算机查询功能就可完成显示或者在需要时打印出来,不必翻帐册,可节省许多时间.比如,有一客户的往来涉及到两个帐户：应收帐款、其他应收款.在手工帐簿格式下,只能逐一打开这两个帐户.用电脑帐簿,只要把这一客户名找到,在客户往来中就能合并帐户,在一个帐页中查询.还比如,要想查一长期往来客户的明细帐,现在在一个帐页中就可查询,不用像手工会计那样需翻开几本帐册.人们更多的是依赖电算化系统建立各种辅助帐,更多地反映和控制经济活动,如进行帐龄分析等.
对于帐簿记录错误的处理,不可能再采用手工方式下的改错法,取而代之的是做负数凭证(相当于红字凭证)、凭证冲销等方法,对于经过审核、记帐、甚至结帐后发现的错误记录,还可以利用电算化系统提供的反记帐、反结帐取消审核等功能进行修正,这在于手工条件下是不可想象的.
2.帐务处理程序发生了变化
手工会计帐务处理程序的特点就是“平行登记”,即来源于记帐凭证的会计信息总是同向、等量、平行地记录于总分类帐和明细分类帐中.这样,一方面各有侧重地反映会计信息,同时,发挥总分类帐对明细分类帐的统辖作用,通过二者之间的对帐发现可能出现的人工记帐错误,并及时加以纠正.
在电算化帐务处理程序中,所考虑的是会计数据处理的目标,即获得管理所需的各种会计信息.其主要程序就是根据原始凭证正确的填制记帐凭证就可以了.它的中间数据处理都可以认为是源于记帐凭证的加工处理,因此,从输入记帐凭证到输出会计报表,这一切的中间环节都由计算机控制完成的,上一过程数据处理的结果作为下一过程数据处理的来源,即整个处理过程在程序的安排下完成,具有数据处理“集中化”和“自动化”的特点,也从深度和广度上扩展了会计信息的内容.存储于数据库中的会计信息,实际上没有类似于手工会计那样的总帐与明细帐之区别,但可以按总帐或明细帐的格式输出.因而,在电算化系统中,打印输出的总帐和明细帐之间不存在内在的统辖与被统辖的关系.
3.内部控制制度发生了变化
在手工操作下,有的岗位责任制和各种内部牵制制度,保证了手工核算下会计信息的正确性,企业资产的完整和安全.计算机的引入使得内部控制制度的形式、内容、重点都发生了一定变化.
(1)内部控制形式的变化.由于电子计算机具有高速、稳定的特点,有很强的逻辑判断和逻辑分析能力,使内部形式主要有两方面变化：①原手工下的一些内部控制措施在电算化后没有存在的必要性了,如；编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查.②原手工下的一些内部控制措施,在电算化后转移到计算机内了,如凭证的借贷平衡校验,余额、发生额的平衡检查.由此,电算化后的内部控制分为以组织控制措施为主的一般控制和以计算机控制程序为主的系统控制,而组织控制是系统控制的基础和保障.
(2)内部控制制度内容的变化.计算机技术的引入,给会计工作增加了新的内容,同时了增加了新的控制措施,如计算机硬件及软件的系统维护人员与计算机操作人员的内部牵制；计算机内及磁盘内会计信息的安全保护；计算机操作管理员、系统管理员、系统维护人员等的岗位责任制；计算机病毒防治等等.
(3)内部控制的重点发生了变化.会计电算化后的内部控制的重点将放在对原始数据的输入,会计信息的输出控制,计算机的控制,人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制几方面.
4.会计档案的保管形式发生了变化
实行电算化会计后,大部分会计档案的物理性质发生了变化,各种记帐凭证、日记帐、明细帐、总帐和会计报表等会计资料平时都会存贮于计算机上及光盘上等,而且会计资料一般都是定期的以纸制形式输出的,所以复制、备份或删除都很容易,电脑的故障更使得会计数据会在顷刻之间被破坏消失.这就要求建立更为科学的方法,加强对会计档案资料的保管.尤其是在平时作帐后,要及时备份.
二、会计电算化对内部控制的影响
1.对企业内部控制的影响
内部控制不仅是对财会及有关业务活动的控制,而且要对整个组织机构的各项业务活动进行必要的控制.这样做的目的就是要使电算化会计信息系统风险减到最低.会计电算化条件下,内部控制的现存问题有如下几点：
(1)兼容性差.由于各个会计软件都是自行开发,各自使用不同的操作平台,数据结构不同,编程风格各异,各软件公司为技术保密,相互没有交流和沟通,没有业界的协议,自然也就没有统一的数据接口中,很难实现不同版本的数据共享.如现在广泛应用的软件有用友软件、金蝶软件等多家版本软件.不同的企业采用不同的软件,上级单位在统计数据时,各企业需手工填写.如果可以兼容,就可从会计软件中直接取数,可以省去不少工作量,也便于各种检查.
(2)不相容职能的分离,职责分工原则的重要性下降.传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容只能分离及相应职责分工的基础上.采用电算化后,由于功能和知识高度集中,导致职责的集中,原手工操作下不宜合并的岗位,采用电算化后会计只需录入记帐凭证,使得很多岗位可以合并,会计人员大大减少,致使这些原则的重要程度下降.某些会计人员可能既从事数据的输入、处理,又负责数据的输出、报送,他们可能在数据来源的相互关系、数据如何处理、分配及输出的使用等方面具有很多的知识,也熟知内部控制缺陷,这就有可能使他们在未批准的情况下,直接对使用中的程序和数据库进行修改和操作处理,加大了出现错误与弊端的风险.
2.建立会计电算化条件下的内部控制
(1)程序控制的形式.程序控制是指依靠计算机程序对会计核算进行内部控制,以实现系统自我保护,这种自我保护的内部控制更为有效.程序控制由输入控制、数据处理过程控制、输出控制、系统维护安全控制组成.
输入控制的设计目的是为了保证输入的数据的确已经过审批手续,并且能够正确而完整地输入计算机.会计数据正确输入后,数据将要由程序进行具体的加工处理,遵循输入、复核、更改、汇总、分类、登帐、对帐、转帐、结帐等过程.这一控制过程是为了确保计算机运行时发现、纠正和报告某些错误的输入,从而保证数据处理的可靠性和正确性.
输出控制的最重要目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性、保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员.
会计软件必须有控制系统初始的功能.对用户和计算机设备授权是目前比较普遍使用的系统安全保护措施.因此,系统必须具有授权系统,检查用户身份和核对操作权限的机制,这样使凭证可以不被轻易更改.
(2)制度控制的形式.制度控制一般是以管理制度的形式实行的,即由主管部门制定一系列规章制度控制或监督会计部门执行,从而保证会计核算软件正常和安全运生,免遭外界干扰破坏,为企业提供准确无误的会计信息.
总之,会计电算化虽还存在一些弊端,期待着改进,但利大于弊,是会计界的一个里程碑.