本站原创摘 要：本文从档案学的角度对OA系统中的电子文件管理进行研究,应用实证分析、比较分析等方法,使之成为现在档案管理中的一个重要部分.主要表现在研究对象的选取角度方面,OA系统中的电子文件管理,把档案管理、电子文件管理和计算机软件系统开发的相关理论结合在一起,对OA系统的功能进行综合研究.
关 键 词：办公自动化系统电子文件管理
高速信息网络时代,各种信息系统广泛地应用到人们的工作中,如PDM、ERP等,其中办公自动化系统（OfficeAutomation,简称OA）即是在各单位广泛应用的一种系统.
一、办公自动化系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式
从上世纪80年代起步,经历了起步阶段（个体办公）、应用阶段（网络信息）、发展阶段（知识管理）.OA系统经过多年的发展已经趋向成熟,功能由原先的行政办公信息怎么写作,逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节,成为组织运营信息化的一个重要组织部分.许多单位使用OA系统传递信息、处理公文、进行事务管理,极大地提高了工作效率.
OA系统有各项功能,其中最主要的功能之一是公文处理.公文,也被称为文件,是人们开展管理活动的一种基本方式,也是管理中的重要资源,其对管理的意义重大,有人曾说,办公即办文.传统的办公模式是以纸质文件、红头印章为标志,文件在处理完毕后,其中有价值的,被保存成档案,成为日后备查的凭证.在OA系统中传输处理的公文被称为电子公文或电子文件.由于利用了网络,OA系统中的电子文件在处理速度、便捷性等方面有了传统公文模式无法比拟的优点,有人认为无纸办公、数字化办公时代的已经到来.
但是,由于OA系统在设计开发中的问题,OA系统中的电子文件管理存在一系列的问题,包括：OA系统中的安全性问题、OA系统中电子文件与档案的一体化管理问题、OA系统中的电子文件元数据标准问题、OA系统中电子文件保存格式问题等.这些问题不解决,OA系统中的电子文件就不可能起到档案的凭证作用,无纸办公时代也不可能到来.国家档案局推荐的管理方式仍然是“双套制”,既要保存OA系统中的电子文件,又要把OA系统中电子文件转化为纸质文件保存,档案管理人员的工作量不但没有减少,反倒增加了.
因此,从档案管理、电子文件管理的角度来看OA系统中电子文件处理的需求特点、功能,提出适合档案管理的OA系统的模式,完善OA系统在电子文件管理方面的功能.不仅在电子文件管理理论上要有所创新,而且对于OA和其它信息管理系统中电子文件管理都具有重要参考应用价值.
二、国内外档案学界对于电子文件的特点、电子文件管理的原则、电子文件管理系统（ERMS）开发方面不仅有系统的研究,也有一些实践
OA系统和电子文件管理系统有不同的特点,将OA系统和电子文件管理系统进行分析比较,OA系统在电子文件管理方面的功能要求,需进一步改进现有的OA系统的电子文件管理功能.
国内外的档案学者普遍认为,纸质文件是稳定的（stable）、永久的（permanent）、静态的（static）、消极的（inactive）、固定的（fixed）、严格的（rigid）；而电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（tranormable）,电子文件的这些特性导致了记录方式的重大革命,传统纸质文件的管理理念、模式、制度、技术、方法等都无法管理电子文件.电子文件在给我们的工作生活带来极大便捷和效率的同时,也产生了许多难题和严峻挑战,包括真实性挑战、真实性挑战、长期保存挑战等,要想使各类系统中的电子文件符合档案管理的要求,必须树立全程管理、前端控制、风险管理的理念.
在OA系统方面,国内外的学者认为基于网络的OA系统经历了多年的发展,已经日趋成熟,它不仅是处理信息和事务的工具,还应该是知识管理的重要软件.在软件的开发中,不断应用一些新技术改造OA系统,如工作流技术、数据挖掘技术、签署加密技术等.但是在OA系统中的电子文件管理方面,还存在一些不理想的状况,如现有的OA系统的元数据使用没有统一标准,各个软件公司自行设计元数据方案,致使不同的系统之间无法交换数据；现有的OA系统在电子文件保存格式方面也没有统一标准,在系统中各类文件格式都有,致使有些格式无法向档案部门移交；许多OA系统在设计时仅仅考虑了公文处理和传输的需求,没有考虑文件转化为档案永久保存的需要,致使在系统中的文件难以转换成档案.
考虑到其理论意义与应用价值,显然需要将档案管理的理论与方法应用到OA系统的开发与应用中去,否则的话,OA系统中电子文件很难具有相应的凭证价值,档案管理人员仍然无法从“双套制”得到解放.因此,从档案学的角度对OA系统中的电子文件管理进行研究便成为现在档案管理中的一个重要研究课题.
三、OA系统在大中型企事业单位中已经广泛应用,但是OA系统中的电子文件管理功能却不完善
OA系统能处理信息,却不能保存档案,有的单位想进行完全的无纸化办公,解放人力,却又有种种顾虑.大中型企事业单位的OA系统使用状况也存在问题,这就需要进一步提出符合电子文件管理要求的OA系统的功能模型,为OA系统的开发提供参考,加速档案管理信息化的进程.
对OA系统中的电子文件管理功能首先要通过实证研究的方法,总结不同的系统的功能要求,再通过实证调研的方法,分析OA系统在电子文件管理方面的规律；通过对比研究,明确现有的OA系统在电子文件管理方面的不足,强调在信息网络时代,以档案管理的理论为指导,构建符合档案管理需求的OA系统,强化OA系统中的电子文件管理以及与档案管理实现无缝连接.
四、对社会经济发展和学科建设的作用和意义
机关档案室是我国档案事业的基础,从80年始,我国就在进行机关档案体制改革的尝试,但成效甚徽.随着信息技术的广泛应用,对机关档案室管理的改革时机也日益成熟.对其档案室的管理模式、管理方法、管理技术进行系统研究,使档案信息在其形成之时就能进行整合,包括和政务信息网的整合,以及档案信息网的整合,提高管理效率,促进我省乃至全国的政府信息化建设和档案信息化建设.
同时,对档案学科的发展也具有重要的意义.一是档案档案室管理模式的探索是档案学领域的一个非常重要的研究问题,许多学者分析了美国文件中心的优点,但在我国由于体制等原因一直无法实施,近年来,有学者提出,将机关档案室合并为文件中心的条件日渐成熟,但还没有人进行深入的研究.另外,在信息技术发展的今天,各省的档案馆都纷纷提出要建设数字档案馆,但作为数字档案馆的基础――机关档案室却缺少相应的管理规范,显然应该从档案的源头开始做好数字化规范工作,也有利于数字档案馆的进一步发展和研究.
作者简介：
李宇红,女,硕士研究生毕业于兰州大学新闻与传播学院