本站原创摘 要：医院综合档案室是管理医院档案的重要部门,它承担着医院档案收集、储存、开发、利用等重任.加快综合档案室信息化建设是医院管理的必然趋势,实施关键是档案管理全过程的现代化,实施路径是档案从业人员、档案基础条件等保障措施的现代化,本文结合作者综合档案室信息化工作实际,为医院综合档案室信息化建设提供借鉴.
关 键 词 ：综合档案室 信息化 路径
随着科技的快速发展,档案载体已由过去的纸质档案发展为照片、声像等电子档案,档案收集、整理、利用、保管、开发等各环节的技术更新必须同步跟进,档案管理手段也必须由传统的手工管理向信息化管理手段迈进,其中,综合档案室作为综合性档案保管机构、档案业务管理部门,在推动医院档案信息化发展中责无旁贷.
但不容忽视的一个现状是,医院综合档案室在信息化建设方面还存在诸多问题.如重视纸质档案,轻视电子档案,综合档案室声像、电子文件等电子档案归档量小；档案收集手段落后,还用手工收集；基础设施陈旧,计算机配置486,仍然使用针式打印机,没有扫描仪；综合档案室工作人员档案与计算机基本知识欠缺等.诸如此类问题都严重影响综合档案室功能发挥,必须加快综合档案室信息化建设步伐.
综合档案室信息化是指档案管理从以档案实体保管为重点,向以档案内容的数字化管理,并以数字化信息为主要形式向怎么写作对象提供利用怎么写作的转变过程.体现在档案管理收集、整理、利用、开发等过程中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用怎么写作.
1.档案收集信息化.
档案收集手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一.利用技术手段收集档案是提高档案工作效率、确保档案怎么写作工作质量的重要条件.它规避传统档案收集手段,尽量减少人工收集、上门收送等做法,着眼于通过数字化将分散于不同科室、不同部门的信息资料以数字化形式存储,以网络化方式相互连接,从而实现资源共享,最大发挥档案作用.目前,医院都建有计算机信息网络中心,OA等办公系统、电子政务系统也得到广泛应用,档案收集可实现计算机网络管理,与办公自动化、人事管理系统无缝对接、融为一体,实现文件形成、报送、接收、编目、整理、数据著录、提供利用等,积极构建综合档案室数据库、档案目录库；收集档案可以直接通过网络传输系统将档案资料传送到综合档案室,经综合档案室和档案交送部门电子印证,完成收集过程.
同时,档案收集要放开眼光,由封闭式管理走向开放式管理,宜尽早进入网络信息系统,扩大信息来源,使一切可以向全体员工开放的档案信息资料都录入计算机网络,这样,也可以从某种程度上解放档案编研人员,提高档案信息资源的开发利用效率,从而更有效地为社会怎么写作.
2.档案整理信息化.
通过计算机管理,将档案内容按党群工作、行政管理、医疗管理、科研教学、总务基建、仪器设备、财会等分门别类输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案省时省力.改变过去人工登记、人工整理的弊端,在档案整理中充分利用扫描仪、照相机等设备对照片、视频、录音等进行数字化加工.档案整理过程中,要努力争取,积极按照专题档案内容进行整理,如在院庆、医院搬迁等医院大型活动中形成的档案,更要努力利用计算机形成专题化.借助医院的局域网,采用虚拟主机或主机托管的方式运行,逐步将室藏的档案资料,包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网,实现医院系统的档案信息资源共享.
3.档案保管信息化.
用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案,计算机储存量丰富而广泛,由计算机编印出文件分类、主题等目录,配备一整套安全可靠的检索系统,无论是对医院本身查找资料,还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确.经过整理现代化,形成了档案目录数字化和档案内容数字化.目录要进行多次校验,档案内容归类要正确,形成档案管理网络化后,要注意做好备份,实现档案保管信息化.
4.档案利用信息化.
利用计算机建立档案目录数据库,采用扫描录入等方式进行现行文件和档案管理一体化,可大大方便全院职工查找利用；综合档案室工作人员要积极主动与信息科沟通,多渠道、多途径地开发档案信息资源,使档案为医院各项工作,特别是为医院、教学、科研怎么写作.编制多种检索工具,提高管理水平和开发利用档案信息效率.开展编研工作为临床、科研、领导决策提供主动怎么写作,收集利用反馈信息,提高档案利用率.另外,医院档案要适应新时代的要求,逐渐适应怎么写作对象档案需求,努力拓开发怎么写作领域,彻底摆脱单纯的业务观点,为医院人员、患者及社会公众怎么写作.如将档案查询系统公开化,设置查询机放在医院内,满足怎么写作对象查找档案需要；还可以将档案定期有选择的公开,利用展览等公开宣展形式,向怎么写作对象开放,引发共鸣.
二、保障措施
我院综合档案室在迈向信息化进程中走出了坚实的一步.为提高综合档案室的信息化水平,医院专门从相关科室抽调业务熟练的员工充实档案室队伍,负责电子档案的收集、整理、开发；从有限资金里,配备了高端电脑、打印机、扫描仪等设备使医院档案管理信息化、更加规范化.在活动中深刻体会到：
1.人力资源是关键.
人才队伍建设,是综合档案室信息化建设之本,要严格按照《档案法》规定的档案工作人员的素质条件配备档案从业人员,人员引进时,尽可能从高等院校引入掌握档案学、计算机、图书管理学等多学科知识背景的复合型人才.在专业技能要求、掌握新技术方面,综合档案室工作人员要主动学习并掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络操作等基本技能,使每一个工作人员都能独立完成从收集档案资料、进行鉴别选择、提炼加工,做出目录、上网传输,以及制作电子刊物、数据文件等可视资料.加大对档案人员的培训力度,学习电子文档的管理知识,提高电子文件保密管理意识,使档案工作有人力保障.
2.基础设施是条件.
综合档案室信息化建设要利用到数据库技术、数据压缩技术、多媒体技术、高速扫描技术,档案信息化基础设施建设必须不断更新.须配备相应设施,如配备内存大、分辨率高等高配置的计算机,配备像素高的照相机、录像机,配备保存时间长、性能好的激光打印机,配置高配备整套档案扫描系统,改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法,软件方面,引入多种档案检索系统、保存系统,推动信息化进程,提高档案管理的质量和档案管理工作的效率.
3.标准系统是手段.
综合档案室信息化建设要符合档案的各项标准化内容、分类、编号、及案卷目录,各个项目都要求标准化,符合各标准的规定.信息化医院档案管理必须有章可循、有法可依,在档案管理的各个环节、各个步骤,从初步收集、整理到最后归档、存入微机,都要做到条理清晰、目的明确,保证档案完整,避免漏失档案的记载内容,系统而正确无误地记录、存档.
4.安全是保障.
电子档案利用便利,但难于永久保存,且电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制,数据容易丢失,病毒侵害等不安全隐患存在,必须加强档案信息的保障,确保数据安全,档案数字化包含两方面,既包括硬件的安全管理也包括软件的安全管理,硬件方面应该严把信息存储载体质量关,提高电子文件载体的保存寿命,确保电子档案不会因为温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失.软件方面就是要通过多级权限和管理,通过加密或者防火墙等安全防控措施,保证系统的保密性,使系统以及系统内部数据不被非法访问、修改和破坏.继续遵守《保密法》《档案法》等规定,档案内网和外网要物理隔离,医院内涉及保密档案不上互联网,定期组织检查等.