本站原创【摘 要 】内部审核对管理体系运行起到十分重要的作用,其有效性直接影响管理体系的有效性.企业重视内部审核,做好培训、策划、实施及总结整改工作,才能推动管理体系有效、高效运行并持续改进.
【关 键 词 】提高；管理；体系；审核；有效性
目前,许多企业都建立了质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称“管理体系”）,并通过认证机构的认证取得了管理体系的认证注册资格.内部审核（以下简称“内审”）作为管理体系运行的重要评价手段,对管理体系运行的有效性、适宜性,起到了至关重要的作用.只有内审达到一定的深度,才能提出深层的改进要求,持续改进企业产品质量,提高顾客和相关方满意程度,提升环境和职业健康安全管理水平.现就如何提高管理体系内审的有效性,结合实际工作谈些体会.
1.领导层重视内审
管理体系贯标工作是否能成功,是否能有效运行并持续改进,领导的作用尤为重要.内审即第一方审核,是企业对其自身的产品、过程、怎么写作、活动进行的审核,涉及管理体系的所有职能部门和所有过程.内审是对管理体系业绩进行监测,为管理评审提供输入信息,即寻找改进内容以便实施改进,确保管理方针和目标的实现.只有领导层思想重视,将贯标工作作为企业一项长期的重要工作来抓,给予人力、物力、财力、时间等方面大力支持,内审工作才能顺利开展,才能有效推动管理体系不断改进.首先,企业的最高管理层要亲自参与内审的组织安排,监督内审不符合项按要求关闭.其次,各职能部门负责人要认真正确对待内审,积极配合,不要怕暴露问题,及时提供所检查内容的相关事实证据.第三,当出现不符合项时,部门负责人应及时组织员工召开专题会议,通报内审情况,分析产生问题的原因,采取纠正/纠正措施,进行整改.
2.加强审核员培训
审核员的文化素质和业务水平直接影响内审结果及对管理体系的客观评价.企业应选拔具有一定生产和管理经验,交流沟通能力和协调能力较强,且有责任心的员工,通过参加培训具备内部审核员资格.审核员在取得了资格证书后,企业仍不能放松对审核员的继续教育培训工作.当国家相关新标准颁布时,应及时组织对审核员进行标准宣贯；当管理体系文件修订、换版,或管理体系在执行过程中的关键过程存在问题,应举办审核员培训讲座,使审核员对管理体系文件有更深的理解并达到共识.与此同时,还应抓住内审的机会实施培训.内审前召开审核组会议,强调各部门的审核重点、可能出现问题的解决方法及注意事项等,便于审核时获取确凿的证据,为内审报告提拱充分的材料支撑.内审结束召集审核员进行汇报交流,点评内审工作,总结经验,从而有效提高审核员的整体素质.
3.做好审核策划
为了促进管理体系贯标工作扎实有效进行,结合企业特点和外审的时间,制定年度内审计划,确定审核频次和时机.内审分为集中内审和滚动内审：集中内审通常一年一次,安排在管理评审之前,覆盖管理体系的所有活动、过程和所有部门、场所.滚动内审通常按月进行（除集中内审、管理评审和外审月份）,可按部门审核,也可按过程审核,或按问题审核.按部门审核根据部门职责进行,按过程审核是根据“过程方法”概念抽查勘测、设计及总包项目等过程管理,按问题审核则是专门针对贯标过程中出现的关键问题进行审核.审核计划,应明确审核目的、范围、依据、内容、日程安排及不符合关闭时间.需强调两点,一是除负责管理体系的职能部门参加审核外,应增加其它各部门具备审核员资格的人员参加审核,以便带动所在部门的贯标工作；其次在内审计划中应明确受审核部门的审核条款,避免造成内审不全面、漏条款及深度不够现象.
4.注意现场审核方法和技巧
现场审核是获得充分客观事实证据的唯一方法.现场审核前,审核员应按照审核计划思路清晰和明确地编制检查表,要保持审核内容的周密和完整,保持审核节奏和连续性,减少偏见和随意性.面谈是获取审核证据的重要手段之一,应考虑面谈选择对象的层次和职能,以便收集来自审核范围内实施活动和任务的信息.查阅资料时,可查管理手册、程序文件、作业文件、规程规范、项目计划、方案、指导书、大纲、计算书、报告、图纸、清单、记录、台帐及电子版资料等.善于观察各种设备状态、产品标识、工作环境、贮存环境以及文件和记录的保管及检索情况等.按部门进行审核时,依据管理手册中职责分配表所列的职责重要程度,对重要部门进行重点审核.按过程进行审核时,应将勘测、设计、采购、检验、试验、施工等过程作为主要过程进行重点审核.审核员应对现场审核情况做详细准确的记录,避免因不符合项事实描述不清或未真正反映客观事实,造成不符合项整改对象不明的现象.
5.客观评价审核结果
末次会议之前,应召开审核组会议,对审核发现及收集到的综合信息进行认真统计、分析、归纳、总结,确定不符合项,最终客观评价审核结果形成内审报告.审核组长编制内审报告,对其准确性和完整性负责.内审报告要简明扼要,用事实和数据说话,说明不符合项分别按部门、管理体系、文件分布的情况,充分反映管理体系运行中存在的问题和薄弱环节,进一步提出整改要求.内审报告经管理者代表审批后,应尽快下发各部门实施整改.
6.强化内审后续整改
受审部门应按内审报告的要求,在规定时间完成整改.一定要落实责任人,认真分析产生不符合的原因,针对原因采取行之有效的纠正措施,防止问题再次发生.若产生不符合的深层次根源涉及到其它部门,所涉及的部门、负责管理体系的职能部门及审核员均应参与纠正措施的制定,这样才能取得较好的整改效果.审核组长是纠正措施及有效性的跟踪验证责任人,对所有不符合项的整改进行严格把关,个别的整改可能要经过多次反复方能通过.出现不符合项的部门贯标工作未必做得不好,未出现不符合项的部门未必贯标工作就做得到位不存在不符合项.为更好的做好举一反三,在企业内部公开以部门为统计单位的不符合项台帐,包括审核时间、审核员、不符合事实描述、违反条款等内容.对部门重复发生类似不符合项的现象,按有关规定给予部门、项目组或个人一定的考核处罚.
7.结束语
内审是发现管理体系运行问题和解决问题的最好途径,是最高管理者对管理体系做出准确评价并采取决策的重要依据,是确保管理体系有效运行并持续改进的根本保障,为企业发展起到保驾护航的作用.