本站原创随着信息技术的不断发展,信息技术在人们的日常生活和管理中得到了极为广泛的应用.特别是随着多媒体技术、触摸屏技术和摄像技术等的广泛应用,为文件的形成和保护储存等产生了深刻的变革.档案作为一种特殊的文件形式,也受到了比较大的影响,特别是在档案的收集、整理和管理等方面产生了重要的变化.
一、现代信息技术对于干部档案管理的重要性
随着现代科学技术的不断发展和进步,人类社会已经逐步的迈入到信息化时代.信息技术成为了人们工作和学习中的重要组成部分.传统的档案管理也逐渐的向信息化方面转变,电子技术作为一种新的管理方法有效的提高了档案管理的质量和效率.和传统的档案管理方式相比,电子档案能够将所有的资料转化为电子数据,通过信息技术存储在电子计算机中,而且不会占用比较大的空间,这为档案管理提供了足够的便利.通过对传统的档案资料建立电子档案,可以实现电子档案的一体化管理工作.所有的档案资料在转化为电子数据之后就可以直接存储到档案数据库中.工作人员再按照一定的要求对这些电子资料进行整理和分类,完成资料的归档,从而使档案管理工作实现一体化.
能够不断的提高档案管理的利用效率.通过信息技术建立相应的电子档案管理系统,可以对所有的档案资料进行管理.所有的资料都包含在档案管理系统中,这些信息可以按照一定的使用权限向不同的部门进行开发,能够达到资源和信息的共同分享的目标.想要使用档案的部门或者个人,可以不必要亲自到档案局去查询档案资料,只需要借助计算机网络就能够进行查阅.这种使用方式可以不受时间和空间的限制,有力的提高了档案的利用效率.
干部档案管理涉及到多个工作部门,包含了干部任免、干部管理、干部统计、干部教育等方面的内容,同时和干部考察和考核等工作也有密切的关系.因此在干部档案管理中通过使用现代信息技术,完成对信息的采集、使用和维护等方面的工作,使档案管理工作能够科学、规范、有序的进行具有重要的意义.随着信息技术的不断发展和普及,信息技术在档案管理部门的使用已经成为了不可逆的潮流.在信息化时代,档案管理部门要加大投入,紧紧跟随时怎么发表展的要求,建立相应的现代信息档案管理队伍,提高档案管理水平和效率.
二、信息技术在干部档案管理中的应用
档案管理的内容范围涵盖非常的广泛,在传统的档案管理中,基本上所有的工作都是由管理人员手工完成的.为了与时俱进,不断的提高档案管理的质量和效率,需要在干部档案管理中引入现代信息技术.
1、档案管理系统在档案管理系统中的应用.档案管理系统是一种具有现代化技术的特点的先进管理系统,在其中具有包含了大量的现代信息技术.例如系统的数据库可以应用SQLSerever12进行编写,在客户端可以应用IE浏览器.档案信息管理系统一般都有多个不同的模块组成,这些模块的设计也涉及到了现代信息技术.各个模块可以通过信息技术相互联系,发挥自己各自的功能,从而组成一个比较完整的系统.信息技术为档案管理建设提供了足够的技术支撑,为档案管理提供了足够的便利.
2、信息技术在档案管理中的具体应用.信息技术在档案管理中的具体应用主要表现在以下内容上：档案文件目录的存储、复制和检索；档案内容相关信息的存储和检索；档案借阅管理和咨询；档案文件信息备份和相关统计工作.此外还有档案关 键 词 指引、档案文书立卷管理,档案库房管理和保护,系统数据维护和传输等.
3、在档案备份和恢复中的应用.随着信息技术的发展,电子档案逐渐得到了人们的重视,电子档案具有一系列比较突出的优点,在保存档案方面具有独特的优势.但是也存在无法忽略的缺点,电子档案受外界的影响比较大,容易发生丢失或者损失.特别是网络安全问题十分的猖獗,对电子档案的信息管理带来了安全上的隐患.如果比较重要的档案信息发生损失或者泄露,将会带来比较严重的后果,对电子档案备份成为了档案管理中的重要内容.对电子档案备份常常需要一定的硬件和软件,如系统软件、工具软件、应用软件等,还需要一定的备份策略等.目前常用的备份硬件主要有硬盘、光盘等,硬盘作为一种发展比较成熟的存储电子产品,具有存储容量大,存储质量高,可以进行必要的更改等一系列突出的优点；光盘虽然其成本比较低,但是由于存储容量比较低,而且其保存条件比较高,对信息的修改有一定的限制等方面的劣势,降低了其可靠性.此外,还需要对档案管理系统的数据库进行备份,这也是档案管理中的一项重要工作,它关系到了档案管理系统数据库的安全恢复和重建等.
把现代信息技术应用在干部档案管理中,大大的丰富了档案管理的内容,同时也提高了档案管理的质量和效率.对于档案管理人员来说,要自觉的利用现代先进的工具展开日常工作,使档案管理工作从传统的业务型转到多元化知识型转变.
（作者单位：梨树县物价局）