本站原创加强档案数字化建设与优化,是管理工作的重要组成部分之一,也是有序推进各项工作和活动的有效载体之一.随着的全面快速发展,档案工作必然客观、真实、准确地记录着在各个发展时期的轨迹,对于加强日常管理具很大的参考价值和利用价值.笔者结合档案数字化建设的实际,认真分析档案数字化建设的重要意义及存在的问题,并提出了档案数字化建设和资源优化配置的对策措施.
一、当前档案数字化建设的重要意义
第一,宣传教育的重要载体.
档案管理资料,主要来源于教学、科研、管理及怎么写作等工作,人们可以通过这些档案资料及信息,进而了解整个的发展情况,是全面展示教育教学成果的第一手资料,也是向开展各种宣传教育活动的重要载体和内容.第一,档案的各种数据、资料等,都多层次、全方位地向人们展示着的发展进步轨迹、规模等,使得了外界对有一个全面正确的认识与了解.第二,档案数字化建设的人员、机构及各项规章制度等,可以引导人们科学合理地利用各项档案资源,提高档案数字化建设的质量和效率.第三,现代化的怎么写作方式和手段,诸如计算机、网络、音像、3D技术等,大大丰富了档案数字化建设的内容,进而有效地激发人们参与档案数字化建设和资源配置的热情.
第二,领导决策的参考依据.
我们清楚,完整的档案资料,可以为领导决策提供参考.一是在档案数字化建设实践中,由于领导在工作中往往需要了解掌握的具体情况,而档案数字化建设则可以提供准确的数据信息.二是如果领导需要了解学生的学习情况、学习动态等,也可通过参考档案资料来获取相应的信息.三是新上任的领导则都可通过查阅档案资料,很快熟悉的基本情况,进而为工作的开展奠定基础.此外,还可以针对管理制度存在的问题与不足,提出相应的对策建议,不断优化档案数字化建设与资源配置.
第三,提高效率的重要因素.
随着经济社会的全面快速发展,档案数字化建设的内容、形式等也跟着发生了巨大变化.因此,我们必须把为广大读者提供优质的怎么写作,作为当前和今后一个时期内优化档案数字化建设与资源配置的重要内容之一,这同时也是档案数字化建设与优化的关键所在.实际上,进一步优化的档案数字化建设和资源配置,对于做好怎么写作意义极为深远而重要.一般而言,档案数字化建设的任务和内容,就是把的重要工作、文件和活动等,真实、完整、具体地记录下来,并妥善保存和管理.在档案数字化建设与怎么写作过程中,不仅需要我们积极探索,勇于实践,创新思路,拓展视野,而且也需要我们全面、完整地收集、记录,尽量吸取经验和教训,最大限度地提高档案资料的信息与价值.
第四,文化建设的客观要求.
档案作为文化建设的历史和记忆,必然成为了传承历史文化的重要载体之一.作为日常管理的重要组成部分,档案数字化建设不仅是展示文化建设的重要窗口,而且也是知识、信息和技术的集散中枢.所以,档案数字化建设和资源配置的优化,对于建设文化具有重要的意义和价值.
二、档案数字化建设存在的问题
第一,管理意识较为淡薄.
因为思想认识方面的原因,一些的领导对档案数字化建设与资源配置工作重视不够,而有的档案数字化建设人员也没有认识到档案数字化建设与资源优化配置的重要意义.他们总认为,高兴档案数字化建设工作不够重要,所以普遍缺乏搜集、整理和研究档案工作的积极主动性,更不重视档案数字化建设与优化工作.存在这种观念,是非常错误的.这是因为,档案数字化建设作为其内部的管理机构之一,也是完整保存有关资料的重要载体,更是各项工作及成果的全面体现,故我们必须切实提高思想认识吗,应当加强档案数字化建设与资源配置的优化.
第二,体制机制不够健全.
一直以来,由于受过去传统落后体制机制的影响制约,一些档案数字化建设的思想、观念以及意识较为薄弱,因而体制机制相对不够健全完善.当前,很多还没有把档案数字化建设工作作为基础性工作来抓,相应的收集、管理等制度也不够健全完善,必然导致了出现档案资料残缺不全、管理较为混乱的不良局面.比如,在一些,有的重要档案存在断档、缺档,甚至没有等现象,而且档案资料存放混乱,根本谈不上系统性、完整性和准确性了,大大降低了档案资料的利用率.
第三,管理人员素质不高.
当前,一些的档案数字化建设人员多为,加之整体素质不高,不仅没有系统、专业的档案数字化建设知识,也没有计算机、网络和信息等方面的知识.一般情况下,他们往往只是做好档案资料的登记、搜集、整理、归档和保管等基础性的日常工作.但却不能很好地适应需要一定技术要求和水平的档案信息化管理工作.所以,档案数字化建设人员的整体素质和业务水平已越来越不能满足档案现代化、信息化管理的根本要求了.
第四,档案结构不尽合理.
从很多的实际来看,其档案数字化建设的结构不尽合理.诸如文书档案资料所占的比重比较大,而一些以教育教学业务为主的特色档案资料相对比较少,有待进一步完善与丰富.而以档案数字化建设的载体而言,纸质档案资料比较多,其他形式如电子档案资料的种类、数量相对很少.目前,从档案数字化建设信息化发展的趋势来看,档案数字化建设的结构已经不能很好地适应经济社会发展的现实需要.
三、档案数字化建设中资源优化与配置的探讨
第一,健全档案管理制度.
对此,我们必须进一步健全完善优化档案数字化建设与资源配置的体制机制.通常情况下,档案数字化建设的具体工作主要包括档案资料的收集、整理、鉴定、分类、保管、检索、研究、统计以及利用等方面.面对如此众多的流程和环节,如果不研究制定出科学合理的规章制度来进行管理与规范,那么就会不利于档案数字化建设工作开展.可见,为有序开展档案数字化建设工作,我们就必须健全完善一整套科学有效的管理体制机制,这是做好新形势下档案数字化建设工作的前提和基础. 第二,提升管理人员素质.
要提升档案数字化管理人员的素质,首先我们必须要选择优秀的人才.要选用那些事业心强、学历较高的管理人才.当然,如果具有档案数字化建设或者信息方面专业知识的人才则更好.一经落实档案数字化建设人员以后,一般应当相对保持稳定,不能随意变换.这样,有利于保持档案数字化建设的稳定和延续.此外,要定期或不定期地对档案数字化建设人员进行专业技能培训,让他们学习新知识、新技术,不断适应档案数字化建设工作新的发展与变化.值得一提的是,档案数字化建设是一项严肃性的工作,因而不能忽视对档案数字化建设人员的思想政治教育,要进一步提高他们的政治觉悟和思想观念,全面提升其综合能力.
第三,优化档案管理结构.
一方面要求应高度重视收集、整理与归档那些具有历史意义的档案资料.因为这些档案资料本身就是以文字的形式,直接记录着的重要活动、重大事件的,故对于优化档案数字化建设的结构具有十分重要的意义和作用.但是,这些资料往往较为分散、零碎,很难收集、整理和归档,因而比较容易被人们忽视.另一方面,档案数字化建设与优化工作还应当重视一些非文字资料,比如实物、音像、电子等的收集、整理与归档.一般而言,这些档案资料比文字资料更为生动、具体和真实,佐证价值比较高.当前,我们要根据多媒体的特征,积极把电子文字、音像、照片、光盘等形式的资料作为档案数字化建设与优化的重点来抓好落实.此外,对于那些归档的档案资料要进行统一的科学鉴定,正确区别其性质、价值,尽量使档案数字化建设科学、存档合理,既节省存放空间,也节约管理成倍,同时更加便于查找、开发和利用档案资料.
第四,开发利用档案资源.
只有让档案信息和资源得到充分开发与利用,档案数字化建设与优化才有其存在的意义和价值,加强档案数字化建设工作才具有其意义与作用.在开发利用档案资料时,有关人员应当做到以下几个方面：一是档案数字化建设人员要积极怎么写作于领导的决策,并结合工作的需要提供及时、准确和完整的档案资料,为发展怎么写作,实现档案数字化建设的价值.二是扎实做好宣传工作,大力提高档案资料的利用率.三是更新档案数字化建设理念,让更多的人们正确认识档案数字化建设与优化的意义和价值,不断提高利用档案资料的机率.
四、结语
总之,优化的档案数字化建设和资源配置,具有极为重要的现实意义.因此,我们必须结合实际,积极采取有效的对策措施,全面优化档案数字化建设与资源配置,促进全面快速健康发展.
（作者为单位：广东嘉应学院档案馆）