档案管理数字化

[摘 要]计算机技术已经进入办公的各个领域,档案的形式也增加了电子档案,并占有重要组成部分.因此,档案管理的数字化是档案管理的必然趋势也是重要建设工作.将现在已有的各种载体的档案通过计算机软硬件相结合,实现数字化存储和系统化管理.这一方式使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向以档案信息的数字化存储和提供怎么写作为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化.

[关 键 词]档案管理数字化

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349（2014）02-0064-01

王丽（1982-）,吉林德惠人,德惠市人力资源和社会保障局初级助理管员.

一、档案数字化管理的必然性

首先,档案数字化是时怎么发表展的必然.计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展,使分散于不同载体、不同地点的信息得以实现数字化存储.通过网络互通,实现共享利用,方便快捷,因此形成了大量的数字化档案.同时,数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势,如数字化档案节省占地空间,查阅方便,节约了保管费用,避免了人力浪费.数字化档案传递快速,利用及时,大大提高了工作效率.因此,档案数字化将是未来时怎么发表展的必然趋势.随着数字化档案的兴起,档案管理数字化必然应运而生.档案管理数字化是发展的必然要求,也是因为其有不可替代的作用.首先,数字化管理更有利于保护档案.因为在将传统档案资源数字化的过程中,必将能够发现档案中不完整和欠缺部分,便于及时补齐,同时档案的数字化存储还可以弥补纸张字迹模糊、污损的问题.档案数字化后成为原纸质档案的副本,相当于一个备份,极大限度地保护了原件资料的完整性.其次,档案管理数字化也有利于改进档案管理工作质量,提高归档、立卷、查询效率.

二、档案数字化管理的内容

数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容.标准规范建设是指是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范,并指导实施的过程,对于确保数字化档案管理的安全、畅通具有十分重大的意义.

基础设施建设指网络和设备的建设,它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件.应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面,关系到档案数字化管理的速度与质量.档案信息化资源建设包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收.档案信息资源建设主要指数据库建设.人才建设指专业人才,特别是既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才,是当前数字化档案管理工作所需要的.

最后是档案数字化管理所需的安全保障体系建设,档案数字化管理过程需要有强大的安全保障体系支撑,这是一项复杂而庞大的系统工程,主要应该由以下五个要素组成：法制标准保障、基础设施保障、组织管理保障、安全技术保障和灾难恢复机制.积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高,为信息化建设保驾护航.

三、档案管理数字化要把握的环节

我国的档案管理数字化建设刚刚发展,其中有需要改善的环节,也有需要注意避免的问题.

(一)避免资源的浪费

电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费,有些档案已经形成了广泛传播的电子文件,就没有必要转化成纸质文档再保存一次.因此,除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外,后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题.

(二)提高数字化档案利用率

数字化档案具有非常方便快捷的优势,这是纸质档案无法比拟的.其传播快捷、查阅快捷、使用快捷,因此,完全有理由提高数字化档案的利用率,使之充分发挥作用.但现实往往不尽如人意,人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能.因此,要提高数字化档案的利用率,首先应该建立起档案电子化的系统工程,做好系统的总体设计,配套设备选型,档案管理软件的开发和采用,档案整理和录入,备份和安全措施也要做好.面对大量的查询和共享,档案管理系统的设备首先要选用双怎么写作器的设备,并进行双备份,同时设置查询系统,为资源共享提供方便.

(三)提高档案管理人员队伍水平

档案管理要转变为数字化管理,档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作.这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高,这一方面包括档案整理者的宏观分析能力,准确识别有效档案进行归档；另一方面,根据众多使用者的要求提供准确的档案.这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平,需要高素质技能的信息化人才.因此,管理部门要加强档案管理人员这方面的培训,提高电子文件管理意识,加快工作转型,提高档案管理水平.

四、档案管理数字化中对电子档案的管理

在归档管理前,首先要对档案进行鉴定.鉴别档案的价值以确定管理期限,对无保存价值的电子文件进行删除和销毁.对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提.

对电子文件的著录包括.对归档前文件著录和归档后文件著录,归档前著录的文件有文件级与案卷级,归档后只需对案卷级文件进行著录.档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位,实现双方的衔接.

电子信息要经常备份防止丢失.指定专人,对加密文件进行解密后备份,定期进行病毒检测和查消,制定严格的管理制度,明确各职能人员权限.

责任编辑：武聪