本站原创摘 要：文章针对大中型水电站工程在专业技术、建设规模、参建单位多、人员流动、建设时间长等特性,阐述了大中型水电站工程项目档案管理工作的重要性、复杂性和艰巨性,列举工程项目档案管理工作中存在的主要问题,对如何加强水电站工程项目档案管理工作提出优化措施,确保工程项目档案资料的完整、准确、系统和规范.
关 键 词 ：水电站工程；档案管理；优化措施
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2012）06-0076-03
由于大中型水电站工程具有技术难度高、工程规模大、工程施工单位多、专业复杂、人员流动大、时间跨度长等特点,这些特点决定了大中型水电站档案工作的重要性、复杂性和艰巨性,如何做好大中型水电站档案工作是企业面临的一大难题,也是企业档案工作者面对的一项挑战.笔者从事水电站工程项目档案管理工作多年,谈点体会和感受.
一、水电站工程项目档案管理的重要性
水电站工程项目档案是指在工程项目设计、施工、竣工等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料、技术图纸、声像等档案资料,其涉及面广,涵盖了工程设计、建设、施工、监理各参建单位提交的档案资料；内容繁杂,包含了从立项审批、招投标、勘察设计、施工、设备安装调试、生产准备、竣工验收等全过程中形成的历史资料；形式多样,具有纸质、磁介、光介等载体的档案资料.这些珍贵的档案资料是企业在电力生产和经营管理活动中必不可少的信息资源,具有非常重要的经营管理和科学研究价值,对今后的安全生产、运行管理、法律纠纷、专项审计等工作具有极其重要的参考利用价值.因此,做好水电站工程项目档案管理工作尤为重要.
二、当前水电站工程项目档案管理存在的主要问题
当前大中型水电站工程建设项目实行项目法人制、招投标承包制、建设监理制,形成了以建设单位为业主负责,设计、施工、监理单位配合的运行机制.由于各参建单位繁多,其档案管理机制和管理模式与建设单位不一致,同时,建设单位对各参建单位的监督力度不够,各阶层人员的综合素质参差不齐,对档案工作的认识不到位,极容易导致水电站工程项目的档案管理不够完善,离国家、行业主管部门对档案工作的标准有些距离,主要体现在以下几方面：
(一)建设单位对各参建单位和业务部室档案工作的监督、检查、怎么写作力度不够
建设单位在工程建设期间往往重视工程建设进度、质量安全和电力生产,对档案工作重要性的认识不够,导致自上而下、由内而外档案管理意识差,对各参建单位和公司内部业务部室缺乏应有的监督检查力度,没有制定相应的档案管理制度和措施,或者有制度和措施但并未将其宣传、落实到位,造成两头脱节,许多珍贵的工程项目原始资料收集不齐全、整编不规范、归档不及时、竣工图审查不到位,给企业经营管理和发展带来不可估量的损失.
(二)设计单位对设计资料的归档意识不到位
设计是龙头,同时它也贯穿于整个水电站工程建设的全过程,从工程建设一开始设计单位就产生设计资料,在施工期间对工程设计变更进行监督和管理,会产生设计联络资料和设计变更资料,在竣工阶段其设计图目录为施工单位是否完整归档提供依据性作用,可以说设计资料管理的好坏决定着工程项目的建设质量.但目前设计单位对设计资料的归档意识不够,没有按要求向建设单位提交全套设计资料（图）和完整的目录清单,存在设计图归档不完整,目录清单不系统、不完整,签署不完整、不规范,给工程建设带来隐患.
(三)施工单位缺乏专业人员管理档案
施工单位是施工建设的主体,承担着工程建设的重任,因此施工单位往往会配备丰富的、专业技术强的土建、机电专业人员,而忽视对档案专业人员的配备,其档案工作要么由技术人员兼顾,要么由完全不懂水电专业的资料员管理,致使施工单位的资料管理往往存在收集不齐全,遗漏原始资料和变更资料；整编不规范,存在复印件和签署不完整现象；组卷不系统,没有按分部、分项进行科学、合理的装订成册；归类不准确.这些施工资料管理无序的现象给以后的运行管理造成严重的影响.
(四)监理单位未全面履行监理职责,忽视对档案资料的管理
监理单位对工程建设的质量管理应该是全面、全过程、全员参与,它不仅仅要对工程质量进行监理,同时还要对档案资料进行监督管理.监理单位除对自己产生的资料进行收集、整编外,还要对施工单位提交的方案进行审批、质量进行签证、竣工图的修改进行审核等.但目前有些监理单位没有对施工档案资料的监督管理职责履行到位,出现审批手续不全、签证不真实、竣工图修改不进行审核签字等现象,严重影响施工档案资料的收集、整编质量.
三、加强大中型水电站工程档案资料管理的优化措施
(一)充分发挥建设单位对档案工作的领导、监督、检查职能
建设单位是工程项目档案管理工作的责任主体,不但要对设计、施工、监理单位的档案工作进行监督、指导,同时也要对内部业务部室的档案工作进行检查指导,强化每一个环节,形成一个完整的档案管理网络.建设单位可从以下几方面加强档案管理工作：一是对档案工作的各个业务环节都制定有相应的管理制度和措施,并宣传、贯彻落实到位；二是强化档案管理意识,要求各参建单位和内部业务部室将档案工作纳入议事日程和年度工作计划,让各层次人员充分认识到工程项目档案的重要性和迫切性,做好日常的资料收集工作；三是加强对档案工作的监督和指导,对各参建单位和业务部室各个阶段产生的档案资料的收集、整编工作进行专业辅导,发现问题及时纠正,并督促整改,确保工程项目档案资料完整、准确、系统和规范.
(二)规范工程项目资料归档程序,履行参建单位合同范围内的档案管理职能
建设单位在与工程项目设计、施工、监理、设备制造单位签订合同时,在合同条款中就明确档案资料的归档范围、案卷整编质量要求、移交时间、份数、违约责任等,运用经济手段进行超前控制,保证工程文件材料收集、整编、组卷工作的正常进行.同时,在工程项目竣工验收时,严格依据合同条款对档案资料进行验收,若资料未提交或者不满足规范化管理要求,档案人员有权拒绝在“档案移交清单”上签字,财务部门不予质保金结算,这样,规范了档案归档程序,坚持档案“三同步”管理.