企业内部控制管理在人力资源方面的应用

摘 要：随着一大批国际大公司因为财务会计丑闻,导致企业的诚信受到普遍质疑,内控管理在企业经营管理中起到越来越重要的作用.人力资源工作在企业管理和建设中占有重要的地位,也成为内控管理的重要组成部分.本文主要从管理层面和流程层面两个方面详细阐述了内控管理在人力资源工作中的应用.

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一、内控管理的背景及重要性

随着美国著名的安然、世通公司等一大批国际大公司因为财务会计丑闻,导致企业的诚信受到普遍质疑,严重冲击了国际资本市场的正常秩序,为此,许多国家通过立法强化企业内部控制,如美国的《萨班斯一奥克利法案》等,经济的健康发展迫切呼唤加强内部控制.2008年6月28日,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部委联合发布了《企业内部控制基本规范》,要求上市公司自2009年7月1日起执行,并鼓励其他非上市的大中型企业执行.确立了以企业为主体,以政府监督为促进,以相似度检测机构审计为重要组成部分的实施机制.

内部控制作为公司治理的关键环节和经营管理的重要举措,在企业发展壮大中具有举足轻重的作用,完善的内部控制规范有助于约束并统一市场主体的行为选择,减少舞弊和欺诈、建立安全的市场秩序、实现社会和谐、经济持续发展.

人力资源管理是实现企业战略规划的关键性环节,在企业管理和建设中占有重要的地位,为此也越来越需要规范的管理和严格的内部控制,以保证企业经营和战略目标的实现.所以,顺应时代的发展,建立内部控制管理体系并在人力资源工作中较好的应用成为现代人力资源工作中的一项重要工作.

二、人力资源内控管理的主要内容

根据美国《萨班斯－奥克斯利法案》(Sarbanes-OxleyAct)和证券交易委员会采纳的COSO内部控制框架对内部控制的定义,内部控制是为企业经营的效率性、财务报告的可靠性、相关法规的遵循性等目标的实现而提供合理保障的过程.随着经济的全球化和企业管理的不断完善,内部控制从最初单纯的内部牵制发展到今天的由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监控等五要素组成的内部控制整体框架.但是,COSO内部控制框架体系不完全适合中国国情,必须结合企业的具体产品、经营规模、管理特点和水平等,研究和制定一套适合企业特点的、在某些方面是独有的内部控制框架体系.

我国已有部分大企业、公司结合自身特点和实际情况制定了自己的内控体系,下面主要介绍一下在人力资源方面的应用.人力资源部分的内控管理主要包括公司层面的和流程层面的内控管理两大部分.

(一)公司层面的内控管理主要是指企业内部环境的管理

主要包括：职业道德、不相容岗位分离、员工培训、绩效考核等人力资源方面的制度等.没有一个有效的控制环境,其他内部控制要素,不管质量如何,都不可能形成有效的内部控制结果.只有建立良好的内部控制环境,才能为有序的内部控制工作奠定基础.

1.职业道德：诚信原则和道德价值观.诚信是为人处事之本,是生存之道,因此加强企业诚信和道德价值观的教育就显得尤为必要.企业必须在其内部制定既符合我国法律规定,又具有企业内部特色的道德标准和行为规范,如《员工职业道德守则》和《反舞弊规定》等文件,不仅要以文件形式下发,还要组织员工学习,使员工充分掌握并严格遵循,始终如一地加强企业诚信教育,教育广大员工树立诚信思想,逐步形成良好的工作环境.

2.不相容岗位分离.为加强公司内控制度建设,防范错误及舞弊风险,公司在岗位设置时应将授权批准、业务经办、财产保管、会计记录、稽核检查等不相容的岗位职责进行不同岗位分离设置；每项业务应经过两个或两个以上的员工处理,且每名员工承担的职责必须与其他员工形成监督和制约关系；建立严格的授权批准制度,全体员工必须在授权范围内开展工作；各项业务应当配备符合岗位要求的合格人员,并根据具体情况进行岗位轮换；当出现不能对不相容职责进行完全分离的情况时,必须建立额外的替代或补充控制措施,降低错误或舞弊风险,如：增加由业务员工的上级主管重新复核检查的程序等.

3.其他人力资源政策.建立规范的员工招聘、培训、晋升、考核等机制.在人员招聘、培训和晋升时,按照岗位职责要求对所需人员的技能和学识等组织实施考核；定期对员工进行工作业绩评价考核,作为续聘、晋升等的依据；在关键岗位人员的招聘或晋升时应履行必要的背景调查等程序.

（二）流程层面主要是日常工作中各个工作流程和工作环节上的管理和控制

流程方面可以根据公司具体情况,分出关键流程和次级流程.在企业内部,要统一规范业务流程,实现管理的系统化、程序化,使工作环节、业务步骤清晰可见,内容要求明确,为执行者的监督检查和考核提供依据；要加强信息化建设,建立规范的业务流程数据库,实现流程管理和控制的信息化；加强对业务流程的梳理,解决好程序和效率的关系；在按流程运行、按程序操作、按控制执行的关键环节,必须留下可供查实的证据,使规章制度执行具有可检查性.

流程层面重点关注的主要有以下几个方面：劳动合同管理、员工职位管理、绩效考核、职工薪酬计算与发放、工资总额管理等.

1.劳动合同管理.劳动合同管理主要包括劳动合同的签订、续签和解除.在劳动合同签订过程中应对应聘人员应聘证明资料及劳动合同相关信息进行有效审核,确保有效贯彻公司用工政策；及时签订劳动合同及附件,确保符合劳动合同法；及时准确更新新员工到岗信息,确保人工成本计算完整.劳动合同续签或终止过程中应确保续签或不续签合同的理由经有效审核且符合相关规定；及时准确更新员工劳动合同终止信息,确保人工成本计算的完整性.在劳动合同解除过程中应对涉密岗位员工离职采取相应措施,确保公司利益；对解除劳动合同申请进行有效审核,确保符合相关规定.

2.员工职位管理.制定恰当的岗位说明书,确保工作职责清晰.对任职资格或岗位、职位等级认定（变动核定）进行有效审批并及时传递员工信息,确保符合公司对员工岗位及职位等级相关管理的规定或薪资发放准确.

3.绩效考核.确保绩效考核指标计算准确且经有效审批,保证考核结果准确；对绩效考核结果进行有效执行,确保公司激励机制有效及工资计算准确；确保准确执行绩效考核办法且考核结果经有效审核；有效激励员工,提高公司经营效率.

4.职工薪酬计算与发放.确保经授权的薪酬福利岗位人员接触、修改工资计算基础数据,保证工资计算的准确性.工资计算表应经有效审核,并及时传递到财务部,通过人力资源部与财务部对工资计算单据的互相核对,确保工资福利计算结果准确完整；确保工资奖金福利保险计算结果正确或经有效审核,否则会影响报表相关科目数据的准确性、完整性；确保工资发放与计算结果一致,保证报表相关科目数据的准确性、完整性；确保保险缴费申报表经有效审核,缴费基数、缴费比例、扣缴标准适用、正确,保证保险缴费申报表的准确性.

5.工资总额管理.严格执行工资总额核定办法,保证公司工资预算总额准确,工资总额核定办法应经有效审核,防范公司经营决策的风险.按时统计工资总额使用进度,保证应付职工薪酬计提准确、完整.

三、人力资源内控管理的执行和完善

内部控制不仅仅是某个管理部门的事,搞好内部控制工作需要全员参与,必须由每一位员工自觉地落实到日常工作中去.同时,内部控制也是一个不断发展、变化、完善的过程,它随着企业经营管理的新情况、新要求适时改进调整,使之随着生产经营的不断发展变化而不断完善,起到促进发展,防范风险的重要作用.因此,要着力培养全体员工的内控意识,加强人力资源工作在内控中的应用并不断完善,结合企业文化建设,加强内部控制制度的宣传和培训力度,为内部控制制度的实施建立良好的企业文化氛围,使全体员工树立内控理念,掌握内控知识,自觉地将内控融入到日常工作中,为企业持续、健康发展助力.

（责任编辑：郭伟）