本站原创摘 要：在高速发展的信息化时代,传统的办公室文件管理方式很难满足时代的发展要求.如今,电子文件管理已经是办公室文件的新课题.将现代化的信息技术应用在办公室文件管理工作当总,已经成为时代对办公室文件管理工作的基本要求,同时也是发展的必然趋势.本文探讨了资料信息化管理模式在办公室文件管理中的作用,并介绍了资料信息化办公室文件管理的具体工作.
关 键 词：资料信息化办公室文件管理
与传统的办公室文件管理相比,资料信息化管理模式的对象是信息化电子文件,这些电子文件不具备纸质文件的直接可读性,需要借助计算机等现公设备来阅读利用,然而其处理与传递的效率远远快于纸质文件,还可以不受时空限制实现共享,并且其保存条件对面积要求较低而对温湿度、电磁干扰等要求很高,是一种便于处理、利用、传递、存储的现代文件格式.
一、资料信息化管理模式的特点
随着计算机及相关信息技术的发展,办公自动化等现代管理技术不断被研发出来并被广泛应用,使得办公室文件管理的模式出现了巨大的变革,资料信息化管理模式成为办公室文件管理的主要手段.如今,办公室文件的生成、签发、归档、存储、检索使用都离不开计算机等现公设备的支持,办公室文件主要以机读形式而存在,这必然与传统的办公室文件管理存在极大的不同.使用信息时,需要在办公室文件信息系统中检索有价值的信息,这需要一个取精、存真的必然过程,来确保办公室文件信息的真实、规范和有价值.传统的办公室文件管理,主要由各个部门分别管理本部门的办公室文件,管理十分封闭,虽然在传统的企事业管理中发挥了积极的作用,然而却无法满足现代管理的要求.因此,需要在传统模式的基础上,更新、改革、建立新的资料信息化管理模式,结合实际情况建立一个更具开放性的办公室文件管理体系,对传统的办公室文件管理进行必要的补充,以提高办公室文件管理的质量和效率.
二、资料信息化管理模式
在办公室文件管理中的具体作用将传统记录模式的文字、声像等信息依靠计算机的数字编码处理,能够形成数字记录的电子文件,因而具有快捷、可更改、可共享、便于传递、便于存储等特点,对电子文件的管理依靠计算机网络来实现电子办公室文件管理的自动化、信息化与智能化.因此,电子信息化管理模式在办公室文件管理中具有以下作用：
第一,资料信息化管理模式可以实现办公室文件管理与办公自动化系统的资源共享,通过连接办公自动化系统和办公室文件管理系统,能够使电子办公室文件实现收集到利用的一体化作业,使办公室文件归档与生成同步、利用与归档同步.
第二,资料信息化管理模式可以保证办公室文件检索的快速性和精确性,传统的办公室文件检索需要办公室文件管理人员通过人工查找的方式在大量的办公室文件中检索需要的办公室文件,不仅效率很低,而且误差率很高,而使用资料信息化管理模式能够利用数字化管理系统高效、精确的找到需要的办公室文件,有模糊查询、精确查询等多种检索方式可供检索人员选择,极为方便、快捷、准确.
第三,资料信息化管理模式可以保证办公室文件的时效性,传统的办公室文件加工流程需要经过许多中间环节,不仅十分繁琐,而且耗时较长,而使用资料信息化管理模式能够将人员从繁重的工作中解放出来,利用计算机快速完成加工工作,使办公室文件的时效性得以保障.第四,资料信息化管理模式可以提高办公室文件管理的效率,通过实现从电子办公室文件生成到利用所有工作流程的自动化,能够大幅度提高工作效率,使办公室文件管理发生质的提升.由此可见,在社会信息化发展的大趋势下,办公室文件管理采用资料信息化管理模式是必然的选择,然而我国各企事业单位在办公室文件开发利用上还存在一些不足,需要做好资料信息化管理工作来充分开发办公室文件信息资源的价值.
三、资料信息化办公室文件管理的具体工作办公室业务
办公室文件管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编目、保密等环节,具体工作内容如下：在收集环节,需要利用存储载体收集单机电子办公室文件,利用计算机网络系统的自动记录功能收集计算机网络电子办公室文件,并形成数据库.在整理环节,需要对电子办公室文件载体进行编号整理,并利用计算机对电子办公室文件信息进行有序化处理,最终使电子办公室文件集合形成逻辑目录树.在鉴定环节,需要对电子办公室文件信息进行鉴定,并对其可存取性、生成条件以及安全性等进行鉴定,主要包括软件环境、病毒、可读性、介质状况鉴定等,这一环节的技术难度较大,需要工作人员加以重视.在保管环节,需要针对介质的不同确定相应的保管条件标准,做好装具的选择、防磁、防尘、防光、温湿度控制、防有害气体等工作,对于相同介质的电子办公室文件,应制定规范的保管标准.在统计环节,主要是依靠计算机的自动统计功能来实现,能够降低工作人员负担,保证统计工作的效率和准确性.在利用环节,需要建立网络化,添加多种检索、阅读方式,为办公室文件的检索、阅读提供便利条件.在编目环节,可以在计算机上或是通过网络在异地进行编目工作,集中办公室文件工作者的力量来保证编目的质量和效率,有利于行业内的交流与协作.在保密环节,由于电子办公室文件的泄密途径更多,保密任务也比传统办公室文件艰巨,需要做好办公室文件存储的保密和传输的保密.对存储于计算机上的电子办公室文件,由于计算机通常连接完全开放的因特网,需要防止的篡改、窃取等不法行为和合法用户的越权行为,因此要实现电子办公室文件的分级保存,设置使用者的怎么写作权限；对传输中的电子办公室文件,由于其它计算机有机会掌握发送的信息,需要增设保护机制,通常选择硬件加密和软件加密的方法来进行数据加密,以保证办公室文件传输中的安全.
四、小结
综上所述,社会经济的发展和信息技术的进步给办公室文件管理工作创造了更为有利的发展环境,也提出了更高的要求,采用电子信息化管理模式是现公室文件管理的必然途径.办公室文件管理人员必须深刻认识到办公室文件事业发展的必然趋势,坚持与时俱进,吸收成熟、先进的办公室文件管理经验,积极主动的提升自身业务水平,不断完善电子信息化管理工作,才能真正使办公室文件管理实现信息化,为企事业单位的发展和社会主义和谐社会的建设做出更大的贡献.