本站原创摘 要 ：基建档案管理工作是整个房地产企业的命脉,在提高工程质量和工作效率上起着关键作用.本文从基建档案管理所存在的问题入手,给出了相应的解决措施,同时分前期控制、过程控制、后端控制三个方面论述了基建档案管理工作的全过程管理模式,最后提出数字化基建档案构思,顺应信息时代的发展,让房地产基建档案管理工作的整体水平向前迈进一大步.
关 键 词 ：房地产；基建档案；全过程管理；数字化
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易写卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况,应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料.基建档案是建设成果的结晶,记录了工程建设的全过程,再现了工程实体的真实面貌.基建档案管理工作也是整个房地产企业的命脉,在提高基建工作质量和工作效率上起着决定性作用,是企业发展的必要条件.
一、基建档案管理办法
1.1 存在的问题
档案管理工作关系到整个企业工作水平的高低.然而在实际操作中,档案管理工作却暴露出了不少问题.有些工作人员在档案接收、审核过程中工作意识淡薄,重视程度不够.有些工作人员的知识技能水平不到位,造成了大量返工现象,甚至有些问题是无法补救的,给管理工作增添了不少麻烦.有些工作人员主动性不高,交资料要催,签协议也要催,使得工作进度缓慢,也滋生了其他工作人员的懒惰思想.
1.2 基建档案管理办法
第一、集中化管理档案.基建部门要相关负责人集中统一分管基建档案,对于规模较大的项目或者扩建、改建项目要另外配备技术人员和基建档案员.
第二、基建档案要有形成积累、整理组卷、归档验收这三个步骤.形成积累中归档的文件格式要统一,底图、蓝图和施工图的规格要符合国家制图标准,字体清晰不褪色,横向页面文头朝左,同时基建部门要定期检查并记录.整理组卷中要保证一项一卷,文字材料要保证正件在附件前、复印件在原稿前并逐一编号逐一盖章审核.归档验收前要进行预验收并开具合格证明,竣工图是验收的必要条件,不合格一律不能验收,竣工并验收完成后,要尽快完成整理、立卷、归档工作并审查签字.
第三、基建档案管理工作采取责任制形式.要贯彻执行国家关于该工作的政策规定,并承担好监督、指导和验收的职能.其他任何单位或者个人不能把基建档案据为己有.
第四、在基建档案整理过程中,对于成册的蓝图,如果规格较大可以适当正本对折并置入盒中,如仍无法解决问题,则可以另外写作档案盒,并填写档号或者项目名称编号,所有的竣工图都应加盖上竣工图章.
第五、在保管期限上,凡是介于两种保管期限之间的科技档案,其保管期限一律从长.
第六、凡是在工程项目中有引进设备或者技术的,要做好相关图纸、文件的收集、整理工作,并统一移交管理部门管理.管理部门要加以强化利用,保证实施.
二、基建档案工作的全过程管理模式
基建档案管理工作贯穿于房地产施工全过程中,为了保证其精确度和所有工作的完整性,必须从前期控制、过程控制、后端控制这三个环节来实施.
2.1 前期控制
前期控制即源头控制.各个职能部门应该协同管理、协同监督、明确责任.项目开始前应该梳理档案流程,确保各单位资料的完整性和准确性,以保障基建档案工作的质量.
2.2 过程控制
过程控制即涉及全档案管理网络的控制.首先,各参建单位要及时、主动地提交相关图纸和文字资料,档案管理部门也要定时检查、监督把关.同时,若基建档案项目的工作人员有无法独自处理的问题时,应请教相关职能部门协同处理,及时解决,将项目中的任何问题都消灭在萌芽状态下.同时也确保了项目能够按时竣工和验收.
2.3 后端控制
后端控制即项目验收归档控制.归档验收时首先要进行预验收,合格后开具合格证明,不合格的一律不准验收.同时,制定管理部门否决的权利,任何图纸或者文字资料都必须在管理部门复审后盖章签字,没有盖章签字的一律不能进行财务结算.同时,档案管理部门要和项目建设单位协同合作,全面整改在基建档案中已出现的问题,遇到问题立马解决,为档案专项验收做好合格保障.
三、一目了然的数字化基建档案
信息时代的发展,使得纸质档案的缺点日益显现出来：需要的存储空间大、不方便查询整理、对环境要求高等.既不利于房地产归档工作正常运行,也不利于整个环境友好型社会的大方针.而只要轻点鼠标、轻敲键盘,便可将所有房地产项目的土地位置、平面图坐收眼底的电子房地产基建档案已逐渐成为大势所趋.数字、图形、表格一体化使得基建档案一目了然,更方便了查询、参考以及校对,也实现了价值增值、信息交流等目标.
3.1 数字化基建档案存在的问题
首先,电子基建档案未能与传统的基建档案同步.尽管现代技术的发展日新月异,但是也有不少地方数字资源建设不够充分,这导致了网上电子信息不够全面甚至匮乏.
其次,相关管理标准没有统一.基建档案数字化是一项系统工程,其本身相当复杂并且灵活多变,在实施过程中需要管理标准的协助和技术支持.而目前的相关管理标准并不全面,有些标准并不唯一,比如有些文件标准、文件数据库结构和交换格式并不统一等,这也增加了信息交流的难度.
最后,网络安全问题.网络的不安全性也是制约数字化基建档案发展实施的障碍之一.病毒侵入导致系统不稳定甚至瘫痪、网络恶意修改关键数据、重要信息的泄露是电子系统的主要威胁.
3.2 应对方法和措施
首先, 在电子档案中,资源上统一数据格式是数字化的保障条件.数据标准和数据格式的统一是档案信息数字化归档和调研翻阅的基础,也是高度共享数字化档案资源的基本措施.而档案信息的使用首先要实现规范和标准化,只有实现了标准化,才可能有现代化的数字档案,这是多次实践得出的经验.要实现原则的统一,首先要规范项目格式,同时要规范各个信息点的管理模式,并且在数据程序和格式上建立相关实施细则标准,以此来实现数字档案的标准化运行.只有实现了标准化基础,才能以此推进数字化,将数字化应用到基建档案当中,使档案管理工作更加规范、高效、环保.
在网络安全上,可以采取以下几个措施.定时备份数据库,使信息能够及时备份、安全保存,对于重要数据可以多机备份以确保安全性；设置访问权限和访问限制,访问者的权限是进入数字化系统的先决条件；安装防火墙和杀毒软件,定期升级同时杜绝使用外带存储设备防止感染.
最后,要提高基建档案管理工作者的工作素质.这一点是很重要的.随着数字化档案的发展,档案信息数目繁杂,这就需要工作人员对信息分类的准确性,特别是对于专业性强的信息更要精确分类、实时把控.这对基建档案工作者提出了很高的要求,不仅要了解传统的管理模式,更要熟练操作计算机,掌握数据信息录入、数据库管理和网络安全维护等必要技能.
总之,只有房地产基建档案管理人员刻苦研究、踏实钻研,才能够使基建档案开发能力和使用效率得以提高,让管理工作在各个方面得以完善和进步,从而促进房地产基建档案管理工作的整体水平迈向一个新的台阶.