本站原创摘 要 ：随着企业业务的发展和领域的不断拓展,企业机关管理费用随之不断膨胀,资源浪费和经营效率下降的风险也随之加大,企业机关费用的管控多采用预算管理的模式进行.本文旨在通过借鉴相关的经验,寻求有效的费用预算制定及审核方法,从费用发生的源头上进行管控,使费用预算更加合理有效地发挥管控的作用.
关 键 词 ：企业 机关 费用 控制
随着企业业务的发展和领域的不断拓展,企业机关管理费用不断膨胀,资源浪费和经营效率下降的风险也随之加大,目前企业机关费用的管控多采用预算管理的模式进行.笔者通过对部分企业机关费用预算进行访谈和调研,发现主要存在以下问题.
一、目前机关费用预算存在的问题
第一,费用预算每年申报时,缺乏申报和审核的尺度及标准,使各方在工作中均存在一定的难度；另一方面,由于申报、审核任务量较大,审核部门与申报部门之间需要频繁的沟通,使预算的周期跨度增长,时效性差.
第二,预算制定过程中,没有对机关各部门的业务进行分类,缺乏精细化的管理方法.
第三,部分企业的预算启动和调整时间有些晚,对于机关各部门费用管控造成一定影响.
第四,缺乏预算偏差管理,没有科学的评判原则和标准对费用管理水平进行评价.
二、费用预算管理建议
针对大多数机关部门中存在的以上费用管理问题,笔者结合一些国内外先进的费用管控模式,提出以下的管理建议.
1.将费用分为常规费用和专项费用进行管理
常规费用为近3年历史数据中均发生的费用；专项费用主要指预算年度的新增和临时性的费用项目.具体到操作层面,将机关部门费用划分为常规、专项费用时,需要参考各部门的历史申报明细,以便更加切合实际.根据近3年每个部门的预算计划和预算总结梳理各部门的项目和费用标准.从工作总结中可以看出：每年完成的预算完成情况,以及每年的常规业务和其他申请的项目范围和标准,分类进行精细化的管理.
2.费用预算标准的制定
常规类费用分部门设定基准定额后每年进行浮动调节,调节的方法可以参照领导层审定的幅度或者通货膨胀率设置.计划申报前需要核定各部门的常规项目范围和每年的常规费用总额.
专项费用按照机关部门业务特点进行量化管理,首先,将专项项目根据业务性质进行分类,列示主要的活动及关键要素,例如岗位培训、客户沟通等活动.
其次,对活动中的关键要素制定费用标准,包括按照人员级别和地区差异分别制定的交通费用、住宿费用标准,按照人员级别设定招待费用标准等来编制某类项目需要的各主要活动的关键要素次数和费用标准.在预算过程中,审核人和费用管理人都应更加明确费用管理的重点,要控制什么项目、加大哪些投入,应该清晰化.可以尝试减少一般性管理费用,加大重点项目的投入.选取费用中的重点项目进行控制,进行相应的财务归集,透明化处理.
3.增加预算时间并编制“滚动计划”
增加测算和讨论时间,提高了预算编制的科学性与准确性.编制滚动的多年期收支预算有助于年度预算上限的设定,也有助于提高部门管理预测能力和支出的效益,因此能够改善预算的编制水平.所以,应提前编制预算,至少提前一个季度或者半年进行编制.
4.确定计划调整限额
制定预算调整限额的具体规定.将费用支出按项目分类,类级科目又进一步细分为项级科目.支出管理部门只能在项级科目之间进行计划调整.项目之间一般不能进行预算调整,但在不超过该项目拨款总额10%,或支出性质不发生变化的前提下,可在部门内部相同的预算科目之间进行调整.
5.考核建议
可以从设定绩效指标的角度进行费用预算的考核管理,对于预算的完成情况进行年中或年度的总结评价.第一,绩效指标,需要根据各责任中心的特点和目标设立各不同的业绩考核目标.第二,在安排上可以按时间安排、按项目安排,也可以根据资金安排的重点进行设置.例如：在管理类的职能部门可以设置年度或者项目的工作完成率,工作目标达成、差错率等作为绩效考核的指标.
三、费用预算管理总结提示
为了使费用预算的管控更加有效,除了执行以上的具体管理建议外,还应该自上而下（即从管理层到执行层）都在费用管理的目的和认识上进行改变、创新.
笔者认为一个高效的费用预算管控模式应该达到以下目的：一是贯彻单位年度工作目标和计划；二是对于年度总支出进行合理的总量安排和分配；三是支持和引导各部门日常的良好运行；四是优先支持和引导重点计划的进行.
借鉴国内外的先进理论和实践经验,笔者认为要做到以上几点,需要在预算的制定方法上进行观念上的改变,将原有的费用管理部门在各部门申报基础上加加减减的“被动预算”模式,转变成标准明确、主次分明的“主动预算”模式.