本站原创[关 键 词]物业,档案,制度体系
物业档案是在物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业怎么写作企业管理、怎么写作、经营活动情况,具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录.它是小区物业管理基本状况的综合反映,是开展物业管理工作的基础和依据,一般归业主所有.
一、根据物业管理特点完善档案内容
物业档案的形式多样,主要有档、图、卡、册、表.“档”是指在物业管理活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理合同副本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等,是物业档案的主要组成部分.“图”是指根据实际需要绘制的房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、屋内线路图、管道走向图、井下水道位置图等.“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等.“册”是指为了增加信息容量,提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等.“表”是指房屋验收质量登记表、业主情况登记表、房屋装修申请表等.物业档案管理状况是考察评定物业怎么写作企业资质情况的依据,是检验小区物业管理水平的标志,所以加强物业档案管理至关重要.
二、建立健全物业档案管理制度体系
物业怎么写作企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业档案规章制度,使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、移交、日常保管、提供利用等各个环节,以制度的形式对其具体操作行为作为规范.在此基础上要狠抓落实,明确责任,依法管理,确保物业档案各项管理制度的执行力度和执行效果,做到有章可循、有法必依,使物业档案管理逐步变成自觉的行动,逐步进入制度化轨道.
三、加强物业档案流转的规范性
物业档案是某一区域物业管理的原始记录,具有从属性与唯一性,其产权属于全体业主共同所有.但其使用保管权却时常异动:小区建成后,在物业承接验收手续时,由小区建设单位向小区物业怎么写作企业进行相关档案的移交,包括竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料,设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料,物业质量保修文件和物业使用说明文件以及物业管理所必须的其他资料,物业怎么写作企业在受聘管理的期限内,对物业档案负有形成、收集、归档和妥善保管的职责,并应在物业怎么写作合同终止时将上述资料移交给业主委员会,物业怎么写作企业变更后,业主委员会再将物业档案移交给新的物业怎么写作企业,原物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料和在物业管理中形成的维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交.移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确.
四、注重物业档案在物业管理中作用的实现
在物业管理中,物业怎么写作企业在为小区居民怎么写作的过程中形成了大量的动态档案,包括各种交费、报修、维修记录,业主出租情况记录,信访、投诉及解决办法记录,参与街道、社区居委会活动记录,冬季、雨季以及重大节检测日进行安全检查的记录,对房屋共用部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录,对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录等.这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各方面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果.因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源,是物业怎么写作企业开展物业管理、提供物业怎么写作、处理突发事件、解决物业纠纷的重要依据.通过物业档案,物业怎么写作企业可以全面地了解业主(或住户)的情况与需求,从而为业主(或住户)提供各种有针对性的怎么写作和开展适当的经营活动.例如,当从档案中了解到住户大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等怎么写作,而如果住户中老年人较多,则可开设“老年人活动室”等场所.
五、加强物业档案管理中现代化手段的应用
随着现代化信息技术的不断发展,物业管理的手段也越来越先进,并逐步要实现与国际接轨,这就要求我国物业档案管理要符合《物业管理ISO9002质量体系与管理实务》标准,也要求物业管理采用现代化的管理方法.笔者认为,物业怎么写作企业可以在物业管理系统中设置物业档案管理模块,也可以物业档案为基础建立物业怎么写作网站,利用计算机网络技术向业主提供信息怎么写作并与物业管理公司形成更有效、更便捷的互动关系.该网站信息内容包括:一是物业怎么写作企业介绍.如公司资质评定文件、公司发展简历、公司获奖情况等.二是业主信息.即业主(或住户)的基本信息和收费系统.业主通过密钥可以随时在网上填写和更改自己的信息资料,还可以直接在网上缴纳物业管理、水、电、煤气等费用,物业怎么写作企业将会在第一时间得到业主的最新信息.三是法律法规.如有关物业档案管理的国家政策、法规、标准以及业主大会上形成的有关资料等.四是便民信息.如附近的交通状况、当地旅游、饮食娱乐介绍、在线相似度检测等.五是意见箱.广泛收集业主对物业怎么写作企业的意见和建议,为改进物业怎么写作工作广开言路.
收稿日期:2010-09-09□
(编辑/李舶)