高校免税进口设备档案的信息化管理

前言：分析了高校免税进口设备档案管理中存在的问题,针对这些问题,从构建高校免税进口设备档案信息化管理的物质基础、技术基础和功能设计要求等几个方面提出了对策.

为了提高教学和科研质量,高校每年进口大量的科教用品,尤其是近年来高校增加了对本校重点学科建设的资金投入,进口的设备种类和数量多,金额巨大,如武汉大学近期每年进口的仪器设备约600余种,价值在1.3亿人民币左右.免税进口的设备是国内厂商不能生产的,属于高精尖的设备.在设备进口之后,要使用并保管好这些设备,就必须要重视进口设备的档案建设工作.

进口科教用品的档案是为学校的教学科研怎么写作的,它是进行进口设备监管的重要凭据,是考核进口设备使用绩效的权威性文件,也是进行设备维修、退换、免税申请的重要依据.

一、高校免税进口设备档案管理中的问题

1. 仪器设备的资料分散,档案的保管分散,导致进口设备的档案缺乏完整性

现在大学设备档案一般实行二级管理体制,由档案馆和相关的一些管理部门分别保管.由于高校免税进口的设备一般要经历前期论证和招标、免税、验收使用和设备报废等四个阶段.在这四个阶段都会形成大量的文字材料和随机文件,由于进口设备要经过不同部门审批,最后导致同一台设备不同时期的资料分散在不同部门.每个部门根据自己工作的需要,对这些资料进行收集和分类,导致同一台设备相关资料档案的建立缺乏连续性和完整性.以武汉大学为例,在设备的前期论证阶段中,产生的资料由设备采购老师、招标中心和设备与设备处分别管理.免税阶段的档案主要存放在设备处与档案馆两个部门管理.在设备的验收使用阶段,设备的验收报告由设备处保存,其他的使用资料,基本上由院系使用老师或者实验室老师保管,这些老师不是专业的档案管理人员,在资料的收集上容易发生遗漏,而且工作岗位经常发生变动,时间久了之后,会导致一些资料的遗失,造成档案管理缺乏连续性.设备报废的资料主要留存在设备处.

2.进口设备档案的使用效率低,没发挥好档案的综合管理作用

完整的进口仪器设备档案可以为学校的管理提供准确依据,能够帮助学校合理配置和利用资源.但由于相关的一些档案分别保管在不同部门,就武汉大学而言,很多环节的档案资料没有实现数字化管理,导致进口仪器设备档案的查阅效率低,其功能多用于一般性的查阅,没有发挥好档案材料的综合管理作用.高校现在每年进口大量的科研设备,一旦要查找某台设备的资料可能要到几个部门去查询,而且基本上都是纸质档案,查询速度慢,效率低.

一份好的档案管理是可以对设备管理工作起到督促提醒作用的.例如在免税环节,当老师签订委托写作技巧协议之后,还有签订外贸合同、开证、机电证、免税、报关等各环节,全部完这些手续需要3到4个月时间,若外贸公司办事拖沓,或是老师回款较慢,都需要工作人员依据档案信息来督促.对于外贸公司的考评也需要依据老师的评价表来进行.在现在这种以纸质材料为主的档案管理方式下,档案的这些功能难以实现.

二、免税进口设备档案信息化管理的构建

1.免税进口设备档案信息化管理的物质基础：规范免税进口设备的建档内容

学校应该设立进口设备规范化的建档标准,一台设备进入申购流程到免税、验收使用等环节,形成完整标准的档案管理体系,有利于在各管理环节之间档案数据的交换、传递和共享.每个学校由于进口环节和流程的不同,建档的材料也有区别,但大致应该包括以下一些资料,才可以保证设备档案的完整性.在申购环节,建档的资料应该包括购置设备的可行性报告、专家组意见、申请表、主管部门审批意见、报价单、招标记录.免税的资料建档要包含设备的技术怎么写作协议、委托写作技巧协议、购写合同、进出口货物免税证明、海关进口货物报关单、机电产品进口登记表.设备的验收报告、设备的开箱验收单、合格证、随机说明书、安装调试记录、保修单、仪器使用记录、维修记录.设备报废阶段的报废申请、国有资产处置申报表、设备下账单等也需要收集整理.这样才可以基本完整记录一台设备从购写到使用报废的全部生命周期.

2.免税进口设备档案信息化管理的技术基础：建设与相关业务数据库互联的信息系统

现在的设备信息化管理系统一般采用B/S网络模式,结构层次稍有差别,不同的用户使用权限不同.武汉大学设备处目前开发使用的“进口科教用品信息管理系统”中,系统管理员可查看、修改、督办每单合同的执行情况,确认环节进度,协调并确认变更意见,督促各环节的推进,并通过系统的交流平台功能控制合同的进程.外贸公司可全面了解本公司每个业务员,每份外贸合同及各环节的执行进展情况,根据系统的提醒、督办功能按时完成各项工作.用户老师可以通过系统了解本人进口科教用品进展的情况.

由于进口设备的使用周期比较长,仅依靠着一个系统不能完整的查询一套设备的全部情况.因此,对进口设备进行信息化管理必须要考虑与其他设备管理系统之间的数据共享问题.我处现在使用的“进口科教用品信息管理系统”可以实现与“仪器设备管理信息系统”“大型仪器设备共享平台管理信息系统”“大型仪器设备开放补贴管理信息系统”的关联查询,只要输入合同号或直接选择历史合同,系统将关联查询到设备的建账、使用状况、变更情况、报废情况等信息,真正实现了设备的全生命周期的管理.系统设计也充分考虑了今后与其它新开发的业务管理系统进行数据共享,消除“信息孤岛”,实现数据的互联互通.

3.进口设备档案管理系统的基本功能设计要求：实现信息共享互动和考核评价

现在比较柔性化的进口设备档案管理系统一般含有两个数据库.静态数据库主要是录入进口设备的购置时间、设备编号、规格、附件、生产厂家、供货信息、付款情况以及免税的相关资料.动态信息库主要是对免税流程的监控,学校管理人员、外贸公司和用户可以通过动态数据库了解设备进口的情况,实现信息的共享互动.进口设备档案管理系统的信息共享互动和考评主要体现在以下功能上： （1）跟踪管理功能

自进口设备合同登记后,系统会根据预设的合同执行流程进行每一步的跟踪管理.跟踪管理功能主要结合管理工作流程：签订委托写作技巧进口协议、外贸公司开证付款、免表、报关及用户交付尾款等每个环节结束时,外贸公司经办人需要上传相应环节的文件资料扫描件,标志着这一阶段工作结束.在外贸公司上传文件资料,并通过外贸工作管理人员核实,输入确认键后,系统自动默认本环节结束,管理员、外贸公司和老师可以实时、很直观的了解合同的进展情况,另一方面也保证了资料的实时性与完整性,解决了纸质资料搜集难、调用难的境况；系统自动永久保存扫描件文件；系统设置所有可以修改的文件只有设备管理员方能修改的权限.存档资料的查询提供对原始合同扫描件查看功能、支持打印功能,系统最后自动形成了永久的档案材料,解决了收集资料难、保管难的问题.

（2）信息交流功能

交流平台主要为了方便外贸工作管理部门、外贸公司及用户老师沟通与协调,最大化实现信息的共享.在执行合同的过程中,用户老师需要了解什么情况可以直接通过三方交流平台与外贸公司业务员交流,不再咨询外贸工作管理人员,系统设置的三方交流平台的信息资料不能修改和删除,成为永久性的档案资料,可作为有效文件便于查询.

（3）考核评价功能

对进口设备档案进行信息化管理的目的是为了提高进口设备购置和使用效率.我处现在运用的管理系统可以客观公正地评价外贸公司的怎么写作质量和办事能力,与其他档案系统连通后可以更好地反映进口设备的使用情况.系统设计了自动记录相关信息数据、汇总、分析、综合排名等考核评价体系.评价结果可作为设备管理部门评价外贸公司的重要依据.

三、结束语

利用信息化手段可以有效提高进口免税设备的档案的使用功能,发挥档案的综合效益,但免税进口设备档案的信息化建设是一个长期的过程.随着网络技术的提高和实际工作的变化,我们在实际工作中还需要不断探索和创新免税进口设备的信息化管理模式.