本站原创【摘 要 】随着国家科研体制改革不断深入,科研档案中存在的许多问题被凸显出来.比如,科研资料收集难、质量差,以及管理模式不能适应创新环境等问题尤为突出.因此,本文以促进科研档案管理工作健康发展为目标,初步分析与探讨了现有科研档案管理中存在的问题及适应创新环境的对策,全面推进科研体制改进与提高科研资料收集工作的质量.
【关 键 词 】科研档案管理,问题,创新环境,适应,对策
科研档案是指社会科学研究部门、研究人员在科研实践和管理过程中,形成的经过管理后可归档的具有保存价值的文字、图表、声像材料以及各种形式载体的历史记录.与一般文书档案不同,科研档案反映的是科研活动的历史资料,是社会科学研究进程及其思维的重要储备形式,具有着非常高的使用价值.为提高科研资料收集质量、推进科研体制改革,文中对现有科研档案管理问题进行了初步分析,并提出了有效的应对措施以推动创新.
一、现有科研档案管理中存在的问题
（一）科研档案收集整理难、质量差.由于科研档案形成周期不一,短则几个月长则几年甚至几十年,工作人员必须对其加以收集和整理.因此,收集整理科研档案成为科研档案人员的重要工作,必须及时将有关项目科研资料收集起来,整理并加以保管,便于档案的查阅、统计和利用.随着科研体制改革不断深入,许多技术开发型科研院所转变成科技型企业,使得研究模式也相应地发生改变,变为科研机构、高等院校与企业相结合.这种情况下,对科研档案收集提出了更高要求,以致于出现了科研档案收集难、质量差问题.另外,有的档案人员没有及时移交有价值的科研资料而存放在个人手中,导致档案资料没有统一保管而造成档案资料收集不全,反映不了科研项目的全部信息.
(二)部分档案人员业务生疏,创新意识和能力较弱.
部分科研档案人员对科研档案的收集、鉴定、分类、编目及归档等业务生疏,甚至存在现象,严重影响了档案管理的质量和效率.由于科研档案人员专业知识面窄、渊而不博,使得档案信息资源开发水平较低,难以适应和满足当前创新环境的需要.另一方面,科研档案人员创新意识差、能力弱,导致缺少创造性的思维意识和能力,直接影响着档案管理手段的创新.由于科研体制改革不到位,档案管理创新力度不够,难以适应档案信息资源的开发市场.这种环境下,有必要采取有效措施为科研档案管理创新提供有力条件和良好环境.
（三）科研档案资源开发缺少相应的配套措施.尽管我国已经制定了一套促进科研档案资源开发与利用的有效措施与政策,却由于缺少与之相配套的支撑工具和手段,导致其不能充分发挥自身的功能和作用.由于许多科研院所转变成为技术型企业,可企业内少数科研档案人员仍不能适应该种体制的转变,经常不能在第一时间内向科研部门提供具有开发价值的资料,导致科研档案部门配合科技部门开发科研项目的良好工作局面难以形,最终形成效率相对低下的科研档案管理局面.
二、科研档案管理适应创新环境的有效对策
(一)改变与创新科研档案收集方式,提高档案收集质量.
在科研体制改革环境下,针对科研档案资料收集工作质量差、收集不全等问题,档案管理人员应适当地改变与创新收集方式.随着部分科研院所逐渐转变为技术型企业,科研机构、各大高校及技术型企业联合开发科研项目的工作局面已经形成,科研档案收集工作也应从“以收集单位为主”转变为“以科研项目为单元”.简单地说,就是无论单位多少,只追究某个科研项目档案的完整性和准确性.要求在情况允许条件下,尽量实现不同单位联合科研,这种情况多数出现在双方共同合作基础上.一旦做到这一点,就可以实现联合建档和管理的目标,便于全面收集与科研项目有关的资料和信息,保证资料的完整性.但是,出于知识产权保护的目的,如果双方没有建立合作关系,则将难以实现联合建档和管理,相关的收集方式与制度更是无法实施.因此,科研档案收集方式的研究应侧重于这一方面,需要相关人员投入更多的精力.
(二)切实提高科研档案人员素质及适应创新环境的能力.
提高科研档案人员素质及适应创新环境的能力关键在于以下几个方面：第一,定期或不定期对科研档案人员实施培训,使其在档案收集、鉴定等方面具有足够能力,进而提高对相关业务操作及管理的效率；第二,积极鼓励档案人员自主进行学习,做到与时俱进、跟上时怎么发表展与创新环境发展的步伐；第三,合理分配档案管理工作、减少人员参与,鼓励更多专职工作人员投入到科研档案管理工作中.由于人员的存在,无形中为科研档案的收集和管理工作提供了难度.因为,这部分工作人员难以至始至终地完成工作,导致工作交接不善或出现“断层”等问题；第四,利用现代化的信息技术建立数字化档案室,并不断提升档案室人员对计算机软件的操作能力和应用能力.比如,档案信息获取、分析及处理方面的能力,以及电子档案管理的能力.除此之外,档案备份也非常重要,应将档案存档和备份严格区分开来,二者缺一不可.
(三)建立与当前科研档案体制向适应的配套工具.
在科研体制改革不断深化背景下,创新科研档案管理方式与手段以提升档案管理与理应效果已是关键.这情况,要求相关单位把科研档案管理及利用工作纳入工作计划,并提高重视程度.同时,不断创新与其相适应的配套制度,且得到切实贯彻与落实.
三、结束语.科研档案管理工作与科研项目的成功与否有着至关重要的影响.针对科研档案中存在的问题,应从档案收集、档案管理人员及制度等方面入手,全面提升科研档案管理质量和效果、提高档案利用率.只有这样,才能解决科研档案管理相关问题,并适应当前科研体制改革与创新环境,推动科研工作不断向前发展.