档案档案管理

【摘 要】什么是档案?档案都有哪些基本作用?怎样做才是档案的科学管理和利用?这是档案管理过程中不可回避的基本问题,本文就如是问题做了浅陋的探析.

【关 键 词】档案；档案管理

时代演变的考证,社会进程的探究,文化事业的继承与发展,都离不开档案的存在.正因如此,研究档案的基本理论和科学管理在档案馆（室）的建设中极其重要.

一、“档案”的由来

档案一词,在不同的朝代有不同的称谓.商朝叫“册”,周代称之“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清始出现“档案”一词,现今统一称作“档案”.

“档案”一词始见于清康熙十九年（1680年）的《起居注册》：该年十月,在批阅秋审众犯册时,“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵,本身亦有功牌,其罪如何?’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没,皆系松山等处事,部中无档案,故控告时部议不准.’”[1]康熙四十六年（1707年）杨宾所著的《柳边纪略》可谓是对“档案”作出的最早解释.该书说：“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子,以积累多贯皮条挂壁若档故也.然今文字之书于纸者,亦呼为牌子、档子矣.”[2]从语言学的角度,我们来看什么是“档案”.《康熙字典》解释“档”为“横木框档”,即木架框格的意思；《说文解字》解释“案”为“几属”,即小桌一类的东西.由此引申,“档案”即为储存在档架中的处理事件的有关文件,谓之“案”、“卷案”、“案卷”.

1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》是对“档案”历来纷纭说法的统一修正.该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录.”[3]随着档案学的不断完善,人们把档案最新定义为：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息.”档案涉及党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在各领域从事的具体事务,是开展工作、处理事务的最原始的记录.

二、档案的作用

(一)、档案的历史作用

档案是历史文化传承的载体,蕴含着大量的历史文化信息,在历史文化的研究过程中,研究者们常常借助档案来了解和把握历史发展的规律,分清事件的来龙去脉,因为档案是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在开展工作、处理事务时的最原始记录,所以,档案最具有凭证作用和参考作用.

中国人习惯说：“空口无凭,立字为据”.这里的“立字”就可理解为“档案”,“为据”就是指档案的凭证作用.由于档案是事件的最原始记录,故而最有证明性.当我们在研究某个过往事件时,档案就可为事件起到凭证作用.如在对犯罪集团审理过程中,档案就起到了大量证据的作用,使得等犯罪人员无可抵赖.

由于档案是“未掺水的史料”[4]因此,人们在研究历史的时候往往拿档案作为参考.例如在研究张思德烈士遇难的这一历史问题时,人们就借助档案作为参考资料,非常肯定地证明了张思德烈士是为了解决机关取暖烧制木炭时遇难而亡,并非如传说中的为解决经济困难而烧制而亡的历史问题.

(二)、档案的现实作用

“文件形成时,在其时效内可以发挥某些作用,称其为‘第一作用’.文件转换为档案后,‘第一作用’基本消失,但是它可以为历史研究和其他工作怎么写作,称之为‘第二作用’.”[5]这个“第二作用”其实就是指档案的现实作用.

1.行政作用

档案记载了机关、团体或个人过去活动的所有状况,其中包括行政职权的法律依据,开展事务的过程及结果,工作的经验及教训等,这些资料都可以成为某个机关或团体开展行政工作的重要参考依据.正如谢伦伯格所说：档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”.档案拥有大量的信息资料,可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导提供大量的工作和业务管理证据及咨询资料,借以熟悉情况、总结经验、制订计划、可以为决策、处理各种问题提供参考依据.

2.业务作用

档案涉及的内容非常广泛,尤其是记载了各行各业建设和生产活动的情况、成果、经验和教训,这些资料都可以成为当前开展生产建设时重要的咨询研究、统计监督的情报信息.实践证明,充分利用这些档案资料,对促进生产力发展,提高经济效益,具有直接的作用.

3.文化作用

档案是人类文明的产物,是人类文化的积淀和延续,它蕴含了大量的文化信息和社会发展规律,许多史学家都是借助档案成就了著名的历史文化著作.

4.法律作用

在政治、军事、经济、外交等活动中,档案的作用依然显著,尤其是在解决领土争端等方面,档案的法律作用表现得十分突出；另一方面,在维护权益方面,档案可以起到非常重要的法律证明作用.

5.教育作用

档案可以成为宣传教育的生动素材,因为它包含着历史知识、文化信息、,人们可以通过它更加直观地了解事件真相,起到一定的教育作用.

6.查凭作用

许多档案都可以为事件的真实虚伪、存在与否起到凭证作用.如行政公文、学历学籍、宅基旧址等等,都可凭档案查询.

三、档案的管理

档案管理包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及档案利用等八个环节.

1、统一领导、分级管理的原则：具体内容主要包括三个方面：（1）、按照规定,国家级档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；（2）、全国档案工作在各级人民政府的领导下,由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；（3）、对党政档案和党政档案工作实行统一管理

2、维护档案的完整与安全原则：档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面.收集齐全是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全,实现一个单位、一个系统、一个地区直至整个国家真正有保存价值的档案完整.安全是指档案不丢失,内容不泄密.

3、便于社会各方面的利用原则：便于社会各方面对档案的利用,满足社会对档案的需要,这是档案工作的根本目的.[6]（下转第338页）（上接第336页）

2008年1月16日,国家档案局局长、档案馆馆长杨冬权提出了“两个体系”建设：建立覆盖人民群众的档案资源体系；建立方便人民群众的档案利用体系.2010年5月12日,杨冬权又提出：全国各级档案部门要“建立确保档案安全保密的档案安全体系”.[7]至此“三个体系”建设的提出,可以说是档案管理原则的最新概括.

(三)、档案队伍的建设

素质高、业务强的档案队伍是提高档案工作水平的前提.加强档案队伍建设,要注重以下几个方面：

1、健全档案队伍用人机制.选用素质高业务强的专业人才是推动档案事业科学发展的关键.在人才的选用时,既要注重人才录用机制的完善（录用那些学历高、业务能力强,政治思想素质高的人员充实到档案队伍里来）,又要注重人才使用机制的完善（敢于大胆使用专业理论知识和专业技术特长的年轻干部）,同时还要注重人才考核机制的完善（健全激励机制,充分调动档案工作人员的积极性）.

2、加强档案队伍能力素养的提升.档案工作人员的专业知识和业务能力的提升是一个长期工作,相关机构和人员都要不断地进行切实有用的培训.在培训内容上力求“创新、有用”.如果培训仅仅停留在旧的知识层面,不努力学习和接受新知识、新技能,就不能适应当下社会发展对档案工作的新要求和新任务.