本站原创一、公路工程档案的收集
为使工程建设单位、施工单位和监理单位能明确各自在平时收集归档工作中所承担的职责,确保一流的工程,一流的竣工档案.在工程建设之初,项目建设单位就要在档案管理部门和交通主管部门档案专业人员的指导下制定适合本工程特点的档案分类方案,明确各种文件材料的归档范围和保管期限,通常我们将其简称为“三合一制度”,下发给各工程管理人员、承包商、监理单位,从而规范、指导档案收集整理工作,把竣工档案大量工作分散在平时收集归档过程中,这样就避免了竣工档案资料收集不齐全、不完整、缺失的现象,避免了由于平时标准不统一到交工验收前将资料全部打散突击重新整理的情况发生,节约了大量人力、物力、财力,加快了竣工档案的交验过程,使档案工作与建设同步.
工程质量检测资料、各种技术资料贯穿于整个施工、监理过程中,必须确保每个分项工程、每道工序的质量,保证资料真实、准确、齐全.由于公路项目建设规模大、周期长、涉及的部门多,大量的隐蔽工程验收资料、测量记录和材料质量证明、购配件合格证书、检测报告等资料收集难度大、任务重,这部分资料是反映工程内在质量的重要内容,是今后工程项目合同决算,工程管理、维护、改造、扩建的基本依据.在隐蔽工程覆盖前我们要做到工程建设单位、监理单位和承包单位三方共同现场签证,档案的收集归档与工程进度保持同步,才能保证原始资料的真实、准确和完整性.
由于公路工程线长面广的特点,原始质量保证资料、测量记录和签证记录等受现场环境制约在一定程度上或多或少地存在着使用“三色笔”现象、填项不完整和涂改的等情况,使得工程原始资料符合工程管理程序要求却不符合文件归档要求,给后期的竣工资料整理造成了极大的麻烦.现阶段工程项目都是实行项目法人制,为保证公路工程竣工档案的质量,项目法人不仅要对整个工程项目负责,还要将工程档案资料的收集归档整理工作切实纳入到工程管理中,作为工程质量管理的一项重要内容来抓.制定档案工作制度,设置专门的档案室,配备专、档案人员,定期检查、督促档案工作进度,开展档案工作交流活动,强化各有关单位负责人档案意识.
二、公路工程档案的分类、整理
公路工程档案资料的分类必须遵循文件材料的自然形成规律,保持文件材料之间有机联系以便于保管和利用.公路工程档案可以按文件材料的载体、形成部门和问题不同分类,把工程筹备、设计、招投标、施工、监理、交工验收按阶段问题分类整理,按保管期限长短排序,工程管理文件可按“机构―年度―问题―发文字号”进行排序,隔年批复的文件归入批复年度整理.
科技文件材料应保持其成套性和完整性.根据《建设工程文件归档整理规范》、交通部《关于印发〈公路工程竣工文件材料归档管理办法〉的通知》等规范和文件规定,公路工程档案结合项目实际情况,按项目筹备（立项）、准备（勘察设计）、实施、总结（竣工验收）等阶段收集就归档的文件材料.其中施工监理部分包括整个施工过程中各分部分项工程的所有现场检测记录施工自检和监理抽检资料,这部分资料内容最多,工作量最大,隐蔽工程验收和软基处理资料也在其中.该部分是公路建设项目实施过程中最重要、最真实的反映,不允许有任何人为的更改,在平时收集时则是零散地分散在工程的各个阶段,必须严格按照“三合一制度”科学组织、合理分类、规范整理.竣工图要按照工程实际发生情况单独成套组卷,每份加盖档号章.
三、公路工程档案的验收
《中华人民共和国公路法》明确指出：“做好竣工文件的编制工作,不仅是工程竣工验收及使用、管理、养护、改扩建的需要,而且对今后公路的发展也具有重要的借鉴作用”.因此,施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位,移交手续.列入城建档案管理部门接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后３个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案.
（作者单位：湖北省鄂黄长江大桥开发公司黄冈市４３８０００）