本站原创公积金个人住房贷款档案是住房公积金管理中心利用住房公积金发放个人住房抵押贷款,在和管理贷款业务过程中形成的具有保存价值的专业材料.但在实际工作中,贷款档案管理就暴露出不少问题,存在一定的风险隐患.信贷资金虽然成千上亿,但它是一种“符号资产”,它的存在和归属无法象“实体资产”那样明确,必须靠各种合同、文字资料、数据表格、账户等为载体予以证明.贷款档案的缺失,就意味着信贷资金有可能不被法律保护.因此,如何加强贷款档案的管理,确保资金安全,维护缴存人权益,已是当务之急.
一、贷款档案管理中存在的一些问题
贷款档案是管理中心贷款业务活动的真实记录,是进行贷款管理、财务分析及资产质量管理的原始凭证和参考依据.在实际工作中,有的管理中心贷款档案意识淡薄,管理不规范,主要存在以下几方面的问题：
1.贷款档案产生方面
有的管理中心信贷业务员责任心不强,对资料审核把关不严,存在记载不清,借据要素不齐全,缺章少印的问题.
2.在贷款档案收集方面
有的管理中心没有建立贷款档案工作制度,没有落实信贷员、档案员的职责,贷款档案的收集不系统,不配套,不齐全.
3.在贷款档案的整理方面
贷款档案在进行微机管理时存在数据重复录入问题,贷款业务系统中的数据不能倒入档案系统.
4.贷款档案保管方面
有的管理中心贷款档案存放分散,没有进行集中统一保管,给工作带来很大的不便.
二、加强贷款档案管理对策
住房公积金贷款档案形成的阶段性和长期性的特点,决定一份个人住房贷款合同的完全履行往往需要多个部门和经办人共同来完成,从相互衔接,工作的连续性出发,要求对贷款档案进行规范化、制度化的管理.在档案归集、管理方面应遵循以下原则.
1.一宗一卷
一宗贷款归集成一卷档案是最基本的.不能因一些贷款材料少而将几宗贷款资料汇成一卷,这不利于档案的保管利用.当然在装盒时,可将若干卷档案集中在一个档案盒,在档案盒上做好记录.
2.即时归集
贷款工作的性质,使得信贷员在开展信贷工作时,往往要同时几宗贷款,易使贷款资料相互混淆,时间一长,一些贷款材料会丢失.要求信贷员要及时、即时收集贷款过程中形成的各种材料.需要针对各种担保形式的贷款制定档案收集目录(如抵押担保贷款、质押贷款、保证贷款等档案归集目录),按目录收集.在整理时此目录可作为该贷款卷内目录.
3.统一格式
贷款材料五花八门,给贷款档案整理带来难度.整理档案时,应遵循统一格式的原则.在制定合同格式时要统一按A4纸大小.装订时将其他的收款收据、银行凭证、保险单等不规则的材料统一粘贴在A4纸上,对以后还需要返还的材料如他项权利证等,要留下复印件备日后查询,为减少档案卷的拆开次数,在装订时,可附加空白的还款情况登记表或其他需要的附表,待日后需要时填写.
4.建立全宗目录
由于贷款数量增长快,建立健全全宗目录工作就显得十分必要.结合个人住房公积金贷款工作的特点,可将每一卷档案的基本情况列入全宗目录中,便于检索利用.这些基本情况应包括借款人姓名、借款金额、借款年限、担保方式、还款方式及信贷员姓名等.全宗目录可按货款数量的多少按自然年份建立,一年一册或一年多册.目录数据应采用计算机管理,脱机备份保存.
总之,用科学的方法合理的规避风险,逐步提高风险管理水平不仅符合住房公积金自身的安全运营要求,更是关系到住房制度改革和政策性住房金融发展的成败.